ジョブ・ディスクリプションとは?人と仕事の要件定義が大事な訳

投稿日: 作成者: KENJINS運営会社社長 カテゴリー: プロ活用方法   パーマリンク

日本の大手企業の新卒採用では、「総合職」として一括採用といったように、職務内容が明確にされないことも多いのが現状です。

総合職で採用される場合、入社するまで具体的な仕事の内容が明確でないケースも多く、特定分野のプロとして仕事の成果を上げることが難しいと言えます。

仕事をする側も今後のキャリアを見据えて、強みと言える専門分野のスキルを磨くことができな難く、人生100年時代に必要な知見やスキルを活かし難い可能性があります。

そういった人と業務のミスマッチをなくし、個人が得意分野を武器に企業の業績アップに繋がるような貢献をするためには、ジョブ・ディスクリプションの導入が効果的です。

そこで今回、ジョブ・ディスクリプションとは、人と仕事の要件定義が大事な訳について解説します。

■ジョブ・ディスクリプションとは?
ジョブ・ディスクリプションとは、担当する業務内容や範囲、仕事をする上で必要なスキルがまとめられた人材要件を指します。

欧米では、企業が人材を募集する際の求人情報を作成する際や雇用契約書、人事評価の際にもジョブ・ディスクリプションが必ず使用されています。

ジョブ・ディスクリプションは、英語で「job description」と表記されます。日本語では「職務記述書」を意味します。

「ジョブ型雇用」を採用している北米や欧州などの職場では、正社員の採用やフリーランスへの仕事依頼を行う際にもジョブディスクリプションが普及しており、当たり前のように活用されています。

ジョブ型雇用とは、ジョブ・ディスクリプションに基づく「職務」(ポジション)をベースとして、それに見合った人材を雇用する雇用形態を指します。

言わば、その職務におけるスペシャリストを採用し、育成するための雇用形態です。

日本の人材採用のシーンでは、ジョブ・ディスクリプションは、一般的ではありません。

ですが、ジョブ型雇用が一般的な欧米の企業では、ジョブ・ディスクリプションが仕事の軸になります。日々の業務はもちろん、採用のミスマッチを防ぎ、人材を評価をする際にもなくてはならない必須アイテムとも言える極めて重要なものになります。

■ジョブ・ディスクリプションの項目
ジョブ・ディスクリプションの職務内容と範囲については、どのような業務をどのように、どの範囲まで行うかといったところまで詳細に記述されます。

記載される代表的な項目は、以下になります。

・ポジション名
・職務の目的
・職務の責任
・職務内容・範囲
・求められるスキル・技能・資格など

ジョブ・ディスクリプションの記述する際の流れは、概ね次のステップを取ります。

1.経営陣の人事方針の確認
2.現場でのヒアリングを経てドラフト(草稿)を作成
3.関係者の確認を得て修正

求人情報にジョブ・ディスクリプションが明記されれば、求職者は自分のスキルに見合った希望の職種を選択できます。職務内容も明確になるため、安心して職務に当たることが可能です。

■日本企業でジョブ・ディスクリプションが使われない理由
海外では、人材の募集要項の作成や人材採用時に、ジョブ・ディスクリプションはなくてはならない必須の書類ですが、日本の企業ではあまり使われていません。

その理由は、日本企業と海外企業の人材の採用方法や人材育成の考え方が異なり、雇用契約の内容にも違いがあるからです。

日本では先に「人」を採用し、そこに職務を当てはめていく「メンバーシップ型雇用」で組織をつくってきました。

メンバーシップ型雇用では、終身雇用を前提にジョブローテーションにより、定期的にその職務に就く人材を入れ替えながら、ゼネラリスト型の人材を育成します。

そのため、ジョブ・ディスクリプションの必要性が薄く、これまで導入や活用が進んでいませんでした。

欧米企業の多くは、職務内容に合わせた知見やスキルをベースに成果を上げることが評価の基準となります。

欧米には、総合職という概念が存在していないため、新卒であったも初めから職務内容が決められています。その上で雇用契約を結び、ジョブバリエーションといわれる職務評価が実施されて給与や等級を決定するのが、一般的な人材の採用のスキームであり、人事評価の流れです。

