テレワークの導入で新たな働き方が加速する理由?

投稿日: 作成者: KENJINS運営元代表 カテゴリー: 働き方改革   パーマリンク

昨日、政府により日本全国で緊急事態宣言が解除されましたが、新型コロナウイルスの感染拡大防止のため、多くの企業ではテレワークの導入を進めておりますが、東京を中心とした企業の間では、東京都心部にあるオフィスの賃貸契約を解約したり、面積を縮小したりする動きが活発化しています。

■オフィス縮小とテレワーク化が加速する背景
背景としては、新型コロナウイルスの感染拡大に伴う外出自粛の要請を受けて、テレワークを導入する企業が増加し、オフィスに出社する従業員は減っているからです。また、想定以上にテレワークが機能し、従業員が出社するオフィスの必要性が見直され始めていることがあります。

また、中小・ベンチャー企業では、高い賃料を払わずにシェアオフィスなどを活用する動きが進むものとみられ、都心のオフィスは拡張傾向から分散縮小へと急激に流れが変わり始めています。その中にはオフィスを縮小するだけでなく、家賃相場の高い都心から、郊外へ会社ごと移転する傾向もでてきております。

■テレワークが機能する理由
テレワークが機能する理由としては、現在、インターネットの接続環境が整備され、ノートパソコンやタブレット端末、スマートフォンの普及により、従来の紙のやり取りからデータのやり取りと変化し、場所を選ばずに仕事ができるようになったことが挙げられます。

職種によっては、場所や時間の制約を受けてしまう仕事もありますが、企業がテレワークに移行すると、高額な家賃、内装費、オフィス家具、ネットワーク工事といったコストを削減できます。テレワークを導入することで、ITエンジニアなどは、反対に社員の生産性の高い労働力を新たに得たという会社も相当数あります。

アフターコロナの世界で実際にテレワークを導入し、便利さを体験した企業にとっては、この動きは確実に加速してくると予想されています。今後、コロナ終息後の「新しい生活様式」では、ITがますます生活やビジネスを変える推進力になります。新しい働き方が生まれることで、自分のライフスタイルに合わせた働き方を選択することができる人がより多くなる社会になることが求められています。

■テレワークを推進する5つの効果・効用
2018年6月29日に成立した、いわゆる「働き方改革関連法案」では多様な働き方が推奨されており、そのひとつに「テレワーク」が挙げられます。オフィスに出社しないこの働き方は、2019年12月以降世界各国で感染拡大が進んだ新型コロナウイルスのような感染症への対策としても期待されています。

1、業務生産性の向上
モバイルワークの生産性向上効果は分かりやすいでしょう。営業職やシステムエンジニアの場合、テレワークを活用して顧客からの問い合わせに迅速に対応できます。顧客先で、在庫状況や技術的質問を受けた場合を想定してください。その場でタブレットから会社のサーバーにアクセスし、即座に回答できるのと、会社に帰ってから顧客に連絡するのとではスピード感が全く異なります。また、本人が回答できない質問を受けた場合でも、Web会議システムで社内の専門家を呼び出して対応することも可能です。システムエンジニアやデザイナーなどの専門家が営業担当者と同行しなくて済むことにより、コストと労働時間を大幅に削減できます。

顧客先での商談後、次の顧客先でのアポイントまで2時間あったとします。その間、本拠地に戻って短時間事務作業をするのと、次の顧客先近くのサテライトオフィスやカフェで仕事をするのとでは移動効率が大幅に変わります。これにより、顧客面談時間や顧客訪問件数が増加するなどの効果が期待できます。

一方、在宅勤務の生産性向上は、なかなか理解されづらいところがあります。一般的には、スタッフ職であれば、在宅勤務時に集中して業務ができ、生産性が上がります。電話や来客、同僚などからの話しかけなどがないため、デスクワークを中断されないからです。多くの企業でテレワーク実施後アンケートをとると、大体の傾向として9割の回答者は、「生産性が向上したか、変わらない」と回答しています。1割の回答者は、「コミュニケーションがとりづらく、生産性が下がった」という回答をすることが多いようです。

テレワークは社員の意識改革にもプラスの効果があります。いつでも・どこでも・誰とでも働ける働き方の変革によって、社員のフットワークが軽くなり、他部門や他社との連携が進むからです。顧客や現場部門からの的確な情報を入手しやすくなる、などの効果も期待できます。さらに、テレワークする場合は、実施する業務を自ら計画し、実行しなければなりません。これにより、多くの企業で「社員の自律性が高まった」というアンケート結果が得られています。

