経営会議の目的とは?生産性の高い経営会議への改善策とは?

投稿日: 作成者: KENJINS運営元代表 カテゴリー: 運営会社社長   パーマリンク

経営会議では企業や経営の方向性を決めたり、よいアイデアや意見が生まれることが多く、仕事を進める上で果たす役割は十分あります。そこで今回は、経営会議で無駄といわれる場面、生産性の高い会議にするための改善策について解説します。

■経営会議とは?
経営会議とは、企業が置かれている経営環境を踏まえた上で、「経営方針」「経営戦略」「各事業の進捗」「当初予算と実績数値」などについて決定や見直しを行う会議のこと。取締役や執行役員を中心として構成されており、企業戦略や事業展開に関する事項について幅広く議論を行い、その議論に基づいてさまざまな戦略を決定するのです。経営会議は、企業経営の中で意思決定を含めた重責を担っています。

経営会議を行う意義は、「自社に関わるすべての事案について話し合う機会を持てる」「自社の課題に何らかの決定を下していく場を持てる」こと。経営会議では、「経営計画の進捗」「業績の向上のために取り組むべき課題」「企業が成長するための財務基盤の強化」などについて、取締役や執行役員といった経営幹部が徹底的に話し合います。経営会議における決定事項は、企業の成長の土台を形成するだけでなく、内容によっては社内のみならず社外に対しても影響を及ぼすと考えられます。

■経営会議の目的と目標を決める重要性
会議に臨むメンバーに、その会議の目的(何のための会議か)、目標(何をどの程度・どのように決めるか)を通達し、関連資料を配布したり、テーマに対する意見を求めたり、他の参加メンバーの意見を送ったりして、事務局が事前準備をしたり、参加メンバーに事前準備をさせたりしているでしょうか?それを行なわないかぎり、会議の生産性は著(いちじる)しく低いもの(ダラダラ会議)になってしまいます。

経営会議は何かを決めるために行なうほか、情報の共有化や意見交換のために行なうこともあります。何かを決める会議は、行動を伴ないますので、実行の際の制約条件(守るべき価値観・法律・倫理、使えるヒト・モノ・カネ・時間など)を考えておく必要があります。意思決定の会議は、決めて終わりではなく、実行して成果をあげて終わりです。
成果をあげるためには、行動計画の作成が必須です。

■経営会議の開催頻度
経営会議は、基本、定期的に行います。企業には月次決算の締め日があるため、経営会議は一般的に月次で実施される場合がほとんどなのです。月次決算の締め日をもとにして経営会議を開催すると、「自社の経営状況をタイムリーに把握できる」「月次決算で作成された書類の中の具体的数値を判断基準として具体的な意思決定ができる」といったメリットが生まれます。

月次決算の数値を根拠として会議を開催して、「課題の検討や意思決定がスムーズに実施できる」「経営会議からの成果が得られやすくなる」ため、月次決算の締め日をもとにした定期開催が基本となっているのです。

■経営会議を進めるための手順
経営会議を効率的に進めるためにも、会議の手順を理解しておくとよいでしょう。そもそも経営会議の目的は、「経営幹部が認識を共有する」「経営に関する意思決定を行う」こと。この経営会議の目的は、各部門のリーダーが成長し、経営者意識を持つようになることです。その目的を達成するためには、経営会議の年間計画を立て、会議を進行するリーダーを決め、その計画に基づいて毎月1歩1歩前に進んでいくことが必要です。

会議を進行するリーダーは、一般的には経営管理部や総務経理部門に所属し、部門別の損益をまとめ、さらに会議の司会を務めなければなりません。したがって会議のリーダーはたいへん重要な役目を担うことになります。これらを効率的に実施するため、経理担当者から月次決算や計画についての報告を受けたり必要に応じて各事業部の担当者から現状や実績報告を受けたりなどの情報交換を行うのです。

