業務効率化とは?仕事の効率化とパフォーマンスを上げるポイント

投稿日: 作成者: KENJINS運営会社社長 カテゴリー: 企業インタビュー   パーマリンク

働き方改革や少子高齢化のより、労働力不足が加速する中、多くの企業ではビジネス推進や行動変革に必要となるDXの取り組みや「生産性向上」への意識が高まっています。

テレワークの導入やオンライン会議の活用が一般的になった今、企業の競争優位性を高める上でも欠かせない要素が、ビジネス全体の「業務効率化」に取り組むことや、特定の業務プロセスの生産性をいかに向上させるかになります。

中小企業の場合、限られた経営資源の中で、従業員の仕事のパフォーマンスを上げるために、「何をどうすれば業務を効率化できるのか、改善方法が分からない」という社長が多いのが実情です。

そこで今回は、業務効率化とは、仕事の効率化とパフォーマンスを上げるポイントについて解説します。

■業務効率化とは?
業務効率化とは、仕事を進める上でのプロセスから、ムリがあるもの、ムダがあるもの、ムラがあるものを見つけ出して省き、非効率な業務を改善することです。

業務プロセスを効率化することで、同じ従業員数でも労働時間数を減らすことができたり、同じ労働時間でもこれまで以上の質、量の成果を上げることが可能となったりすることが、業務効率化の取り組みになります。

業務効率化は、「生産性向上」のための施策の一つと言えます。生産性向上とは、より少ない資源(リソース)のインプットで、高いアウトプットを得ることを指します。

ビジネスの特定の業務を効率化することは、これまでの仕事における「ムリ」、「ムダ」、「ムラ」を排除することで、経営資源や人的リソースの投下量を減らし、今までと同じ成果を出すことを意味しています。

■業務効率化でなくすべき「ムリ・ムダ・ムラ」の例
少子高齢化が進む日本では、人材不足が深刻な課題となっています。業務効率化を推進し、少ない人員で多くの成果を創出することが必要になります。

1、ムリ
ムリとは、実情と合わない達成が難しいスケジュールや目標が設定されているため、従業員や機械設備への負担が過度に大きく、かえってパフォーマンスが下がっている状態になっているケースを指します。

業務を可視化し、課題が明確になれば、課題に対してどう改善していくのか、具体的な取り組みが見えてくるはずです。

業務効率化は、ヒト・モノ・カネなど企業のすべてが対象で、すべての流れを効率的かつ滞りなく遂行するための問題定義から実現までを意味します。

2、ムダ
ムダとは、定例化している会議など、目的を達成するうえで必要のない工程や形骸化している業務を指します。

ムダは、顧客にとって価値のある作業や業務「付加価値」以外の全てのもののことです。付加価値とは、商品やサービスが本来持っている価値に、プラスα(アルファ)で付け加える価値のことを指します。

日々の作業や業務は、それを行なう側から見ると、「自分達にとって必要な作業」と「自分達にとって必要のない作業」の2つに分けられます。

3、ムラ
ムラとは、適切な人員配置になっておらず、部署によって、または時期によって、業務の偏りが大きくなっている状態を指します。

業務効率化を推進する上では、業務プロセスの可視化ができていないまま、改善に踏み切ると、以下のような既存のやり方に囚われた業務改善になりがちです。

・既存のプロセスをそのまま簡略化する。
・現行のシステムをそのままリプレイスする。

業務改善とは、顧客が望む商品・サービスを生み出し提供する活動から課題を見出して、効率的かつスムーズな流れを創り出すこを指します。

ビジネスにおける業務改善は、業務の中でさまざまな無駄をなくし、 効率的に商品やサービスが生み出せるようにすることだと言えます。

■業務効率化のメリット
業務効率化における効果は、主に5つあります。

1、時間的なコストの削減ができる
各業務プロセスから無駄な業務などをなくす業務効率化を行うことで、従業員一人ひとりが仕事をしやすくなるのはもちろんのこと、企業全体の生産効率も高めることができます。

業務効率化により、「ムリ・ムダ・ムラ」を省くことで作業にかかる時間の削減に繋がります。残業時間の軽減は、以下のメリットがあります。

・従業員にとっても働きやすい環境になる。
・身体的な負担が軽減する。
・残業時間などの人件費を削減できる。

2、従業員のモチベーション向上につながる
労働時間の短縮と働きやすい環境を実現できれば、従業員のモチベーション向上の効果も期待できます。

これらは従業員満足度の向上や社員定着率の向上などに繋がります。

令和の現代で提唱されている、労働環境の改善を目的とした「働き方改革」を実現するためには、業務効率化が不可欠といえるでしょう。

3、生産性の向上によって利益が増大する
業務効率化によって生産性が向上することで、社員の業務のアウトプットの質が変わり、仕事の成果と会社の利益が増大します。

また、これまでは人的なリソースの関係で取り組めていなかった業務に着手することもできるようになり新たな取り組みやチャレンジを行う余裕が生まれます。

企業全体の組織強化や生産性向上を実現するために、業務効率化は多くの企業にとって重要です。

4、人材不足の解消につながる
少子高齢化が進む日本では、人材不足が深刻な課題となっています。業務効率化を推進することで、ビジネスにレバレッジが掛かる少ない人員で多くの成果を創出することが必要になります。