一方、日本の大手企業の場合、新卒採用の場合には特に「この職務を担当する人を採用する」という、明確な職務内容ありきの雇用契約は少ないと言えます。

日本では、総合職で採用してから配属や職務内容を決めたり、出世や配置転換によって何らかのポストに就けたりするため、ジョブ・ディスクリプションにより、採用を行わない会社が多いのです。

これまで、日本の企業の多くにジョブ・ディスクリプションに相当するもの無かったのは、欧米企業の賃金制度が基本的に職務給であるのに対し、日本では職能給が普及していたことも大きな理由の一つになります。

海外企業では、元々、終身雇用の概念がありませんが、日本のビジネスマンも1つの会社で生涯働くことが少なくなり、大手企業でも終身雇用の崩壊が始まったことにより、転職することが当たり前になりました。

そのため、日本の企業でも、同一労働同一賃金の導入だけでなく、成果主義にともなって、ジョブ・ディスクリプションの活用に注目が集まるようになり、導入する企業が年々、増加しています。

■ジョブ・ディスクリプションを作成するメリット
企業が必要とするスキルや経験を明記したジョブ・ディスクリプションを用意しておくことで、様々なメリットがあります。

1、仕事内容を明確にした上で効果的な採用ができる
ジョブディスクリプションに基づく雇用は、その職務に合った人材の雇い入れや、職務に合わせたスキル育成を基本としています。

人材採用時にジョブディスクリプションを活用すれば、必要なスキルや業務遂行能力など複数の側面から客観的に判断することが可能になります。

業務に合わせて採用したい人物基準をより明確化できるため、応募者のスクリーニングや転職希望者とのマッチングの効率化が期待できるでしょう。

転職希望者側も応募段階で細かい職務内容がわかるため、入社前後のイメージギャップを防ぎやすくなります。

ジョブディスクリプションにより、「想定外のミスマッチを防ぐ」「早期離職のリスクが減る」といった効果も期待できます。

2、専門家の育成と効果的な配置が実現できる
日本企業に多い「総合職」というメンバーシップ型雇用の場合、終身雇用を前提にしているため、仕事内容は多岐に渡ります。

総合職として入社する場合、ジョブローテーションで1つの会社で様々な職種に携われる可能性があります。

一方で特定分野で卓越した知見やスキルを持つ、スペシャリストの育成は難しいとされています。

採用する側:特定の業務領域の経験を持っている人材を採用・育成しやすい。
採用される側:明確に分けられた領域でキャリアを積むことができる。

基本的に人事異動がないため一つの職務でより深くスキルを磨くことが可能です。これにより、その分野のスペシャリストとして成長する機会を得やすくなります。

3、組織の生産性が向上する
ジョブディスクリプションに基づく雇用では、その職務に必要なスキルや特性をすでに持つ人材を配置することが基本となります。

それぞれの職務ごとに業務内容や達成すべき目標を細かく定め、明確化します。これにより、従業員それぞれの課題となる「自分のやるべきこと」に対し、より深い理解が得られます。

従来のように育成に時間や費用を割かずに済むため、最小限の費用で最大限のパフォーマンスを発揮できる適材適所の人員配置が可能となります。

さらに、強みを活かした人員配置により、従業員側のモチベーションも上がり、人材活用と組織の生産性向上の両立というメリットが期待できるでしょう。

4、能力・成果に応じた適正な待遇の決定が可能に
ジョブディスクリプションの活用により、「能力・成果に応じた適正な待遇の決定」などの効果が期待できます。

欧米の企業がジョブ・ディスクリプションを作成する目的は、仕事内容と人材要件を定義することで、職務内容について明確に規定し、あいまいさを排除するためになります。

ジョブ・ディスクリプションに業務の達成目標や評価基準を給与テーブルで記せば、常に適切な人事評価をしやすくなります。社員にとっても最初から基準が提示されているので、納得して評価が受け入れられます。

ジョブディスクリプションの活用により、「能力・成果に応じた適正な待遇の決定」などの効果が期待できます。

各社員の職務の成果は、ジョブ・ディスクリプションに記述されていることができたかどうかという客観的な基準で判定されるため、評価への不満や不公平感が起こりにくくなります。

■まとめ
ジョブ・ディスクリプション「job description」とは、職務記述書を意味します。人材の採用においてお互いが成果を上げるために非常に重要な書面となります。