次に、次月以降の経営方針や経営計画について参加者間で意見交換をし、交換した意見をもとに最終的な意思決定を行います。会議で意思決定するべきことを先延ばしにすることで、その後のプロジェクトの進行や業務に支障が出てしまいます。その場で決められるように上司やクライアントなどに予め確認を取っておくなど工夫が必要です。

■経営会議を行う上で気を付けておくべきポイント
経営会議を行う上で気を付けておくべきポイントを4つ解説します。

1、会議の参加者を厳選する
一般的に経営会議では、社長や役員、部門責任者や経営担当者が構成メンバーとなります。ただし、これは一般的な例であり、必ずしもこのメンバーで経営会議を開かなければならないわけではありません。会議の目的に合わせて参加が必要な人だけを招集しましょう。参加メンバー全員が気概と責任を持って進んで発言すれば、おのずと会議の生産性も上がって目的を果たすことができます。

議題に無関係なメンバーまで参加させてしまうと、「意見が集約しづらい」「情報が漏えいする」などの原因になります。議題によって必要と思われるメンバーを参加させたり不必要なメンバーを招集したりしないといった工夫をしてみましょう。

2、会議の実施日について調整しておく
経営会議は一般的に、月次決算の締め日を基準にして開催されます。もし経営会議が不定期に開催されたら、参加率が低下しがちになったり参加者の変動で意見交換や意見集約が難しくなったりするでしょう。

月次決算といった基準日をもとに会議を定例化すれば、「参加者が事前に予定を組みやすく会議への参加率が向上する」「月次決算の数字を使ってタイムリーな意思決定ができる」など、経営会議の効率化が進みます。

3、事前に準備しておく
「経営計画と実績との乖離について調査、分析を事前に実施する」「作成した分析資料を事前に配布して目を通しておいてもらう」など事前準備をしておけば、会議もスムーズです。また、「意見交換や意思決定のルールを定めておく」「議事録の作成や議事録の公開範囲を決めておく」ようにすると、会議時間をさらに効率よく活用できます。

人間の集中力が持続するのは90分までと言われるように、90分以上の会議は効果的だとはいえません。会議の時間は目的や議題に合わせて30分から長くても90分に収めましょう。さらに、会議の始まりと終わりの時間は厳守する努力と工夫が参加者1人ひとりに必要です。時間を守って会議に集中することで会議の生産性をあげましょう。

4、各部門にヒアリングする
経営会議は経営幹部が、経営方針や経営戦略を決定するための会議ですので、あらかじめ経営会議の議題に関する事項を各部門の担当者や責任者にヒアリングしておきましょう。

現場の声を聴くと、社内のリアルな現状を認識できます。それを活かして意思決定すると、より現実的な経営に近付くでしょう。仕事の生産性を上げるために、TODOリストの活用や手帳でタイムマネジメントをしている人は多いはずです。会議にもこの手法を活用すれば会議の効率もアップします。

会議で「何を決めるのか」あるいは「何について話し合うのか」を明確にしておくことが一番大切です。主催者は会議の目的と議題をあらかじめ決めて、遅くとも会議の前日までには目的と議題を参加者全員に共有しておきましょう。これにより、参加者はあらかじめ目的と議題に対して事前に考える時間ができるので、会議がはじまったらすぐに議論ができて活発に意見交換ができるようになります。

■経営会議とファシリテーションスキル
発言力がある人、声の大きい人などの意見だけが通ってしまっては、会議をおこなう意味はありません。また、会議での決定事項に反対意見だった参加者からも納得、合意を得られてこそ会議を開く意味があると思います。参加者全員が納得できるように会議を進めるにはファシリテーターが必要になります。

ファシリテーターには、会議の目的達成に向けての進行役、議題ごとのタイムキーパー役、参加者から意見が出ないのであればアイスブレイクなどで場の雰囲気を活気づけるなど会議の舵取り役などのスキルが必要になってきます。

■ファシリテーションスキルとは?
ファシリテーションスキルとは、議論や会議の進行をスムーズに行う調整能力のことで、活用すると「会議の目的を達成」「意見やアイデアなどを引き出す」「参加者全員の合意を得る」といったさまざまな調整が実現できます。