さらに、テレワークする場合は、実施する業務を自ら計画し、実行しなければなりません。これにより、多くの企業で「社員の自律性が高まった」というアンケート結果が得られています。

2、新規雇用・離職防止
テレワークで働きやすい環境を整備することにより、 優秀な人材の採用もしやすくなります。特に最近の女子学生は結婚後も働き続けられる企業を選ぶ傾向にあり、在宅勤務制度などワーク・ライフ・バランスに配慮した企業の人気は高くなりつつあります。

横浜の社員数39名の電機工事会社では、テレワークを導入以前は新卒を募集してもせいぜい数人程度しか応募がありませんでした。ところが、募集要項に在宅勤務・モバイル勤務可能と記載したことにより、現在では毎年300人以上の応募があるようになりました。

テレワークは障がい者の雇用にも効果があります。平成30年4月から障がい者の法定雇用率は2.2%に上がりました。しかし首都圏で新たに障がい者を雇用しようと思っても、働ける障がい者はすでに働いていて、新規採用しづらい状況です。そこで、地方の障がい者を在宅勤務で雇用する企業が徐々に増えつつあります。情報通信機器を活用すれば、障がい者の終日在宅勤務が可能になります。障がい者も情報通信機器を活用すれば、同僚とコミュニケーションをとりながら、孤立しないで働くことが可能になります。

テレワークは社員の離職防止にも効果があります。内閣府の調査では、第一子を出産したあとに離職する女性の比率は47%。会社にとって、せっかく教育し仕事に慣れてきたベテラン社員が離職するのは大きなマイナスです。就業者本人にとってもキャリアを積み、これから活躍の場が広がる時期に離職するのはとてももったいないことです。在宅勤務制度があれば、産休明けに在宅勤務を有効に活用することにより、就業を継続しやすくなります。

3、社員のワーク・ライフ・バランス向上
テレワークはワーク・ライフ・バランス向上に有効です。テレワークを利用することによって、通勤に必要だった時間を自己啓発や健康管理のための睡眠、家族と共に過ごす時間に利用することができます。また、在宅勤務の場合は、保育園のお迎えに行きやすくなったり、介護や家事の時間を確保しやすくなったりします。

またワーク・ライフ・バランスを確保しやすい組織は、「企業ブランド・イメージの向上」、加えて従業員の仕事に対する「満足度と意欲の向上」につながります。

テレワークは怪我や病気の時にも効果があります。例えば、足を骨折した時など、ある程度回復した時点では、通勤は困難であっても仕事は可能になります。家や病院の休憩室などでテレワークすることによって、仕事のブランクを埋めることができます。

テレワークを実施している企業が従業員にワーク・ライフ・バランスについてアンケートによると、家族と過ごす時間が増えた人78.4%、家事の時間が増えた人77.6%、育児の時間が増えた人76.8%、自己啓発の時間が増えた人40.7%、睡眠時間が増えた人37.9%、介護の時間が増えた人33.3%となっています。

4、コスト削減
テレワークはコスト削減にも有効です。テレワークの導入と併せてオフィスをフリーアドレス化すれば、オフィス賃料や電力をはじめとするオフィス関連コストを削減できます。フリーアドレスとは、オフィスの勤務者が固定席を持たずに、毎日任意の席に座ることができる仕組みのこと。在席率の低いオフィスでは、人数よりも席数を減らすことにより、大幅にスペースを削減可能となります。

また、顧客先や現場に直行・直帰すれば、移動時間の削減につながり、交通費や残業代も削減できます。テレワークを導入した多くの企業で残業代は10%以上減少しています。

5、事業継続性の確保
テレワークは事業継続性の確保(BCP:Business Continuity Plan)にも有効です。自然災害や新型インフルエンザなどのパンデミック発生時など、普段から在宅勤務をしていれば、非常事態が発生しても在宅勤務で事業継続が可能となります。東日本大震災後の首都圏の交通機関の混乱時でも、IT企業や外資系の企業といったテレワーク導入企業の多くが在宅勤務をすることにより、支障なく業務継続できました。

また、大雪や台風などの発生時は在宅勤務に切り替えれば、無駄な長時間通勤を避けることも可能です。本人や家族にインフルエンザが発生した時は、しばらく出社できない場合があります。このような時も在宅勤務制度があれば、体調が良くなった時点で在宅勤務を開始できます。

■テレワーク導入による4つの課題点
それでは、リモートワークを導入することで実際に起こってしまう4つの課題について詳しく見てみましょう。現在リモートワークを実際に運用している企業の場合、社員の働き方が根本的に変わることで、すでに多くのトラブルを抱えている経営者や人事担当者の方もいらっしゃるかもしれません。ここでリモートワークの課題についてしっかりと把握した上で、社内の制度設計や環境整備をおこなっていくことが、今後も継続して企業活動を続ける上で大事になってきます。

