リモートとは?在宅勤務のリモートワークで生産性が向上する訳?

投稿日: 作成者: KENJINS運営元代表 カテゴリー: 働き方改革   パーマリンク

現在、コロナ渦の営業で企業規模を問わず多くの企業では、在宅勤務によるリモートワークが推進されています。また、在宅勤務により仕事の生産性が上がった会社が続出しています。そこで今回は、リモートでの働き方改革が急速に進み、生産性が向上する理由について解説します。

■在宅勤務によるリモートワークとは?
在宅勤務によるリモートワークとは、会社に出勤して仕事をするのではなく、在宅で仕事をすることになります。リモートワークとは、会社から離れた遠隔地で仕事することを指します。日常生活を送っている家の中で仕事を行うことで、通勤の必要も無く就業場所が会社ではなく、自宅で行う新たなワークスタイルになります。

これまではオフィスワークが一般的な働き方でしたが、日本政府による働き方改革によりテレワークという働き方が推奨され、在宅勤務を導入する会社やビジネスマンが非常に増えてきています。

リモートでの仕事を推進する会社が劇的に増えた理由としては、労働人口が減少中の日本にとって、働き手を確保するために必須の制度ともいえ、企業にとっても大きなメリットがあるからです。

コロナ禍による「新しい生活様式」の影響から、急速に普及が進んでおり、これから導入を検討されている企業も多いのではないでしょうか。

■在宅勤務によるリモートワークが加速する背景
世界各国でコロナウイルスが蔓延し、日本でも緊急事態宣言が繰り返し発令されている昨今ですが、新型コロナウイルスの感染拡大防止のため、多くの企業では在宅勤務によるリモートワークの導入を進めております。

また、長引くコロナ渦によるビジネスへ影響を回避するために、東京に本社のある多くの企業の間では、東京の都心部にあるオフィスの高額な賃貸契約を解約したり、面積を縮小しリモートワークを全社的に推進する動きが活発化しています。

多くの企業ではスタート当初は、コロナ対策を目的にしていましたが、企業サイドが想定していた以上にリモートでのワークスタイルが機能し、リモートにより生産性が向上したことで、従業員が出社するオフィスの必要性が見直され始めていることが背景にあります。

リモートでの働き方改革の推進には、企業と従業員の両社にとって多大なメリットがあることから、中小企業やベンチャー企業では、高い賃料を払わずにシェアオフィスなどを活用する動きが進み、都心のオフィスの動向は、拡張傾向から分散縮小へと急激に流れが変わり始めています。

その中にはオフィスを縮小するだけでなく、家賃相場の高い都心から自然豊かで満員電車とは無縁の東京郊外や地方へ本社ごと地方へ移転する会社も増えて来ております。

■在宅勤務によるリモートワークが機能する理由
リモートワークが在宅勤務で機能する理由としては、現在、インターネットの接続環境が整備され、ノートパソコンやタブレット端末、スマートフォンの普及により、従来の紙のやり取りからデータのやり取りと変化し、場所を選ばずに仕事ができるようになったことが挙げられます。

職種によっては、場所や時間の制約を受けてしまう仕事もありますが、企業がリモートワークに移行すると、高額な家賃、内装費、オフィス家具、ネットワーク工事といったコストを削減できます。

リモートワークを導入することで、ITエンジニアなどは、反対に社員の生産性の高い労働力を新たに得たという大きな成果に繋がった会社も続出しています。

アフターコロナの世界で実際にリモートワークを導入し、便利さを体験した企業にとっては、この動きは確実に加速してくると予想されています。

今後は、コロナ終息後の「新しい生活様式」では、ITがますます生活やビジネスを変える推進力になります。

新しい働き方が生まれることで、自分のライフスタイルに合わせたリモートワークによる新たな働き方を選択することができるビジネスマンがより多くなる社会になることが求められています。

■リモートワークを推進する5つの効果・効用
2018年6月29日に成立した、いわゆる「働き方改革関連法案」では多様な働き方が推奨されており、そのひとつに「リモートワーク」が挙げられます。オフィスに出社しない在宅勤務によるこの働き方は、2019年12月以降世界各国で感染拡大が進んだ新型コロナウイルスのような感染症への対策としても期待されています。