また、従業員が重要度の高い業務に集中できたり、効率化により創出された時間で自己研鑽ができるようになったりすることで、スキルやモチベーション向上にもつながると考えられます。

5、パレートの法則を取り入れることが可能
「仕事の成果の8割は、業務時間全体の2割の時間で生み出されている」これが「パレートの法則」です。

パレートの法則とは、「全体の数値の8割は、全体を構成する要素のうちの2割の要素が生み出している」という経験則のことです。

業務効率化を推進する上で、その考方は、経営や品質管理、営業、マーケティングなどにも応用することができます。

パレートの法則を活用することで、業務プロセスの改善に繋がる仮説を立てることができます。この仮説から、マーケティングや営業の施策を立てることができます。

仮説を持ちつつ、マーケティングや営業施策を立てることで、施策にかかるコストやリソースを最適化ができます。

■パフォーマンスとは?
仕事の成果は何らかの行動の結果になります。有能な人材レベルになるためには、成果を最大化し、それに伴う労力を小さくすれば最も効果的だと言われています。

なぜなら、ビジネスマンの本当の能力の価値は、行動ではなく、成果にあるからです。

ただし、組織全体の成果となるパフォーマンスを向上させるためには、ビジネスモデルの改善もしくは、業務プロセスの業務効率化を図り、実務に取り組む考え方や日々の行動を変える必要があるということです。

ビジネスマンの仕事の成果は、仕事をする人のマインドと何らかの価値ある行動の結果になります。

つまり、仕事で成果を高めるためには、スキルを磨くことも必要ですが、それよりもビジネスを効果的に推進するために必要となる考え方や行動を変える必要があるということです。

会社の場合、ビジネスの仕組み化を推進した上で、そこで働く人材の「行動量」「行動の質」「仕事のバリエーション」のどれかが変わらない限り、アウトプットする成果物や仕事のパフォーマンスは、変わらないとも言えます。

ただし、ビジネスを仕組み化する企業努力を怠り、パフォーマンスの実質的価値を見ずに、単に仕事の結果だけに報いる人事評価制度は、人間本来の能力や付加価値を評価しない不完全ものになります。

優良企業を目指し「企業価値向上」を実現するためには、組織のトップである社長がマネジメントを行うことが欠かせません。

組織として何にフォーカスすれば、経営とビジネスに「レバレッジ」掛かるかを意識し、「最小の努力」で「大きな成果」を上げることが必要になります。

様々な創意工夫に工夫で業務効率化を図り、売上の向上やコスト削減などのパフォーマンスに「経済的な価値」がある時に初めて、「人的資本」が最大に活かされていると言えます。

■業務効率化の5つのポイント
ムダな業務プロセスの削減や効率化は、より生産性の高い業務への人員配置を可能にするため、リソースの全体最適化につながります。

1、業務プロセスを可視化し問題を見極める。
業務の見える化ができていないまま、改善に踏み切ると、既存のプロセスをそのまま簡略化する、現行のシステムをそのままリプレイスする、といった既存のやり方に囚われた業務改善になりがちです。

見える化とは、企業活動の状態・進捗・実績などの情報を客観的に認識可能かつ、情報を判断材料に迅速な問題解決や継続的な改善につなげられるようにする一連の環境構築を示します。

業務効率化においてまず大事なことは、既存のフロー全体の中でどこに、ムダ・ムリ・ムラが潜んでいるかを特定し、業務フロー自体を再構築することにあります。

見える化により客観的な情報に基づいた状況把握が迅速に行えるため、問題の予防管理と早期発見に役立ちます。

2、改善箇所の優先順位を決める。
問題になっているすべての作業に一斉に着手するのではなく、優先順位をつけていきましょう。

あるべき姿を目指すにあたり、時にはドラスティックな改革が必要になることもありますが、業務の大きな改変は現場の抵抗も受けやすく、新たなマニュアルやシステムの整備にも時間や手間がかかります。

業務フローに優先度をつける基準は、「現状の工数」「影響範囲」を明確にした上で、当該業務の改善により、ほかの業務の効率化にもつながるかを軸に考えていきます。

3、改善方法を決める。
優先度が高いと判断された業務に対し、改善の原則をもとに改善方法を決めて行くと良いでしょう。上から順番に業務を振り返りながら、最適な方法を考えていきます。

【業務効率化に繋がる改善方法の例】
1.廃止:業務プロセスの一部を辞めてことはできないか?
2.削減:作業する人、回数や量、頻度を減らせないか?
3.容易化:もっと作業がしやすいよう、簡単にできないか?
4.標準化:仕事内容をルール化して、統一できないか?
5.計画化:もっと計画的に、短い時間でできないか?
6.分業分担:仕事の負荷や、スキル・経験は適正か?
7.同期化:もっと平準化し、マニュアルにできないか?
8.機械化:機械化を推進することで工数を減らせるか?
9.デジタル化:システムで自動化できないか?