1、情報セキュリティ(情報漏洩のリスク)
まず、第1の課題は、セキュリティ問題です。
リモートワークでは、今までオフィス内で管理していたさまざまな情報が外部に持ち出されることになります。そのため、「パソコンの中に入っていた個人情報や顧客情報などの重要データが流出する」といった、情報漏洩のリスクが格段に高まってしまいます。企業活動をするに当たって、情報の取り扱いには細心の注意を払わなければならないことは言うまでもないでしょう。

セキュリティ問題への対策方法としては、「情報漏洩を防ぐためのシステムを導入する」「リモートワーク用の就業規則(社内ルール)を作る」「情報にアクセスするために必要な権限を譲渡する社員を一部に制限する」などが挙げられます。

リモートワークを実施している企業にとって、最も考慮しなければならない課題の1つですので、入念な対策をしておく必要があります。

2、社員の勤怠管理/給与管理/人事管理
第2の課題は、社員の勤怠管理や給与管理、そして人事管理に関してです。
リモートワークでは、社員の勤務時間を直接管理・監視することができず、勤務時間中にしっかりと働いているのか確認しにくくなります。そのため、勤務実績に応じた給与管理をすることが難しくなったり、社員の人事情報をまとめることが困難になったりします。

社員の勤務時間をしっかりと把握できる体制を整え、人事情報を正確に管理するための準備をしておくことが必要になるでしょう。社員の勤怠情報を把握する方法としては、メールやチャットツールで出社や退勤の報告をすることも可能ですが、勤怠管理システムを導入することも可能です。

また、勤務時間中にしっかりと動いているどうか確認することもできなくなるため、社用パソコンの利用ログを取ったり、webカメラを活用したりするなど、社員の勤務態度を丁寧に管理する必要があります。

3、コミュニケーション不足とモチベーション管理
第3の課題は、社員同士がコミュニケーションを取りづらくなってしまう恐れがあることです。
WEB会議システムを利用すれば、会議やミーティングを実施することは可能です。
しかし、オフラインでコミュニケーションを取る機会が大幅に少なくなることで、社員同士の仕事を通じたつながりや信頼関係は薄くなってしまうかもしれません。チームで仕事をする喜びや達成感はこれまでよりも感じづらく、人によっては孤独感や寂しさを感じてしまう人も出てくる可能性があります。

リモートワークだとしても、社員がモチベーションを高く持てるような環境を作ることができれば、業務の生産性は確実に上がります。リモートワーク中の社員のメンタルケアも含め、しっかりとしたモチベーション管理をおこなう必要があります。

4、人事評価と社員フォロー
第4の課題が、これまでよりも社員の人事評価制度が成果主義になってしまうことです。
リモートワークでは仕事のプロセスや姿勢を見ることが難しく、人事評価はアウトプットの成果を見て判断することになります。もちろん、成果を出すことができていない社員の評価が低くなること自体は当然のことです。

しかし、上司が社員の行動プロセスを見れていなければ、成果を出せていない社員に対して適切なフォローをおこなうことができず、良い人材を社内で育成していくことができません。また、自由度が高い仕事ができると喜ぶ社員もいれば、成果主義による大きなプレッシャーを感じる社員も出てくることでしょう。

社員が自らの判断で動かなければならない機会が増える中でも、しっかりとした判断や適切な行動ができるように、コーチング体制を整えることも大切です。

■テレワークの導入を進めるべき理由
こうした課題がありながらも、企業は今後もテレワークの導入を進めていくべきです。可能であればすべての社員がテレワークで業務を行うようになるのが理想でしょう。その理由としては、今後新型コロナウイルスのパンデミックのような事態が生じても、在宅勤務でも事業を継続していくことができる体制が整備されていれば、新型コロナウイルスに限らず、自然災害やシステムトラブルなどの影響で社員が出社できない状況が生じても、テレワークの体制が機能してあれば働く場所を問わず、継続して業務を続けることが可能になるからです。

■テレワーク導入を円滑に進めるポイント
現在、多くの企業はテレワークの導入には非常に多くのメリットがあることに気づきつつあります。もしテレワークの導入を検討しているのであれば、いくつかのポイントを押さえておく必要があるでしょう。まずは、勤怠管理システムの構築です。たとえばメールやSNSを使って勤怠を報告するという方法があります。もしくはスマートフォンのアプリやパソコンへのログイン時間を勤務時間としている企業もあります。勤怠管理をしっかり行うことで、社員にもメリハリが生まれ、集中して仕事をする助けになるでしょう。

