会議やプロジェクトにおいて意見を集約したり合意を形成したりするのは容易なことではありません。有能な社員には、管理職として会議をまとめたりプロジェクトの方向性を決めたりできるスキルを身に付けて欲しいと思うことでしょう。

ではどのようにして管理職にこのような能力、すなわちファシリテーションスキルを持たせることができるのでしょうか。

今回はファシリテーションとは、ファシリテーションが管理職に必要な理由と人を動かすスキルを身に付ける重要性、ファシリテーションスキルの磨き方について解説します。

■ファシリテーションとは？
ファシリテーションとは、一言でいうと「会議やミーティングを円滑に進める技法」のことです。多くの人は、一方通行的に企業研修やセミナーでレクチャーしたり、指示や命令をするだけでは、なかなか主体的には動いてはくれません。

理想的な会議のゴールは、それぞれの知恵とやる気が引き出され、自分から主体的に動き、協力して問題解決にあたることができる状態になっていることです。

ファシリテーションは、参加メンバーの発言を促しながら、多様な意見を瞬時に理解・整理していき、重要なポイントを引き出しつつ、議論を広げ、最後には議論を収束させ合意形成をサポートする、こういった一連の行動を指します。

ファシリテーションの意味合いとしては、参加者の理解を深め行動を生み出すコミュニケーション技術とも言えます。適切に行うことができれば組織としての意思決定力や問題解決力も高まります。

ファシリテーションの役割を担う人のことを、「ファシリテーター（facilitator）」と呼びます。

■ファシリテーションの目的
ファシリテーションの最大の目的は、参加メンバー参加意欲とモチベーションを高めつつ、プロジェクトへの納得感を生み出すことです。

「納得感」とは、各々が会議の目的と理由を深く理解しながら、あるべき姿を自ら描くことができ、当事者レベルを持てるレベルで理解し、腹落ちしている状態を指します。

ファシリテーションは会議やミーティングなどビジネスの世界だけではなく、地域活動やグループ学習、生涯学習など人が集まる活動すべてに適用できる手法です。性別、年齢、職種などさまざまな価値観の人が集まるその集団を、ひとつの目標や目的に向かって進めるのは困難でしょう。

ファシリテーションによって、参加者の意見を引き出し、多くの意見をまとめ上げ、スムーズに場を進行するだけでなく、達成や完了といったゴールにたどり着くことが可能になります。

■ファシリテーションスキルとは？
ファシリテーションとは、複数の人が集まって行う活動がスムーズに、かつ効率よく進められるようにサポートすることです。

ビジネスの場におけるファシリテーションは、会議やプロジェクトを進行するにあたって、参加者全員の発言をうながしたり、出された意見を簡潔にまとめたりしながら、中立的な視点に立って目標達成を目指すスキルのことを指します。こうしてファシリテーションを行う人は、ファシリテーターと呼ばれます。

そのため、ファシリテーションは単に会議を円滑に進める技法にとどまらない、リーダーにとって必須のスキルといえます。

■ファシリテーションが広まった背景
日本における日常は民俗的な同質性を特徴としていましたが、近年、民族や文化、宗教、言語、国籍、人種などといった多様性に富む社会が広がりを見せるなど、これまでの環境は変わりつつあります。

さらに、ビジネスなどの組織構造は、縦社会から横に広がるネットワーク型組織へと変化し、価値観の違う人たちとの交流も増えているのです。

そうした時代の流れから、誰かに教えてもらう答えより、集団で考えてみんなで決める答えが求められるようになりました。こうした背景により、人の意見を引き出し、まとめてひとつの回答へと導く手法であるファシリテーションの重要性が広まったのです。

ファシリテーションという言葉がビジネスシーンで用いられるようになったのは、1960～70年代頃のアメリカが始まりだとされています。21世紀を迎え、新しいビジネスの形を必要とする風潮が勢いを増すにつれ、ファシリテーションが世界中で脚光を浴びるようになりました。

グローバル化が進んだ現代では、様々な価値観を持つ人同士が協働していかなければなりません。こうした時代において、上手に場を盛り上げ、みんなの意見をまとめていく上で欠かせないのがファシリテーションだと言えるでしょう。