経営会議の目的は、「参加者が議題に関して意見交換を行う」「経営に関する最終的な意思決定を行う」。ファシリテーションスキルを効果的に活用できれば、経営会議が効率よく進行するでしょう。ファシリテーターは中立の立場で会議を誘導する力が求められます。なので、意見が対立した場合には、本来の目的は何だったのかを思い出させる問いを投げかけたり、意見の本質を突いて質問を投げかけて議論を活発化させたり、色々と飛び交う意見をまとめるためにホワイトボードに書き出して整理したりと、状況に合わせて会議の進行をサポートしなければいけません。

ただし、ファシリテーションスキルを活用する際には、会議前までにどのような意見があるのかを確認しておくといった下準備が必要です。もし、事前に意見の対立が予想される場合には、ブレインストーミングを応用して参加者それぞれの意見を事前に付箋などに書きだしてもらい、ホワイトボードに貼り出すなどして、全員で一つ一つの意見に対して議論をおこなうなどの工夫が必要になってきます。

ファシリテーターとは経験を重ねることで、その能力が上がっていきます。ときには参加者がサポートやフォローをしながら、ファシリテーターを育てていくという心持ちが大切です。

■会議の目的に合わせて進行方法を考える
ファシリテーションスキルを活かして会の進行役を担うのがファシリテーター。「情報共有を目的としている」「闊達な意見交換を目的としている」など、会議の目的に合わせて議事進行方法を変えていくスキルを持ちます。

経営会議でファシリテーターを活用できれば、「参加者が自由闊達に発言して意見の交換を行う」「さまざまな意見を共通認識や共通意見に集約させながら、最終的な着地点を見出す」といった効果が期待できます。ファシリテーターの活用によって、経営会議が抱えるさまざまな難題をスムーズに解決できるのです。ファシリテーションスキルを持ち合わせたファシリテーターは、「参加者全員が自然に意見交換できる雰囲気をつくる」「特定の人物に発言が偏らないよう、全員に発言を促す」といった合意形成に向けた流れづくりが求められます。

■合意形成に結び付けるためのポイント
経営会議では、合意形成や意思決定をしなければならない場面が多くあります。複数の参加者が集まる経営会議では、どのように全員の合意を形成していくかが課題となります。「一部の参加者の意見だけを採用することで、強権的に議事進行を行う」「さまざまな意見を尊重するあまり、なかなか意見の集約ができない」といった状況は、混乱を生じさせてしまうでしょう。

経営会議は何かを決めるために行なうほか、情報の共有化や意見交換のために行なうこともあります。何かを決める会議は、行動を伴ないますので、実行の際の制約条件(守るべき価値観・法律・倫理、使えるヒト・モノ・カネ・時間など)を考えておく必要があります。

■企業としてあるべき姿の基準を作る
行動指針は企業として「何が望ましいのか」「どういった姿であるべきなのか」を評価するための基準になります。企業理念と通ずる部分もありますが、大きな違いは行動における具体的な基準が作られることです。企業理念では評価の枠組みを設けることは難しいですが、実践可能な行動指針を明確にすることで、それがどれだけ実現できているのかを評価することが可能になります。

どの企業にも自分たちが目指すべき姿というものがあり、そこに近づけているのかどうかを振り返るのに行動指針は評価基準として機能します。自分たちがどこへ向かっているのかを把握するためのコンパスのような役目を果たしてくれます。Googleは、以下の10の行動指針を掲げていることでも有名です。

1、ユーザーに焦点を絞れば、他のものはみな後からついてくる。
2、1 つのことをとことん極めてうまくやるのが一番。
3、遅いより速いほうがいい。
4、ウェブでも民主主義は機能する。
5、情報を探したくなるのはパソコンの前にいるときだけではない。
6、悪事を働かなくてもお金は稼げる。
7、世の中にはまだまだ情報があふれている。
8、情報のニーズはすべての国境を越える。
9、スーツがなくても真剣に仕事はできる。
10、「すばらしい」では足りない。

