あらゆる企業の人材が高いパフォーマンスを手に入れるためには、「チームのメンバーが決められたことをしっかり遂行できる」ように業務プロセスを設計し、そこで働く人のモチべーションを高め、行動をマネジメントする能力が必要です。

しかし、ただ漠然とした指標を設定しているのでは、目標とする方向性も間違ってしまう可能性があります。

最終的に成果に結びつきません。そこで、ビジネスの成果に直結させる上で重要な指標となるのが「重要成功要因」「key success factor」を突き止め、再現性ある仕組みを作り上げることです。

そこで、今回、KSF分析とは何か、成功要因を分析しKSFの仕組み化が大事な訳について解説します。

「スターバックスの競合戦略は、最高のコーヒーと最高の顧客サービス、そして魅力的な雰囲気によって顧客を獲得しようというものだった。可能であればそれぞれの市場において第一人者となることを目指したが、常に正々堂々と競い合って成功することを心掛けた。」

＜ハワード・シュルツ＞

■KSF分析とは？
KSF分析とは、事業を成功させるために成功要因分析を行い、キーとなる要因を調査することです。KSF分析は、KSF（Key Success Factor）がベースにあり、CSF（Critical Success Factor）もほぼ同義です。

KFS分析は、競争環境において他社との優位性を築くために最も重要な要素です。そのため、事業戦略を立案する上で、必ず押さえておく必要があります。

事業の目標を達成するためには、精神論を掲げそれぞれが個別に努力するだけでなく、全社的に定めた効果的な戦略立案を実行するために、「自社の勝ちパターン」を達成するための道筋を見極め、ノウハウを整備することです。

なぜなら、KSF分析により自社の「成功要因」を明確に分析し、「KFS」を特定することによって、企業の目標達成へのステップは描きやすくなり、経営資源を最適に活用できるようになるからです。

KFS分析により日頃から成功要因を意識していれば、優先度の高いポイントに重点的にリソースを投入できるようになるため、成功の確率を高めることも可能になります。

■重要成功要因「key success factor」とは？
「重要成功要因」「key success factor」とは、成功に最も影響する要因を指し、企業が成功するために必須のものです。

なぜなら、重要成功要因がはっきりしていなければ、従業員もどのような目的に向かって進めば良いのかが分からないからです。

例えば、飲食、小売、サービスと業種の別にかかわらず、多店舗化を進めるにあたってはオペレーションレベルを一定に保つ必要があり、そのために標準的な作業仕様等を定めたマニュアルは必要不可欠だと言われています。

例えば、成功しているフランチャイズ本部のKSF分析行うと、オペレーションのノウハウを分析した上で「仕組化」して点が最大の強みにしています。

「仕組み化」とは属人性を排除し、いつでも、どこでも、誰が行っても同じ成果を出せる方法を構築することです。

仕組み化を行う最大のメリットは端的に言うと、「能力」「モチベーション」「記憶力」に依存しないで仕事が進むようになる点になります。

■KFS分析で重要成功要因を仕組み化する４つのメリット
自社や競合社などの分析を行っても、その情報がまとまっていなければうまく活かすこともできません。

そこで、KFS分析を行った結果は方法ごとに整理し、具体的なCSFがわかる段階まで掘り下げましょう。

KFS分析を行って結果を見ると分析内容に関する共通点や矛盾などがわかるため、結果をさらに細かく分析することでCSFを導き出すことができます。

CSFを突き止め、ビジネスや仕事の仕組み化に取り組むと・・・

１、仕事の生産性が上がる
・無駄な作業がなくなる
・仕事が早くなる
・少ない人数でできるようになる

２、仕事の質が保てる
・手順がわかりやすくなる
・仕事に求められる品質の基準がわかるようになる

３、人の育成が早くなる
・誰にでもできるようになる
・新入社員が早く育つ
・効果的に教えることができる
・繁忙期や急な人員減に直面したときに人員の補充がしやすくなる

４、意欲が高まる
・方針や理念がわかりやすくなる
・目的や目標が明確になる
・評価の基準が明らかになり納得感が高まる

成功パターンを分析し「仕事の仕組み化」ことは、中小企業やベンチャー企業だからこそ、チームの成果を最大化するために業務効率化に取り組むことは、必須条件だと言えるのです。

■KFS分析による業務効率化とは？
KFS分析による業務効率化とは、仕事を進めるプロセスから、ムラがあること、ムダがあること、そして、それがムリに繋がっているということを洗い出し、それを省くことです。