■ファシリテーションスキルが管理職に必要な３つの理由
ファシリテーションスキルは、特に多くの社員を監督する管理職に不可欠なスキルです。業務においては、管理職がチームの目的、メンバー、アプローチの方法などを決めていきます。

１、意見やアイデアが出やすくなる
参加メンバーが発言しやすい雰囲気を作ることも、ファシリテーターの役割の1つになります。参加メンバーの間で議論が活発に行われるようになると、その分、新しいアイデアも生まれやすくなります。

コミュニケーションが円滑に行われ、より多くの意見やアイデアが出れば、それだけプロジェクトが高度なものになっていくことでしょう。自由な雰囲気のなかで発言ができれば、会議の参加者のモチベーションアップにもつながります。

２、会議の時間が短縮する
ファシリテーションスキルの高い管理職がいれば議論が横道にそれないように調整できるので、会議の時間が無駄に長くなりません。

なぜなら、会議中に話が脱線しそうになったり、論点がズレてきた際に、適切に軌道修正してくれるファシリテーターの存在があると、「時間をかけたけど、何の結論も出ませんでした。」といった残念な会議にならずに済むからです。

目標の共有やメンバーの意見の集約、活動のプロセス設計などを円滑に行うためには、管理職の社員がファシリテーションスキルを身に付けていなければなりません。これにより、チームのメンバーが協力、チームワークが向上し一体感が生まれます。

３、意見交換やアクションが早くなる
プロジェクトを推進していくうえで必要なのは、さまざまな部門を横断しての意見の集約や判断です。その際、ファシリテーションを担う人物がいれば、他部門との意見交換や協力体制の構築がスムーズになるからです。

他部門との意見交換や協力体制の構築などは管理職の社員が行う分野であり、さらにファシリテーションスキルが求められる業務範囲でもあります。

チームのメンバーに気を配りつつ、できる限り中立の立場を保ち決定を下すためには、かなりのスキルが必要となります。管理職に就く社員にファシリテーションスキルが求められるのにはこうした理由があるのです。

■ファシリテーションが上手な人の３つの特徴

１、どんな意見にも関心を向ける
上手にファシリテーションを行うためには、まず、その場にいるメンバー全員に当事者意識を持たせる必要があります。全員が「自分はこの場に欠かせない人間だ」と思い、自然と発言したくなるような空気を生み出しています。

ファシリテーターとして、「聴こう」「理解しよう」としていることを態度でも示すためにも、こうしたことを意識し、発言しやすい雰囲気作りをしていきましょう。

ファシリテーターは”最高の聴き役”になることが求められます。誰のどのような意見も肯定的に受け止め、「この人ならどんな話も聞いてくれる」と感じてもらうことで、たくさんの意見を引き出すことができるのです。

２、メンバー全員の様子に気を配る
スムーズに活動を進めるためには、その場にいるメンバー全員の認識にズレがなく、決定事項に納得感を持っていることが不可欠です。

メンバーのうち1人でも理解できていなかったり納得していなかったりすると、最後の最後で「待った」がかかってしまい、それまでの話し合いが白紙に戻ってしまいかねません。こうした事態を防ぐのも、ファシリテーターの務めです。

ファシリテーションが上手い人は、出された意見は都度復唱するなどして意識的に共有しつつ、不服そうな顔をしている人や困ったように首をかしげている人がいないか、つねにメンバーの反応に目を光らせています。

こうすることで、発言が少ない人にもいち早く気づき、フォローを入れられるようになるのです。ファシリテーションを行う上で、みんなの意思を確認するために欠かすことのできないポイントになります。

３、つねに目的や論点を意識する
ファシリテーターを設ける場には、必ず目指すべきゴールがあります。そのゴールへと着実に近づけていくのがファシリテーターの役目です。そのため、場に出される意見がゴールに向かうためのものか否か、冷静に見極める必要があります。

ビジネスにおける議論の主な目的は、「適切な意思決定」をすることです。そもそもの論点がズレていたり、重要なポイントを見逃したまま議論が進んだ場合、誤った意思決定をしてしまいます。実際の会議では、参加者の発言の内容を理解しつつ、議論の中で出てくる論点について、深めていくべきか否かを判断していく必要があります。

