仕事効率化とは?労働生産性を向上させる仕事効率化のコツ

投稿日: 作成者: KENJINS運営会社社長 カテゴリー: プロ活用方法   パーマリンク

商品やサービスを生産する企業活動において、生産性は重要な課題になるため、経営者を問わず個々が生産性の向上を常に意識し、仕事の効率化を考える必要があります。

営業であれば、担当する顧客の数が増えた際や、WEBマーケティングであれば、重要な仕事を任されたが時間が限られている場合には、仕事を効率的に回す必要があります。

しかし、「裁量権を与えられ、仕事を効率化したいが、効果的な方法が分からない」と、悩んでいるビジネスマンも多いのではないでしょうか。

そこで今回は、仕事効率化とは、労働生産性を向上させる仕事効率化のコツについて解説します。

■仕事効率化とは?
仕事効率化とは、ビジネスマンが労働生産性を向上させるための考え方や、日々の仕事やプロジェクトに対して、様々なコストを意識した取り組みを指します。

生産性とは、企業活動において頻繁に聞く言葉ですが、投入資源から生み出された生産物の割合を表す指標です。労働生産性は、少ない資源で多い生産物を生み出した場合、生産性が高いということになります。

仕事効率化は、英語で「work efficiency」と訳せます。workは仕事で、Efficiencyは効率化という意味を持ちます。

仕事を効率化するのは、人的・時間的リソースを有効活用し、生産性を向上させることが目的です。

生産性は「アウトプット(生産量や付加価値)÷インプット(投入した人数や時間)」で表される指標になります。

1時間に10個生産すれば、1時間に5個生産するより生産性は2倍と考えられます、

生産性が向上するのは以下のようなケースです。

・同じ成果量をより短時間で達成する
・同じ時間でより多くの成果量を達成する

■仕事効率化のメリット
一人ひとりの仕事が効率化することで、企業としては、利益の向上やコスト削減も期待できるようになります。

短時間でより多くの業務をこなせるようになれば、その分受注できる案件数が増えることで、最終的な売上げの増加が見込まれるからです。

また、これまで複数人を要した業務を単独でもできるようになれば、人件費の削減につながります、1人当たりの生産性向上により定時退社が当たり前になれば、残業手当などのコスト削減にもつながります。

このように、仕事の効率化を推進することは、会社経営における必須課題であり、企業としても事業存続のために取り組まない理由のない施策と言えるでしょう。

■仕事の効率化と業務効率化との違い
仕事の効率化と、業務効率化には違いがあります。

仕事効率化とは、個人ベースでより多く生産物を生み出し、より少ない資源を投入する動きになります。

投入資源を削減する業務効率化は、生産性向上のための施策の1つだと言えます。

業務効率化とは、経営レベルで現状は非効率的な状況にある業務について、ムリ・ムダ・ムラのある工程を排除し、改善して効率的にしていくことを指します。

ただし、「業務効率化によって少ない資源を投入することになったが、個人の生産物も少なくなった」という状況もあり得ますので、両者を区別し目的に応じた適切な施策を行うことが大切です。

仕事効率化の目的:個人として生産物と投入資源のバランスを取り施策を行う。
業務効率化の目的:企業として投入資源を最小化し成果が出る仕組みを作る。

■仕事が効率化できている人の特徴
仕事が素早くできる人は、その時々でやるべきことが明確なので、何をするのか考える時間が必要なく、効率良く仕事を進められます。

生産性が高い状態とは、次の2つの状態を指します。

・何かを生産するために投入した資源が、少なければ少ないほど生産性が高い
・投入した資源で生産した生産物が、多ければ多いほど生産性が高い

業務を行う目的や業務にかかる時間など業務の全体像が見えていると、着手順や進行方法を適切に判断できます。

その結果、時間がかかりそうな業務や確認が必要な業務から早めに着手するというように、まず何からすべきか整理できます。

仕事が効率化できている人は、次のように業務の全体像を把握しています。

・仕事の最終目的は何か
・業務は誰のために行っているのか
・周りの従業員にも影響を及ぼす業務か
・業務完了までどの程度時間がかかるか
・業務の優先度は他と比べて高いか