1、業務生産性の向上
リモートワークの生産性向上効果は分かりやすいでしょう。営業職やシステムエンジニアの場合、リモートワークを活用して顧客からの問い合わせに迅速に対応できます。顧客に営業に行った際でもクライアント先で、在庫状況や技術的な質問を受けた場合を想定してください。

その場でタブレットから会社のサーバーにアクセスし、即座に回答できるのと、会社に帰ってから顧客に連絡するのとではスピード感が全く異なります。

また、本人が回答できない質問を受けた場合でも、Web会議システムで社内の専門家を呼び出して対応することも可能です。システムエンジニアやデザイナーなどの専門家が営業担当者と同行しなくて済むことにより、コストと労働時間を大幅に削減できます。

顧客先での商談後、次の顧客先でのアポイントまで2時間あったとします。その間、本拠地に戻って短時間事務作業をするのと、次の顧客先近くのサテライトオフィスやカフェで仕事をするのとでは移動効率が大幅に変わります。これにより、顧客面談の時間や顧客訪問の件数が増加するなどの効果が期待できます。

ですが、一方では、在宅勤務の生産性向上は、なかなか理解されづらいところがあります。一般的には、スタッフ職であれば、在宅勤務時に集中して業務ができ、生産性が上がります。電話や来客、同僚などからの話しかけなどがないため、デスクワークを中断されないからです。

リモートワークに初めて取り組んだ多くの企業では、在宅勤務のリモートワーク実施後アンケートをとると、大体の傾向として9割の回答者は、「生産性が向上したか、変わらない」と回答しています。1割の回答者は、「コミュニケーションがとりづらく、生産性が下がった」という回答をすることが多いようです。

しかしながら、リモートワークは、社員の意識改革に大きなプラスの効果があることが判明しています。

その理由としては、「いつでも」「どこでも」「誰とでも」働ける働き方の変革によって、社員のフットワークが軽くなり、他部門や他社との連携が進むからです。顧客や現場部門からの的確な情報を入手しやすくなる、などの効果も期待できます。

更にリモートワークで仕事をする場合は、周囲に仕事を管理するマネージャーがいないため、実施する業務を自らアクションプランを策定し、実行しなければなりません。これにより、多くの企業で「社員の自律性が高まった」というアンケート結果が得られています。

2、新規雇用・離職防止
リモートワークで働きやすい環境を整備することにより、 優秀な人材の採用もしやすくなります。特に最近の女子学生は結婚後も働き続けられる企業を選ぶ傾向にあり、在宅勤務制度など「ワーク・ライフ・バランス」に配慮した企業の人気は高くなりつつあります。

横浜の社員数39名の電機工事会社では、リモートワークを導入する以前は新卒を募集してもせいぜい数人程度しか応募がありませんでした。ところが、募集要項に在宅勤務やリモートワーク勤務可能と記載したことにより、現在では毎年300人以上の応募があるようになったそうです。

リモートワークの導入は、障がい者の雇用にも効果があります。平成30年4月から障がい者の法定雇用率は2.2%に上がりました。しかし首都圏で新たに障がい者を雇用しようと思っても、働ける障がい者はすでに働いていて、新規採用しづらい状況です。

そのようなことから、地方の障がい者を在宅勤務で雇用する企業が徐々に増えつつあります。情報通信機器を活用すれば、障がい者の終日在宅勤務が可能になります。障がい者も情報通信機器を活用すれば、同僚とコミュニケーションをとりながら、孤立しないで働くことが可能になります。

リモートワークの導入は、社員の離職防止にも効果があります。内閣府の調査では、第一子を出産したあとに離職する女性の比率は47%。会社にとって、せっかく教育し仕事に慣れてきたベテラン社員が離職するのは大きなマイナスです。就業者本人にとってもキャリアを積み、これから活躍の場が広がる時期に離職するのはとてももったいないことです。

在宅勤務制度があれば、産休明けに在宅勤務を有効に活用することにより、就業を継続しやすくなります。

3、社員のワーク・ライフ・バランス向上
リモートワークによる在宅勤務は、ワーク・ライフ・バランス向上に有効です。リモートワークを利用することによって、通勤に必要だった時間を自己啓発の取り組みや健康管理のための睡眠、家族と共に過ごす時間に利用することができます。