つまり、効率的な業務体系となる「業務フロー」を構築し、「仕事を見える化」することで、非効率な業務を改善するということです。

業務効率化を進めるにあたっては、KFS分析を行い現状の仕事やその流れを整理して、ムラ、ムダ、ムリを省いて効率的な仕事の流れを作った後、ITツールの導入やRPAによる自動化などによって、さらに効率化を進めて行くことも可能です。

業務を標準化する目的は以下の通りです。

１、一人に負担のかかる仕事のやり方から平均した分担になるため
２、誰に代わってもできるようにするため
３、業務自体をシンプルで、目に見えるようにするため
４、ムリ・ムダ・ムラを無くすため
５、業務遂行における品質の均一化と向上を図るため
６、可視化し、業務の内容を明らかにする
７、基準を作り、上手行く手順と方法を示す　　　　
９、規則・規定などのルール化し、理念の理解などを組織で共有
８、規則・規程、業務品質を評価する仕組みを作る

最近では、自社ではコア業務にフォーカスし、単純作業は社外へのアウトソーシングなども業務効率化のひとつになっています。

■KSF分析のノウハウのブラッシュアップの必要性
KSF分析を突き詰めると、具体な数値目標のKGI（Key Goal Indicator：経営目標達成指標）や、KGI達成の計測値となるKPI（Key Performance Indicator：重要業績評価指標）に収斂されていくため、KSFは経営戦略の成否を決定します。

このKSFが明確になっていると、半年後、1年後、3年後も見据えた事業計画書が作れるため、新規ビジネスもうまくいきやすいと考えられます。

KFS分析により成功要因を細かく分析するといっても難しいことではなく、分析結果から「key success factorは何か」「そう思う理由はなぜか」という話し合いを繰り返して最終的な答えを絞るというものです。

人によって業務の進め方がばらばらになってしまったりして、効率的に作業することもできなくなってしまいます。きちんとマニュアルを整備しておけば、業務の標準化や効率化に役立ちます。

自社のkey success factorを把握することができたとしても状況の変化がないとは言えないため、定期的な見直しをする必要があります。

業務内容や手順の変更に応じて、きちんと修正したり更新したりして整備し続けなければ、実際の業務との違いが出てきてしまうというリスクがあります。

会社の仕事や経営環境というのは、日々変化するものです。

それに伴って、マニュアルの内容も変更しなくてはいけません。マニュアルの内容が古いままだと、すでに不要になった業務も含まれているでしょうし、無駄な仕事を行うことになってしまいます。

CSFを上手く活かすためにも常に情報収集を意識し、万が一、新規企業の参入や競合社の新製品開発などがあったとしても対応できる状態を作っておくことが重要です。

■まとめ
KFS分析により「重要成功要因」「key success factor」とは、経営戦略を達成するために何が必要かを定める目的で行われます。

近年のビジネス環境の変化の激しさ速さと、社内的な面では働き方改革などが取り上げられる中で、業務の効率化を図ったうえで業務標準化を進める重要性が高まっています。

明確なマニュアルを整備し、業務経験のない社員でも仕事を覚えられるようにしておくことは、社員一人ひとりの能力を効果的に引き出し、そのモチベーションを維持するためには欠かせない事項なのです。

優秀なフランチャイズチェーンは、パートナーになる加盟店に提供するマニュアル化を徹底して作り上げることで誰もが再現できるシステムを持っています。

例えば、飲食店の場合、商品の製造方法、飲食物の調理方法、サービスの提供方法、接客方法など、その具体的手段や手順について、できるだけ具体的に制定しルールを明確に決めています。

KFS分析を行った上で外部環境の変化や顧客の変化に対応するため、自社のビジネスモデルや運営プロセス、商品・サービスの改善に常に取り組んでいます。

継続して事業で成功を収めるためには、成功パターンを分析しながらもKSFの変化に伴って、資源配分やビジネスモデルそのものも最適化し、進化させて行く必要があるのです。

成功要因を見極め、再現性のあるノウハウを仕組化してますか？

■最後に
KFS分析を行うとその業界で、その市場に出ていったときに、競争に負けずに勝てるのかどうかと、競争に負けずに利益を上げられるのかがポイントとなり、KSFの重要性がよくわかります。

KSF分析により、技術革新や顧客ニーズの変化など、様々な外部環境により変遷していることが分かります。継続して事業で成功を収めるためには、KSFの変化に伴って、資源配分やビジネスモデルそのものも変えていく必要があります。

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