4、業務の標準化による属人化解消
業務プロセスの見える化し、全業務を棚卸を行えば、「暗黙知」である経験に基づき、言語化できないノウハウや知識や業務の属人化という問題を把握できます。

作業進捗やリードタイムなどで作業状況の見える化やマニュアル化を進めると、適宜ボトルネック解消につながるマネジメントを実行しやすくなります。

適切に業務プロセスを標準化をおこなうことができれば、作業員の違いに依存しない再現性を確保して効率化を実現できれば、属人化解消によるミス防止、品質向上を実現し、生産性向上をもたらします。

5、効果検証を行う
業務フローに変化を加えたら、それによってどのような効果が出たかを検証しましょう。

業務効率化を推進しても、生産性向上に繋がる手法として適切でない場合には、業務に改善を加えたつもりが、徐々に元の方法に戻ってしまう可能性もあります。

一度改善したら終わりではなく、業務の可視化と分析を繰り返すことが重要です。

PDCAに取り組み、改善のサイクルを高速で回転させて行くことで、現場にも効率的な業務を常に考える習慣が根付いていきます。

■まとめ
業務効率化は、中小企業や大手企業を問わずビジネスを推進する組織であれば、常態的な課題になります。

仕事の生産性を高めるためには、組織として業務における「ムリなもの」「ムダなこと・もの」「ムラのあるもの」を見つけ出して取り除き、「業務プロセス」を改善したり、ビジネスの仕組み化をすることが必要になります。

その際、個々のモチベーションを高めたり、スキルを向上させることも欠かせない要件になりますが、会社にとって必要のない作業は、明らかなムダであり、早急に削減していかなければなりません。

一方で、顧客の視点から見ると、クライアントへの対応業務は「顧客にとって価値のある作業」と「顧客にとって価値のない作業」の2つに分けられます。

この「顧客にとって価値のある作業」は、「カスタマーサクセス」の導入などになりますが、これを省いてしまうとサービスレベルが落ちる可能性があるため、トレードオフを見越した企業努力が必要になります。

顧客向けの業務は、サービスを提供する上での「付加価値」であり、これを増やしていかなければなりません。

そのため、経営者やマネージャーは、業務効率化を実現することに繋がる人材育成だけなく、顧客の生涯価値をとなる「LTV」を踏まえた「経済的価値」を考えながら、経営資源をマネジメントを推進することが求められます。

「パフォーマンスをエンジニアリングしようとするときは、経済的な価値を念頭に置いて考えるべきだ。

ある実務行動の結果を重要だと思わないのであれば、つまり、その成果に経済的な価値がないと思うのであれば、何らかの改善をするために研修をしてはいけない。」

<T・ギルバート>

■最後に
人手不足が深刻化している昨今、業務の効率化と生産性向上は企業の持続的な成長に欠かせない要件になっています。

ESG経営や働き方改革の普及により、企業経営においてはステークホルダーを意識しながら、ビジネスの成果を上げる重要度が増しています。

表面化していない問題が機会損失を引き起こしているケースもあるため、仕事のパフォーマンスを上げるためには、「業務効率化」を推進し、企業活動を多角的な視点から紐解き、定期的に改善していく取り組みが求められます。

現在、製造現場に留まらず人事、営業、企画開発、経営管理など幅広いビジネスシーンで「業務効率化」の概念が拡張されて展開されています。

業務効率化の改善手法としては、ITツールの導入したり、新規開拓の営業活動に対するパフォーマンスを向上させたい場合には、フリーランスの外部人材を活用することも効果的です。

営業活動における最初のプロセスは、見込客を探してファーストコンタクトを取る「アプローチ」をどのように推進するかが一番難しく、このプロセスを最適化することが、売上を上げる最大の鍵になると言えます。

営業組織において営業プロセス設計とセグメントに適したアプローチを行うために外部の営業顧問と業務プロセスの役割分担を行うことで、営業活動の生産性や品質、営業組織の管理レベルの向上に繋げることができます。

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本田季伸のプロフィール

Avatar photo 連続起業家/著者/人脈コネクター/「顧問のチカラ」アンバサダー/プライドワークス株式会社 代表取締役社長。 2013年に日本最大級の顧問契約マッチングサイト「KENJINS」を開設。プラットフォームを武器に顧問紹介業界で横行している顧問料のピンハネの撲滅を推進。「顧問報酬100%」「顧問料の中間マージン無し」をスローガンに、顧問紹介業界に創造的破壊を起こし、「人数無制限型」や「成果報酬型」で、「プロ顧問」紹介サービスを提供。特に「営業顧問」の太い人脈を借りた大手企業の役員クラスとの「トップダウン営業」に定評がある。

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