また、在宅勤務の場合は、保育園のお迎えに行きやすくなったり、介護や家事の時間を確保しやすくなったりします。

また、ワーク・ライフ・バランスを確保しやすい組織は、「企業ブランドイメージの向上」に加えて従業員の仕事に対する「満足度と意欲の向上」につながります。

リモートワークは、怪我や病気の時にも効果があります。例えば、足を骨折した時など、ある程度回復した時点では、通勤は困難であっても仕事は可能になります。家や病院の休憩室などでリモートワークを推進することによって、仕事のブランクを埋めることができます。

リモートワークを実施している企業が従業員にワーク・ライフ・バランスについてアンケートによると、家族と過ごす時間が増えた人78.4%、家事の時間が増えた人77.6%、育児の時間が増えた人76.8%、自己啓発の時間が増えた人40.7%、睡眠時間が増えた人37.9%、介護の時間が増えた人33.3%となっています。

4、コスト削減
リモートワークは、コスト削減にも有効です。リモートワークの導入と併せてオフィスをフリーアドレス化すれば、オフィス賃料や電力をはじめとするオフィス関連コストを削減できます。

フリーアドレスとは、オフィスの勤務者が固定席を持たずに、毎日任意の席に座ることができる仕組みのことです。在席率の低いオフィスでは、人数よりも席数を減らすことにより、大幅にスペースを削減可能となります。

また、営業でも顧客先や現場に直行して直帰を可能にすれば、移動時間の削減につながり、交通費や残業代も大幅に削減できます。リモートワークを導入した多くの企業で残業代は10%以上減少しています。

5、事業継続性の確保
リモートワークは、事業継続性の確保(BCP:Business Continuity Plan)にも有効です。自然災害や新型インフルエンザなどのパンデミック発生時など、普段から在宅勤務をしていれば、非常事態が発生しても在宅勤務で事業継続が可能となります。

東日本大震災後の首都圏の交通機関の混乱時でも、IT企業や外資系の企業といったリモートワークを導入した企業の多くが在宅勤務をすることにより、支障なく業務継続できました。

また、大雪や台風などの発生時は在宅勤務のリモートワークに切り替えれば、無駄な長時間通勤を避けることも可能です。本人や家族にインフルエンザが発生した時は、しばらく出社できない場合があります。このような時も在宅勤務制度があれば、体調が良くなった時点で在宅勤務を開始できます。

■リモートワークの導入による4つの課題とは?
それでは、リモートワークを導入することで実際に起こってしまう4つの課題について詳しく見てみましょう。現在リモートワークを実際に運用している企業の場合、社員の働き方が根本的に変わることで、すでに多くのトラブルを抱えている経営者や人事担当者の方もいらっしゃるかもしれません。

ここでリモートワークによる在宅勤務の課題についてしっかりと把握した上で、社内の制度設計や環境整備をおこなっていくことが、今後も継続して企業活動を続ける上で大事になってきます。

1、情報セキュリティ(情報漏洩のリスク)
まず、第1の課題は、セキュリティ問題です。

リモートワークでは、今までオフィス内で管理していたさまざまな情報が外部に持ち出されることになります。そのため、「パソコンの中に入っていた個人情報や顧客情報などの重要データが流出する」といった、情報漏洩のリスクが格段に高まってしまいます。企業活動をするに当たって、情報の取り扱いには細心の注意を払わなければならないことは言うまでもないでしょう。

セキュリティ問題への対策方法としては、「情報漏洩を防ぐためのシステムを導入する」「リモートワーク用の就業規則(社内ルール)を作る」「情報にアクセスするために必要な権限を譲渡する社員を一部に制限する」などが挙げられます。

リモートワークを実施している企業にとって、最も考慮しなければならない課題の1つですので、入念な対策をしておく必要があります。

2、社員の勤怠管理/給与管理/人事管理
第2の課題は、社員の勤怠管理や給与管理、そして人事管理に関してです。

リモートワークでは、社員の勤務時間を直接管理・監視することができず、勤務時間中にしっかりと働いているのか確認しにくくなります。そのため、勤務実績に応じた給与管理をすることが難しくなったり、社員の人事情報をまとめることが困難になったりします。

社員の勤務時間をしっかりと把握できる体制を整え、人事情報を正確に管理するための準備をしておくことが必要になるでしょう。社員の勤怠情報を把握する方法としては、メールやチャットツールで出社や退勤の報告をすることも可能ですが、勤怠管理システムを導入することも可能です。

また、勤務時間中にしっかりと動いているどうか確認することもできなくなるため、社用パソコンの利用ログを取ったり、webカメラを活用したりするなど、社員の勤務態度を丁寧に管理する必要があります。