ジョブ・ディスクリプションとして文書化する最大のメリットは、雇用や業務範囲の決定、業務上で必要とされるスキルや要件、業務の進め方、求められる成果、評価などを、担当する職務(ポジション)ごとに明確化させることにあります。

人材を募集する場合も、採用したいポジションのジョブ・ディスクリプションを求人情報として提示し、雇用契約を結びます。

これにより、業務上の無駄や非効率が少なくなり、組織の生産性向上につながることが、ジョブ・ディスクリプションによる人材採用と人事管理のメリットの一つです。

欧米では、求職者は、ジョブ・ディスクリプションを見た上で応募するかどうかを決めるのが一般的であり、ミスマッチが少なくなるメリットがあります。

米国の会社では、「job description」に書かれていないようなことを会社や上司が一方的に業務命令として出せば、従業員は基本的に動かず、法的にも動く必要がありません。

ジョブ・ディスクリプションの作成にあたっては、その職務に既に就いている社員へのインタビューに基づき、人事や部門のマネージャー、時には幹部クラスも加わって議論しながら要件を定義していくのが通例になります。

ただし、企業の経営戦略や市場の環境などビジネス状況が変化すれば、職務の目的も内容も変わるため、作成したジョブ・ディスクリプションは定期的に見直しをかけ、更新していくことが重要です。

日本の場合、ジョブ・ディスクリプションの近いものが「人材要件」になります。人材要件とは、企業のビジョンや経営戦略を踏まえ、自社に必要な人物像を定義したものを指します。

どのような人物を採用したいのか、想像できるレベルまで具体的に言語化できれば、採用のミスマッチや評価のブレを防ぐことができます。

スキルや特性、経験、志向などから欲しい人材を具体的に定義することで、採用したい人物像が明らかになり、採用に携わる全員が共通認識を持つことができます。

「人を育てることは、まずその人の適性を見抜かなければならない。適性を把握したら、それを発揮できる場所を与え、能力に磨きをかける。これが、人材育成の流れである。」

<野村克也>

■最後に
現在、ITエンジニアをはじめとする専門職の人手不足や、ダイバーシティ経営に基づく外国人雇用の増加などから、ジョブディスクリプションをもとにしたジョブ型雇用の必要性が増しています。

日本経済団体連合会「経団連」が行った「2020年人事・労務に関するトップ・マネジメント調査結果」によれば、約4分の1にあたる25.2%の企業がジョブ型雇用を「導入中」もしくは「導入予定」「検討中」であると回答しています。

働き方改革が推進されている昨今、ジョブディスクリプションを効果的に活用することにより、勤務地や勤務時間などを特定の領域に限定することで、フルーランスや副業など、様々な形態で即戦力となる人材を雇用することも可能になりました。

ジョブ・ディスクリプションは、業務内容に合わせて最適な人材をアサインするものですが、自社の従業員だけでなく、フリーランスに求めるスキルや経験、そして仕事をする上でのミッションと言えるものになります。

ですが、企業が働く人に対して仕事を定義し、懸命に働くことを求めるばかりでは、良い人材の採用へは結びつきません。

自社で働くことで得られるメリットや価値、企業文化などを応募者に提示することも大切です。

企業がジョブ・ディスクリプションを定義するのと同様に、応募者も企業に何かしらのメリットや働く目的な意味を求めているということを忘れないことも欠かせません。

正社員やフリーランス、副業を問わず、ジョブ・ディスクリプションを定義するためには、経営戦略など自社のことをを理解して置かなければなりません。

経営者がまず経営理念を掲げ、企業として最終的にどこを目指しているのを指し示し、どのような組織を作りたいのか、そのためにどのような採用計画が必要なのか、を把握し、どのような人物が必要となるかを定め、ジョブ・ディスクリプションの核となる採用基準を明らかにすることが大切です。

欧米では、個々のライフステージに重き置いた上で、ワークスタイルの多様化により、正社員として働くよりも知見やスキルや人脈を活かし、フリーランスのプロ人材を目指すビジネスマンが爆発的に増えています。

今後、日本でも人的資産を武器にフリーランスや副業をしたい優秀なプロ人材が増加すると言われています。

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本田季伸のプロフィール

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