タスクフォースが緊急性の高い課題を解決に導く理由?

投稿日: 作成者: KENJINS運営元代表 カテゴリー: プロ活用方法   パーマリンク

緊急かつ重要な課題を扱うためには、慎重にメンバーを選び、運用することが必須となります。そのような際に通常の組織内で行う仕事とは別に緊急性の高い特定の課題を達成するために、「タスクフォース」として一時的に組織を編成するケースがあります。その多くは、緊急かつ重要な課題を扱うため、優秀メンバーで構成された横断的なチームを短期間で構築することが重要となります。そこで本記事では、タスクフォースの概要やメリットデメリット、プロジェクトチームとの違い、運営する上でのポイントをご紹介します。

■タスクフォースとは?
タスクフォース(Task force)とは組織内部で緊急性の高い問題の解決や企画の開発などを行うために一時的に構成された組織のことで、特別な役割を一時的に担う、もしくはその一時的役割を担うメンバー全体を指します。

「タスクフォース(task force)」とは、もともとは軍事用語で、軍隊においてある特定の任務(タスク)を行うために編成された「機動部隊」のことを指していました。ここから転じて、軍隊以外でも企業や官公庁などの組織において、特定の目的を果たすために一時的に編成される部署やグループのことを「タスクフォース」と呼ぶようになったのです。

一般的にタスクフォースのメンバーは、組織内の各部署から抜擢によって選出されます。タスクフォースはもともと軍事用語で「機動部隊」を指す言葉で、対策本部や作業部会、特別部隊とも訳されます。近年では、緊急性の高い特定の課題(不祥事などの対応や新商品開発など)を解決するために、各部門から召集されたメンバーで構成される一時的な組織を指すビジネス用語として使われています。

タスクフォースは、組織内の各部署から適任者を抜擢し、短期集中的に課題解決に取り組む特別チームです。実際にタスクフォースの仕事ぶりは機動部隊のような陣営になります。タスクフォースが組織されるのは、会社にとって重要な商品を開発する場合や会社に起こった問題などを解決する場合など緊急性のあるケースです。

タスクフォースは、情報システム部門やインターネット関連においてよく使用されますが、全社的なインターネットの運用・管理、発展などを目的に召集されます。また、中長期戦略の達成を目的に構成される主な組織形態(機能別、事業部制、マトリクス型など)とは別に、企業の不祥事による問題解決を目的に、タスクフォースが構成されるケースもみられます。

■タスクフォースの目的
タスクフォースの目的は組織に関する課題の中で緊急性の高いものをいち早く解決し、よりよい方向に導くこと。組織にはさまざまな課題が内外を問わず発生しており、そこには時間をかけて解決すればよいものと緊急性を要するものが混在しています。そのため、各部署の適任者や専門家を招集し、緊急性の高い経営課題を解決するタスクフォースが注目を集めています。

イノベーションによる技術革新やプロダクトライフサイクルの短期化によって、迅速な意思決定と行動が求めらるようになり、グローバル経済に対応した組織改革が迫られる機会も増えています。

タスクフォースは当初の目的を解決するために組織され、課されたタスクをこなすために全力を尽くしていくことになります。そのため、タスクフォースのメンバーに選定されるのは、会社における各部門の精鋭たちとなり、普段は共に仕事をすることのないメンバーで業務をこなしていくことが特徴です。

タスクフォースはその緊急性を要する課題をいち早く解決し、より良い方向に導くために構成される組織なので、課題を達成した時点で解散となり、メンバーも元の職場に戻り通常通りに仕事をする形になります。

■タスクフォースとプロジェクトチームの違い
タスクフォースと類似した言葉に「プロジェクトチーム」があります。タスクフォースのほうがより緊急性の高い要件のためのチームという意味を持っていましたが近年では問題の解決や課題の達成を目的とする「プロジェクトチーム」も「タスクフォース」とほぼ同義に用いられています。

一番の違いとされているのは、「どれくらいのスパンを想定しているプロジェクトなのか」という点です。タスクフォースとプロジェクトチームという言葉を比較した時に、「臨時のチームを結成して目的の達成だけのために動くチーム」という意味を双方とも持ち合わせているため、同じ意味であるという意見もあります。

明確な二つの違いとして「プロジェクトがどれくらい長引くのか」ということを焦点とした場合、比較的短期間なものをタスクフォース、長期に及ぶものをプロジェクトチームとする意見も多くあります。タスクフォースは前述の通り、「緊急性」という点が強調されています。そのため、いかにして現状起こっている問題を迅速に解決するかかということが重要になり、メンバーもそのように動いていくことになります。