さらにセキュリティ対策を万全にすることも重要です。テレワークの導入前に研修を行い、社員にセキュリティへの意識を高めてもらうとともにウイルス対策ソフトを導入させます。誰がどのデータにアクセスできるのか、どの端末を使ってよいのかを明確に定め、トラブル時の対処法もマニュアル化しておくと良いのかも知れません。

最終的にトラブルを未然に防ぐために重要なのは会社とそこで働く社員間のコミュニケーションです。テレワークではコミュニケーションが不足しがちになるのでWeb会議システムやチャットツールの導入など、テレワークをしている社員同士が密にコミュニケーションを取れる環境を整えるのも、テレワーク導入のポイントになります。

■まとめ
今回の新型コロナウイルの感染拡大は、各企業のこれまでの働き方そのものを大きく変えることになりました。

コロナ対策で強制的なテレワークを導入したばかりの頃は、社員も慣れておらず多少の問題や不満が出て来るケースも多くの企業でありました。「新生活様式」に合わせてしかし勤怠管理やセキュリティ対策をしっかり行ったうえでテレワークを導入すれば、この方法がいかに会社や社員にとってメリットの大きいものかに気づくことでしょう。

外部環境の変化に適応し、普段の業務コストを改善できた企業は、これまでよりも生産性の高い企業活動ができるはずです。新型コロナウイルスの影響はいずれ収束していくことが予想されますが、テレワーク導入のメリットはずっと享受していくことができるので、今ぜひテレワークの導入を積極的に検討するようにしましょう。

■最後に
テレワークと近いワークスタイルとして「リモート・アウトソース」という働き方があります。リモートアウトソースとは、正社員を採用するこれまでの概念とは大きく異なり、社外の外部人材と契約し勤務時間の100%を、オフィス外で仕事を進めるパターンのワークスタイルのことになります。

例えば、フリーランスのプログラマーと契約した際、自社のオフィスで作業してもらわらずに、プログラマーの自宅などで作業をしてもらい、出来上がったソースコードはファイル共有サービスで提供してもらった場合、このような仕事の依頼方法をリモート・アウトソースと呼ぶことができます。

現在、企業の競争力やビジネスの課題解決を行うためには、限られた社内リソースを、より重要度の高い業務に適正配分する必要性があります。多くの企業にとって自社のビジネスの現状を正しく理解し、現在の保有業務を企業のノウハウとして保有すべき「コア業務」と、より高品質で低コストの外部リソースを活用すべき「ノンコア業務」に仕分けする価値分析を行い、コア業務に集中できる組織体制や業務環境が必要です。

現在、「特定の企業や団体、組織に専従しない独立した形態で自身の専門知識やスキルを提供し対価を得る人」が増えています。このようなハイスキル人材を「リモート・アウトソース」として活用することで、優秀な人材の人手不足を補い、不足している経験値やスキルを得ることが実現でき、ビジネスの課題解決を飛躍的かつスピーディに推進することが可能になります。

一般的にスペシャリストを正社員として雇用すると、採用コストや高額な人件費コストも掛かり、育成にも長期間を要し、若手社員の場合には、スキルの伝承と運用が困難な場面に遭遇します。また、コンサルタント会社にフルアウトソースする手もありますが、相手の言いなりで高コスト構造となる問題も出てきます。

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本田季伸のプロフィール

KENJINS運営元代表 連続起業家・著者・エンジェル投資家 新卒で日本食研株式会社を経て、25歳で起業。これまでに自身で複数のITベンチャーを創業する。 1997年の起業時は、新宿の高田馬場でWEB制作事業からスタート。その後、インターネット事業プロデュース会社として、日本初の事業であることにこだわり、クーポン専門サイト、地域コミュニティサイト、出前専門サイト、チケット共同購入サイトなど、数々の専門・特化型ポータルサイトを立ち上げる。 クーポンサイトの運営時にバーコードを電子化し、クーポンやチケットとして携帯電話の画面上に表示するアイデアを考案し、20件以上の特許を申請し事業化を推進。2002年に業界で初めて、「携帯チケット」のソリューションを開発。KDDIと共同で歌手の矢井田瞳のコンサートでモバイルチケット入場を実用化させ、電子チケット事業のパイオニアとして一躍注目を浴びる。 2014年プライドワークス株式会社を設立。日本最大級の顧問契約マッチングサイト「KENJINS」のプラットフォームを武器に、顧問紹介業界で横行している極端な顧問料のピンハネを撲滅を推進し、「顧問料の中間マージンをゼロ」をコンセプトに業界で唯一、適正価格で顧問紹介サービスを提供している。

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