3、コミュニケーション不足とモチベーション管理
第3の課題は、社員同士がコミュニケーションを取りづらくなってしまう恐れがあることです。

WEB会議システムを利用すれば、会議やミーティングを実施することは可能です。
しかし、オフラインでコミュニケーションを取る機会が大幅に少なくなることで、社員同士の仕事を通じたつながりや信頼関係は薄くなってしまうかもしれません。

チームで仕事をする喜びや達成感はこれまでよりも感じづらく、人によっては孤独感や寂しさを感じてしまう人も出てくる可能性があります。

リモートワークだとしても、社員がモチベーションを高く持てるような環境を作ることができれば、業務の生産性は確実に上がります。リモートワーク中の社員のメンタルケアも含め、しっかりとしたモチベーション管理をおこなう必要があります。

4、人事評価と社員フォロー
第4の課題が、これまでよりも社員の人事評価制度が成果主義になってしまうことです。

リモートワークでは仕事のプロセスや姿勢を見ることが難しく、人事評価はアウトプットの成果を見て判断することになります。もちろん、成果を出すことができていない社員の評価が低くなること自体は当然のことです。

しかし、上司が社員の行動プロセスを見れていなければ、成果を出せていない社員に対して適切なフォローをおこなうことができず、良い人材を社内で育成していくことができません。また、自由度が高い仕事ができると喜ぶ社員もいれば、成果主義による大きなプレッシャーを感じる社員も出てくることでしょう。

社員が自らの判断で動かなければならない機会が増える中でも、しっかりとした判断や適切な行動ができるように、コーチングを行うようなサポート体制を整えることも大切です。

■リモートワークの導入を進めるべき理由
こうした課題がありながらも、企業は今後もテレワークの導入を進めていくべきです。可能であればすべての社員がテレワークで業務を行うようになるのが理想でしょう。

その理由としては、今後新型コロナウイルスのパンデミックのような事態が生じても、在宅勤務でも事業を継続していくことができる体制が整備されていれば、新型コロナウイルスに限らず、自然災害やシステムトラブルなどの影響で社員が出社できない状況が生じても、テレワークの体制が機能してあれば働く場所を問わず、継続して業務を続けることが可能になるからです。

■リモートワーク導入を円滑に進めるポイント
現在、多くの企業はリモートワークの導入には、非常に多くのメリットがあることに気づきつつあります。もし、在宅勤務によるリモートワークの導入を検討しているのであれば、いくつかのポイントを押さえておく必要があるでしょう。

まずは、勤怠管理システムの構築です。たとえばメールやSNSを使って勤怠を報告するという方法があります。もしくはスマートフォンのアプリやパソコンへのログイン時間を勤務時間としている企業もあります。勤怠管理をしっかり行うことで、社員にもメリハリが生まれ、集中して仕事をする助けになるでしょう。

さらにセキュリティ対策を万全にすることも重要です。テレワークの導入前に研修を行い、社員にセキュリティへの意識を高めてもらうとともにウイルス対策ソフトを導入させます。誰がどのデータにアクセスできるのか、どの端末を使ってよいのかを明確に定め、トラブル時の対処法もマニュアル化しておくと良いのかも知れません。

最終的にトラブルを未然に防ぐために重要なのは会社とそこで働く社員間のコミュニケーションです。リモートワークでは、コミュニケーションが不足しがちになるのでWeb会議システムやチャットツールの導入など、テレワークをしている社員同士が密にコミュニケーションを取れる環境を整えるのも、テレワーク導入のポイントになります。

■まとめ
在宅勤務によるリモートワークが加速する背景としては、日本政府による新型コロナウイルスの感染拡大に伴う外出自粛の要請を受けて、リモートワークを導入する企業が増加し、オフィスに出社する従業員が劇的に減っているからです。

今回の新型コロナウイルの感染拡大は、各企業のこれまでのビジネスや働き方そのものを大きく変えることになりました。コロナ対策で強制的なリモートワークを導入したばかりの頃は、社員も在宅勤務に慣れておらず多少の問題や不満が出て来るケースも多くの企業でありました。

ですが、「新生活様式」に合わせてしかし勤怠管理やセキュリティ対策をしっかり行ったうえでリモートワークを導入すれば、この方法がいかに会社や社員にとってメリットの大きいものかに気づくことでしょう。