他に急な業務を依頼されても、現状タスクにある業務と優先度を比較して対応することができます。結果として、業務を無駄なく仕事を効率良く進められます。

■仕事の効率化を高める方法
ここでは、仕事の効率を上げる方法をいくつかご紹介します。

1、目標を設定する
仕事の効率を良くするためには目標設定が大事になります。

なぜなら、明確な目標がある仕事にはやる気を出すことができ、継続して効率的に仕事を進めることができるからです。

目標設定とは、仕事で成し遂げたいゴールとなる「目的」を達成するために、「何を」「いつまでに」「どうするか」という具体的な手段である「目標」を決めることです。

例えば、「新規顧客を毎月3件獲得する」「残業時間を月10時間以内に抑える」「この仕事にかかる時間を○%まで削減する」「〇〇というスキルを磨く」といった目標になります。

その際、短期目標・中期目標・長期目標といったように3つの指標で目標設定をすることで、日々の目標クリアや1カ月または半年などの目標クリアで効果を感じることができ、モチベーションの維持にも繋がります。

2、仕事を始める前にToDoリスト作成
仕事を始める前に本日しなければならない「タスク」を書き出し、「ToDoリスト」の作成を行います。

ToDoリストを作成する目的は、作業の抜け漏れを防止して実行まで適切に管理することです。

やるべきこと(ToDo)をリストにすれば「何をすれば良いのか」が明確になるのと同時に「何をしなくても良いのか」も分かるためムダな作業を減らすきっかけにもなります。

ToDoリスト:ToDoを一か所にまとめて一覧にした「やる事リスト」。
タスク:期限までにやるべきこと、しなければならない仕事のこと。

対応すべきことが決まったら、どのような順序で進めるのかを決めて1日のスケジュールを確定させます。

例えば、午前12時までにこの仕事を終わらせる、この仕事は40分で終わらせる、など業務を進める前に自分なりの小さな目標を設定します。

自分で定めた小さな目標を一つずつこなすことで達成感が得られ、モチベーションの持続にも繋がります。

3、優先順位を決める
ToDoリストを作成した上で、本日中に終わらせる必要のある仕事なのかを改めて整理し、優先順位をつけて仕事に取り組むと時間の配分も効率よく使えます。

仕事の重要度や締め切りなどから逆算して、今日対応すべきことを確認します。ToDoに優先順位をつければ、限られた時間と労力を効率的に使えるようになります。

ToDoの優先順位付けには、緊急度と重要度の2つの軸を活用する「時間管理マトリクス」を用います。

今、抱えている仕事を全て書き出してみて、優先順位を付けます。自分自身のタスク一覧を作っておくことで、抱えている仕事が見える化し、一つひとつの優先順位も付けやすくなります。

仕事の重要度や、期日が近いものから優先順位をつけるようにしましょう。事前準備がなくすぐに実現できるものや、事前準備には時間がかかるが効率化の効果が大きそうな業務を優先的に進められるようにしましょう。

4、環境整備をする
仕事をする環境が整理整頓できている人の多くは、高い成果を上げています。デスク周りの整理整頓は業務への集中力を高め、仕事の効率をアップするメリットがあります。

デスク周りが煩雑だと、どこに何を置いているのかが分からずに、結局探す時間ばかり取られてしまって効率が悪くなってしまいます。常に整理整頓を心掛け、環境整備をすることで、仕事の効率化にも効果が期待できます。

整理整頓された環境では集中できるため、業務内容の細部まで気を配ることが可能です。

パソコンで仕事を行う上で、デスクトップの整理整頓は欠かせません。デスクトップが散らかっていると探しているデータがなかなか見つからず、タイムロスの原因となります。

仕事で使う資料や道具が整理整頓されていれば、必要な時にすぐ取り出せます。

特に急いでいる時ほど探し物を見つけられないという経験はないでしょうか。探し物をしている時間は、無駄な時間です。整理整頓によって時間の節約を目指しましょう。

5、業務ごとに仕事を見える化する
仕事の見える化を行うことで、効率を意識して業務が行えるようなります。業務や作業ごとのコストはなかなか意識しづらいものです。

業務ごとにコストの「見える化」を行うことで、その業務の生産性が分かるので業務効率の向上・コスト削減につながります。見える化は、目で見てわかる状態にするためシンプルで伝わりやすいことが重要です。