■プロジェクトチームとは?
「プロジェクトチーム」は、「タスクフォース」と比べて長期間にわたる大きなテーマを扱う場合に用いられます。プロジェクトチームは長期的なスパンで課題解決に挑んでいくチームということです。対象が大きな課題であることは間違いないものの、問題の検証や実際の解決には時間がかかることを想定し、ある程度じっくりと動いていくことがプロジェクトチームの形になってきます。

タスクフォースの代わりに「プロジェクトチーム」と呼ぶこともあり、役割や目的は各企業によって異なりますが、比較的長期的な課題やテーマを扱う組織を「プロジェクトチーム」と呼ぶ傾向がみられます。このように、タスクフォースとプロジェクトチームの大きな相違点はスパンですが、このスパンの違いによってメンバーの選定基準や、業務能力の向き不向きなどが議論されることになります。

■タスクフォースとワーキンググループ、ワーキングチームの違い
「ワーキンググループ」や「ワーキングチーム」、どちらも特定の問題を解決するために作られるチームで、タスクフォースとほぼ同義で用いられます。ワーキンググループ(working group)は特定の任務や作業のために設けられた集団で「作業部会」とも訳されます。

ある一つの課題を解決する主体的な組織を「ワーキンググループ」と位置付け、ワーキンググループ内で作業別に細分化された組織を「タスクフォース」と位置付け、任務を遂行します。主に政府系機関による国家単位での政策、企業の存続・経営不振に陥る問題に対応する際に活用されると考えられます。

■タスクフォースとクロスファンクショナルチームの違い
「クロスファンクショナルチーム(Cross Functional Team)」は課題の中でも特に「全社的」なものを解決するために作られたチームです。既存の組織にとらわれることなく随時組織横断的に編成されます。

※クロスファンクショナルチームは社内だけでなく社外からも必要な人材を集める場合があります。そのため、タスクフォースに比べて大掛かりな課題に取り組むのが一般的です。

■タスクフォースのメリット
ここではタスクフォースの長所、メリットを紹介します。

1、解決のためにリソースを注げる
タスクフォースには「課題を解決する」という明確な目的があるため、目的に向けてモノやカネといったリソースを注ぎ込むことが可能です。また短期間での処理が中心となり、一定期間にエネルギーが集中するため、高い成果が期待できます。タスクフォースは各部門から専門性能力の高い人材が召集され、既存の役職や仕事を一時中断して緊急性の高い問題や課題に注力するため、迅速な対応が可能です。

2、解決に適したメンバーを集められる
タスクフォースでは課題が明確になっているため、問題の解決に適したメンバーを集めることが可能です。また、解決のためには何のスキルが必要か、どのようなタレントが適しているかといった人材が想定しやすいというメリットもあります。各部門が抱える課題や問題をメンバーに共有すると、解決の糸口を見つけ出すきっかけになるでしょう。

タスクフォースは緊急課題だけでなく、事業開発や新商品開発など組織横断型プロジェクトの推進にも召集されます。その場合、各部門の技術者や専門家の考えや意見を統合し、イノベーションの創出に役立てることができます。

3、さまざまなメンバーが集結できる
タスクフォースのメンバーは組織内の各部署から横断的に抜擢されますが、社内だけでなく社外からも招聘すると、より能力の高いメンバーが揃います。また各部門の技術者や専門家の考えを統合できるため、イノベーションの創出に役立つのです。タスクフォースを導入すると企業側にさまざまなメリットが生まれます。それらのメリットを事業の活性化へつなげることも可能です。

日本企業の多くが組織の全体最適を進めるなかで、タスクフォースは部門間の利害関係を超えて組織全体の問題把握や解決手段としても有効です。さらに各部門が抱える課題や問題を、仲間意識が芽生えた他部門の召集メンバーに共有することで、解決の糸口を見つけ出すきっかけにも繋がります。

■タスクフォースのデメリット、課題
タスクフォースの導入にデメリットはないのでしょうか。タスクフォースの課題と併せて見ていきます。

1、ノウハウの蓄積
タスクフォースは編成されてから解散するまでの期間が短いため、プロジェクトの内容や実績を企業の中に蓄積し、他のプロジェクトに活かすことが難しくなります。そこで獲得した新たな知識や情報をタスクフォースの解散とともに消滅させず、どう組織に残すかは課題でしょう。

2、メンバーの集め方
メンバーの選出方法が明確になっていない、メンバー間の緊張や対立が起きやすい、社外からメンバーを集める場合、どのように協力してもらうかなども課題です。

3、サポート不足
タスクフォース内で困り事が起きた際のサポート体制を想定しているでしょうか。タスクフォースはトップ層や経営陣からのサポートがないと、リソース不足や人事考課における不安といった新たな問題を引き起こす場合があります。