外部環境の変化に適応し、普段の業務コストを改善できた企業は、これまでよりも生産性の高い企業活動ができるはずです。

新型コロナウイルスの影響はいずれ収束していくことが予想されますが、在宅勤務によるリモートワーク導入のメリットはずっと享受していくことができるので、これまで以上にリモートワークの導入を積極的に検討するようにしましょう。

■最後に
リモートワークと近いワークスタイルとして「リモートアウトソース」という働き方があります。リモートアウトソースとは、正社員を採用するこれまでの雇用の概念とは大きく異なり、社外の外部のプロ人材に難易度の高い仕事を業務委託する取り組みになります。

基本的な働き方としては、リモートワークで仕事に携わる形になりますが、プロ人材は正社員とは異なり、あくまでフリーランスの個人事業主という扱いになります。それゆえ、定期的な出勤の義務を設けず、勤務時間の100%をオフィス外の場所で行います。

つまり、業務委託契約を締結し、リモートワークで様々なプロジェクトに参画して貰う、新たなアウトソーシングのことになります。

例えば、フリーランスのプログラマーと業務委託契約で仕事を依頼する際には、自社のオフィスに出社し作業する必要がありませんので、地方に住むプログラマーでも自宅などでシステム開発やオンラインで作業が可能です。出来上がったシステムなどの成果物は、ファイル共有サービスで提供して貰います。このような仕事依頼の方法を「リモート・アウトソース」と呼ぶことができます。

企業の競争力やビジネスの課題解決を行うためには、限られた社内リソースを、より重要度の高い業務に適正配分する必要性があります。

多くの企業にとって自社のビジネスの現状を正しく理解し、現在の保有業務を企業のノウハウとして保有すべき「コア業務」と、より高品質で低コストの外部リソースを活用すべき「ノンコア業務」に仕分けする価値分析を行い、コア業務に集中できる組織体制や業務環境が必要です。

一方では、起業家大国のアメリカでは、「特定の企業や団体、組織に専従しない独立した形態で自身の専門知識やスキルを提供し対価を得る人」フリーランス人口が爆発的に増えており、労働者人口の50%を超えたという統計データもあります。

このような外部のハイスキル人材を「リモート・アウトソース」として活用することで、スタートアップや中小企業でも優秀な人材の人手不足を補なうことが可能な時代へと変化しました。

単に不足している経験値やスキルを得ることが実現できるだけでなく、ビジネスの課題解決に必要な即戦力人材のリソースが手に入りますので、飛躍的かつスピーディに推進することが可能になります。

一般的にスペシャリストを正社員として雇用すると、採用コストや高額な人件費コストも掛かります。また、人材育成にも長期間を要し、若手社員の場合には、スキルの伝承と運用が困難な場面に遭遇します。

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本田季伸のプロフィール

KENJINS運営元代表 ★連続起業家★著者★人脈コネクター★KENJINSプロデューサー★「顧問のチカラ」伝道者★プライドワークス株式会社 代表取締役。 大学卒業後、日本食研株式会社を経て25歳で起業。複数のITベンチャーを創業する。業界初のサービスであることにこだわり、地域密着型コミットサイト、有店舗連動型ブランド品オークションサイト、日本初の出前サイト、セミナーチケット共同購入サイトなどを立ち上げる。クーポンサイトの運営時にバーコードを電子化し、チケットや会員証として携帯電話の画面上に表示するアイデアを世界で初めて考案し、発明者として20件以上の特許を申請し権利を取得。2002年にKDDIと共同で歌手の矢井田瞳のコンサートで電子チケット入場を実用化させ、モバイルチケットのパイオニアとして一躍注目を浴びる。 2012年に「賢人たちに学ぶ 道をひらく言葉」を出版。後に3部作となり累計販売部数は、75,000部を超える。2013年に日本最大級の顧問契約マッチングサイト「KENJINS」を開設する。プラットフォームを武器に顧問紹介業界で横行している極端な顧問料のピンハネの撲滅を推進。「顧問報酬100%」「顧問料の中間マージン無し」をスローガンに、これまでの顧問紹介業界に創造的破壊を起こし、「サブスクリプション型」や「成果報酬型」で、「プロ顧問」紹介サービスを提供している。特に複数の「営業顧問」の人脈ネットワークを活用した大手企業の役員クラスとの「トップダウン営業」に定評がある。

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