見える化を企業に導入する際の注意として、以下2点があります。

・わかりやすい
・全員が同じ認識をできる

業務ごとにコストを「見える化」すると、その業務の生産性が分かるため、効率化や必要な業務への集中が可能になります。

現状のギャップを「見える化」することでさらに社員の節約意識が高まります。そのためには社内でシステムを導入したり、共通の判断基準などを用いると良いでしょう。

組織全体で「見える化」を推進することで、仕事の効率化につなげましょう。

■仕事の効率化にはコスト意識が必要
経営層だけで戦略を考え、それを末端の一般職へ向けてトップダウン的に落としていくだけの形態では、もはや時代の変化に対応できません。

理想的には組織内の全員が「利益」を追求する思考、すなわち「コスト意識」を持って働くことを目指す必要があると言えます。

コスト意識とは、自分の行動にかかるコストのことです。企業は人件費として社員に給料を支払っています。

仕事が早い人は自分の行動にコストがかかっていることを意識しているため、少しでもコストパフォーマンスを高めようと、ムダな時間やムダな作業を極力削減するよう心掛けています。

コストと聞くと金銭が思い浮かびますが、それだけではありません。人的コスト・金銭コスト・時間コスト・場所に関するコストなど、さまざまなコストがあります。

例えば人件費をコストで考えると、役職に応じた働きを意識することが大切です。

仕事効率化を推進する上では、役職者はマネジメントや企画など0から1を生み出す業務などです。社員はその管理や定型化できない業務、パートはマニュアルに落とし込める単純作業などを全社レベルで考慮する必要があります。

これらの役割分担をしっかりすることで、仕事の効率を高め、人的コスト・金銭コストを最大限に活用できます。

■まとめ
効率的とは物事を正しく行うことであり、効果的とは正しい物事を行うことを意味します。仕事効率化を進める上では、理想としては、効率的で効果的な成果を上げたいと誰もが考えるでしょう。

誰でも正しいことを正しく行いたいと思うはずです。仕事を効率化するためには、成果の指標を定め、いつ何に対して集中すべきかを理解しタスク化することで、行動に落し込む必要があります。

規模の大きな案件になるほど、一人の力だけでは成功させることはできません。言い換えると、一人で何でもやる必要はないとも言えます。

各々の得意分野を生かし、苦手な分野はそれが得意な人に協力を仰ぎながら進める方法を検討するのも良いでしょう。自分が苦手だ、時間がかかりそうだ、と思う業務があったら、それが得意な人にやり方を相談してみましょう。

話を聞いてみて、自分でやる時間があれば自分の成長のためにやってみることも一つの手です。

「時間を自分のものにしてしまえば、多くの人が、一年でできることを過大評価していることと、十年でできることを過小評価していることが分かるだろう。」

<アンソニー・ロビンス>

■最後に
ビジネスで成果を上げる効果的な組織は重要な作業にうまく優先順位をつけ、適切なリソースを投入する方法を知っています。

経営陣だけでなく、現場のマネージャーが仕事が会社の戦略や目標とどのように結びついているかを明確に把握し、その知識をもとに何に取り組み、どこにリソースを割くべきかを判断しています。

仕事効率化には、業務の施策ごとに費用対効果を考え、レバレッジが効く大事な仕事を優先的に進めることで、関連する会社の目標に向かって歩みを進めるような仕事に取り組めていることが確認できます。

そして、全社レべルでビジネスの仕組み化を推進し、効果性が習慣として組織に身についたら、個々のメンバーの効率性の向上に向けて最適化していきます。

組織として業績を上げるためには、特に営業とマーケティングの仕事において、売上拡大に対してパフォーマンスの高い仕事を見極め、より短い時間で行う意識が必要だと言えます。

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本田季伸のプロフィール

KENJINS運営会社社長 連続起業家/著者/人脈コネクター/「顧問のチカラ」アンバサダー/プライドワークス株式会社 代表取締役社長。 2013年に日本最大級の顧問契約マッチングサイト「KENJINS」を開設。プラットフォームを武器に顧問紹介業界で横行している顧問料のピンハネの撲滅を推進。「顧問報酬100%」「顧問料の中間マージン無し」をスローガンに、顧問紹介業界に創造的破壊を起こし、「人数無制限型」や「成果報酬型」で、「プロ顧問」紹介サービスを提供。特に「営業顧問」の太い人脈を借りた大手企業の役員クラスとの「トップダウン営業」に定評がある。

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