メンバーがもともとの部署に籍を置きながら活動する際は、元のメンバーと一緒に作業できる時間や場所も確保しましょう。

4、目標や課題の共有
タスクフォース組織内で目標や課題がきちんと共有できているでしょうか。タスクフォースには多様なバックグラウンドの人材が集まるため、通常の組織以上に目標や課題を積極的に共有する必要があります。

この部分が共有されていないと行動に統一感が生まれないため、課題解決が進みにくくなるのです。目標や課題、重要な規範や価値観なども、ルールとして明文化しておきましょう。タスクフォースにはメンバー間の緊張や対立の発生、当事者意識の欠如が起きやすいといったデメリットがあります。

■タスクフォースを運営していく上でのポイント
会社における緊急の問題を解決させるために組織されるタスクフォース。それゆえに失敗は許されず、チーム作りと運営の手腕も大きく問われることになります。ここからは、タスクフォースを運営していく上でのポイントを説明していきます。

1、解決すべき課題の明確化と適正なリーダー選定
タスクフォースを形成する目的は、眼前の問題解決にあります。そのため、まずチームができた段階で、どこをゴールとするのかを明確しておかなければなりません。しっかりと目指す道を共有しておかなければ問題解決に時間がかかるため、最初に必ず目的とゴールを設定しておきます。

そして、タスクフォースにおけるリーダーの選定も重要です。緊急の問題解決には、それに応じたスキルやノウハウを持っている人材が必須となります。そのような能力を持っている人物が先頭に立って指揮をしていくことが問題解決の近道であるため、まずはマネジメント能力を持っているリーダーを慎重に選定することが大切です。

2、迅速かつフレキシブルな対応
対象となる問題によっては、タスクフォースが組織された段階で会社が危機的な状態に陥っている可能性も十分に考えられます。その場合は、より緊急性を重視して動いていくことを徹底しなければなりません。情報化社会では、問題が起こった時の対応に関しても瞬く間に拡散されていくため、スピード感を持って真摯に対応していくことが求められます。

また、状況によってはいままでのやり方とは違ったアプローチを見せるなどの柔軟性も必要です。会社としての決まり事も大事ですが、それを頑なに守ることで企業としてのイメージを下げてしまう可能性もあります。そこで、それぞれの状況に一番合った行動をとることも大切です。

3、有益な情報やノウハウの蓄積
前述の通り、タスクフォースのデメリットとして、チームが動いていた時に得た有益な知識やノウハウを他のプロジェクトで生かしづらい点があります。臨時に組織されるチームであるため、解散後に知識やノウハウが分散されてしまいます。これらをしっかりまとめておかなかったことで、同じような問題が再度起こってしまうことは避けなければなりません。

そのため、タスクフォースが解散する段階でその時に起こった問題の検証・解決策やプロセスなどをしっかりとまとめておき、類似の事態が起こった時に役立てられるようにしておきます。

★タスクフォースの活動を進める7つのステップ
ここではより具体的にタスクフォースの活動を進める流れやステップについて紹介します。

1、タスクフォースを編成
解決すべきタスクに合わせて解決に必要な技術的スキル、対人スキルを持ったメンバーを選定します。この際マネジメント能力やリーダーシップを備えたメンバーをリーダーに選び、その下に相互に補完し合うスキルを持ったメンバーを追加していくとよいでしょう。具体的な業務にまでタスクを落とし込む過程で都度、必要なメンバーを追加していく方法もあります。

2、課題とスケジュールの共有
解決すべきタスクは明確化されているでしょうか。またメンバー間で課題とスケジュールは共有がされているでしょうか。どのような状態になったら課題解決とするか、どの程度の期間で目標の状態に持っていくのかなど、スケジュールや課題をある程度明確にしておきます。スケジュールは、週に2時間程度の活動、半年ごとに開発標準を改定など、無理のないものにしましょう。

3、方向性を決める
タスクフォースの方向性は決まっているでしょうか。どのように動かすか、どうしていくかなどの方向性をメンバー内で共有できているでしょうか。チームには多様なバックグラウンドの人材が集まります。価値観や方向性、規範が共有されていないと行動に統一感を持てず、非効率な活動となってしまうのです。重要な方向性や価値観はルールとして明文化しておきましょう。

4、課題の解決に向けて行動する
緊急性の高い課題解決のために編成されたタスクフォースは、迅速かつ柔軟な対応力が求められるます。その際のポイントは信頼や信用、自信に代表されるチームワークの確立します。気軽に発言できる雰囲気をつくって全員に発言の機会を与えたり、人の意見を否定せず自信を与えたりするとよいでしょう。