まるで格言のようなフレーズで示されているのが特徴です。例えば、遅いより速いほうが良いというのは、時代の流れを読み取ってスピーディーに行動すべきという意味合いがあります。これを上手く守って、今のGoogleの繁栄があるのでしょう。

■会議で決まったことを実行しよう
会議での発言には、参加者全員に責任をもたせることです。評論家のような意見や無責任な発言は、時間の浪費ばかりか、組織文化を壊してしまいます。また、経営会議で決めたことは実行されなければなりません。実行には結果が伴ない、結果には責任が伴ないます。責任は人に付帯しますので、かならず責任者を決めてください。なお、意思決定の最終責任は、すべて社長が負うことに変わりはありません。

せっかく会議で決めたことでも、実行に移されなければ意味がありません。新しい習慣を始めるにはエネルギーが必要ですが、参加者が率先して実行することで実践者が増え問題解決につながります。また、会議での決定事項がすぐに実行されているのであれば「会議から会社を変えていけるんだ」と社員が感じられるようになり、社員の会議に取り組む姿勢に変化がみられ、生産性の向上が見込めます。

■まとめ
経営会議は仕事を進めるうえで欠かせない重要なものです。その生産性を高めるには決められた時間内で会議の目的を果すことだけに集中できるよう、工夫や改善できることを知恵を絞って考え抜いて実行してみる、そしてPDCAを回すことで無駄が効率化、生産性へと改善されていきます。

まずは経営会議から改善策を取り入れ、効果を検証しながら各部門へ働きかけて導入を推進しましょう。各部門からの相談に乗ったりサポートしながら小さな成功体験を積み重ねていけば、組織全体に浸透していき、業務の生産性向上へとつながるのではないでしょうか。

「トップマネジメントの仕事は、トップマネジメントチーム内の意思の疎通に精力的に取り組むことを要求する。各メンバーが、それぞれの担当する分野で最大限の自立性をもって行動しなければならないからである。」
「トップマネジメントの仕事はトップマネジメントチーム内の意思の疎通に精力的に取り組むことを要求する。各メンバーが、それぞれの担当する分野で最大限の自立性をもって行動しなければならないからである。」
ピーター・ドラッカー

ドラッカーは会議という手段の使い方について、目的をもってマネジメントしなければならないと、さまざまな書籍で繰り返し述べています。私たちは「仕事をするか、会議をするか」の2択の中で、日々の仕事を過ごしています。会議自体はなんら成果物を生みません。あくまで方針についての意思決定を行うだけです。実際の成果を生むのは「仕事」をする時間なのです。

本田季伸のプロフィール

KENJINS運営元代表 連続起業家・著者・エンジェル投資家 新卒で日本食研株式会社を経て、25歳で起業。これまでに自身で複数のITベンチャーを創業する。 1997年の起業時は、新宿の高田馬場でWEB制作事業からスタート。その後、インターネット事業プロデュース会社として、日本初の事業であることにこだわり、クーポン専門サイト、地域コミュニティサイト、出前専門サイト、チケット共同購入サイトなど、数々の専門・特化型ポータルサイトを立ち上げる。 クーポンサイトの運営時にバーコードを電子化し、クーポンやチケットとして携帯電話の画面上に表示するアイデアを考案し、20件以上の特許を申請し事業化を推進。2002年に業界で初めて、「携帯チケット」のソリューションを開発。KDDIと共同で歌手の矢井田瞳のコンサートでモバイルチケット入場を実用化させ、電子チケット事業のパイオニアとして一躍注目を浴びる。 2014年プライドワークス株式会社を設立。日本最大級の顧問契約マッチングサイト「KENJINS」のプラットフォームを武器に、顧問紹介業界で横行している極端な顧問料のピンハネを撲滅を推進し、「顧問料の中間マージンをゼロ」をコンセプトに業界で唯一、適正価格で顧問紹介サービスを提供している。

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