5、モニタリング
現在その課題はどういった状況なのか、どの程度解決できているかなどを都度モニタリングします。経済のグローバル化に伴い、多くの企業が海外展開支援のタスクフォースを設立して議論を活性化しています。さまざまなタスクフォースをモニタリングすると、リーダーシップの強化や経営陣としてのチーム力も向上するでしょう。

6、解決と振り返り
前述の通り、課題解決と同時に解散となるタスクフォースには得られた知見を組織運営に活かしにくいです。活動後は、活動中に生じた改善点や課題、具体的な施策などを詳細に振り返りましょう。タスクフォースを引き継ぐ組織を新たに構築し、組織内教育や研修に活用していく方策も効果的です。

7、ノウハウの共有
タスクフォースの活動中に気付いたノウハウは適宜社内組織に共有します。課題の解決に向けて優れたメンバーを結集したタスクフォースでも、過去と同じ活動をしていてはリソースを無駄にしてしまいます。

他プロセスに関する意見も課題に対して異なる視点からの評価として共有し、積極的にノウハウを明文化していきましょう。企業が激しい競争を生き残るには変化に即応した意思決定と行動力が不可欠です。タスクフォースを効率的に活用し、戦略的な課題解決に努めましょう。

■スピードと柔軟性の重視
経済のグローバル化と消費者価値観の変化(モノの消費からコトの体験への移行)を背景に、企業が抱えるビジネス課題は高度化・複雑化しており、柔軟かつ迅速な対応が求められます。

特にタスクフォースは緊急性の高い課題に取り組むため、スピードと柔軟性が重要です。もし、不祥事が起きてその後の対応が遅れれば、企業価値を大きく損なうリスクがあります。これを防ぐには、事前にタスク編成を行なっておくなどタスクフォース設立の手順を明確にすることでスピードと柔軟性の確保につなげることができます。

■まとめ
技術革新により、企業が抱えるビジネス課題はより高度化・複雑化しており、企業には迅速かつ適切な対応が求められています。その結果、緊急性の高い課題・問題への対応だけでなく、事業推進の分野でも「タスクフォース」組織を立ち上げる企業が増えています。

問題の度合いによっては、タスクフォースのメンバーは社運を賭けた仕事に臨むことになります。そのため、会社全体で総力を挙げてタスクフォースのメンバーをサポートしていく体制を構築する必要があります。大きなピンチを乗り越えるのは大変なことですが、一番会社としての手腕を問われるタイミングでもあるため、一切の妥協なく運営を行いたいところです。

日本最大級の顧問契約マッチングサイト「KENJINS」では、緊急のある課題解決に向けて、各案件に対して5000人を超える顧問やプロ人材の中から最適な機動部隊を組成し、クライアントアントからの依頼内容に応じた「タスクフォース型のコンサルティングと実行支援サポート」を展開しています。共通のミッション(理念)のもとで、独立したプロフェッショナルが自分の強みを生かし、目的に応じて臨機応変にタッグを組み、中小・ベンチャー企業を強力にバックアップします。

中小企業の場合、経営課題が多くこれらを支援する業務は多岐に亘っています。それ故、営業支援からマーケティングか、財務管理に至るまで多種多様な能力を必要とします。これらを一人でもれなく支援することは不可能です。KENJINSでは、タスクフォースという複数の精鋭部隊を集結させ、スピーディーにその課題解決にあたることができます。また、互いに独立したプロの組織なので無駄の無い効率的な支援が行えます。

本田季伸のプロフィール

KENJINS運営元代表 ★連続起業家★著者★人脈コネクター★KENJINSの創設者★プライドワークス株式会社 代表取締役。 大学卒業後、日本食研株式会社を経て25歳で起業。複数のITベンチャーを創業する。クーポンサイトの運営時にバーコードを電子化し、チケットや会員証として携帯電話の画面上に表示するアイデアを考案し、発明者として20件以上の特許を申請し権利を取得。2002年にKDDIと共同で歌手の矢井田瞳のコンサートで電子チケット入場を実用化させ、モバイルチケット事業のパイオニアとして一躍注目を浴びる。 2012年に「賢人たちに学ぶ 道をひらく言葉」を出版。後に3部作となり累計販売部数は、75,000部を超える。2013年に日本最大級の顧問契約マッチングサイト「KENJINS」を開設。プラットフォームを武器に顧問紹介業界で横行している極端な顧問料のピンハネを撲滅を推進。「顧問料の中間マージンをゼロ」「顧問報酬100%」をスローガンに、これまでの顧問紹介業界に創造的破壊を起こし、「サブスクリプション型」や「成果報酬型」で、「プロ顧問」紹介サービスを提供している。

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