一歩引いた視点から全体を俯瞰し、「今は何について話し合っているのか」「この議論の先で求められている目的は何か」を見失わずにいることで、話が横道にそれてしまいそうな時には軌道修正をするなどし、効率よく活動を進めることが重要です。

■ファシリテーションを行う７つのステップ
ファシリテーターには、大きく7つの役割があります。

１、出発点と到達点を明確にする
ミーティングを行う前の事前準備として、今回の会議はどこから始め（＝出発点）、どこまで結論を出すことを目指すか（＝到達点）をしっかりと決めておきます。

議論の最終ゴールは、関係者間での「合意形成」なので、出発点と到達点は、合意形成までのプロセスを分解することでイメージしやすくなります。

【合意形成のプロセス】
1.「場の目的の共有」何の話をなぜこの場でするのか？
2.「アクションの理由の共有」なぜそうするのか？
3.「アクションの選択と合意」どうするのか？
4.「実行プランの確認と共有」誰が・いつまでに・何をするのか？

出発点と到達点はその時の状況に応じて設定していき、会議が始まった際には参加者にも共有するようにしましょう。

２、参加者の立場や参加目的を把握する
同じチームや部署のメンバーとのミーティングの場合は、意識せずとも、共通認識や共通言語ができています。
しかし、他部署のメンバーとの会議の場合は、保有情報に差があったり、そもそもの前提やミッションが異なっていることが多々あります。

ですので、会議をスムーズに進行するには、参加者のこのような情報について予測したり把握しておくことも重要です。

・今回のテーマについて、何を知っていて、何を知らないか？
・議題に対して、どのような考えや意見を持っているのか？
・関心ごとは何か？（＝どのようなミッションやKPIを持っているか？）
・議論のキーパーソンは誰か？そして、どんな性格の人か？
・参加者の相互関係はどうなっているか？

３、雰囲気づくり
まずは、その場にいるメンバー全員が発言しやすくなるような雰囲気をつくっていきます。

議題は一旦横に置いておき、ファシリテーターが何気ない話題を提示することで、みんなの意識を話し合いの場に集中させます。全員に一言ずつ話してもらったり、しりとりなどの簡単なゲームを行ったりするのもよいでしょう。

メンバーの気持ちがほぐれたら、この場が目指す目的と、発言におけるルール（発言者が話し終えるまで口を挟まない、少なくとも一度は意見を出すなど）を設けて共有しておきます。

４、意見出し
発言しやすい雰囲気が整ったところで、いよいよ本題に関する意見を募っていきます。「拡散プロセス」とも呼ばれる段階です。ファシリテーターは、参加者一人ひとりの発言を尊重しながら、個々人の発言には十分な意義があることを伝えていく必要があります。

その際、参加者の発言を引き出していくためには、まずは参加者が発言しやすい話題や興味のある話題からスタートしてみるのも1つの手です。参加者から出された意見をオウム返しすることで「あなたの話を聞いていますよ」という態度を示して発言者を安心させることも大事なポイントになります。

また、それまでに出た意見とは反対の立場やより広い枠組みなどを提示することで違った観点からの意見をうながしたりしながら、より多くの発言を引き出していきます。

出された意見をホワイトボードなどに書きとめていくことも、ファシリテーターの役目です。

５、整理
ステップ２で出された意見を整理していきます。発言を引き出していくと同時に注意しなければならないのは、「話の脱線」や「論点とのズレの発生」です。「収束プロセス」とも呼ばれる段階です。

ファシリテーターは、出された意見同士の共通項を探っていく方向にメンバーの意識を向けさせ、それぞれの発言を共通項ごとに分類していきます。すべての発言を分類し終えたら、ファシリテーターは分類結果が適切かどうかメンバーに問いかけ、全員が納得していることを確認します。

もし、ここで納得できていないメンバーがいれば、見過ごすことなく納得できるまで話を詰めていきます。

「話が盛り上がってしまい、なかなか軌道修正できない」という場合もあるかもしれませんが、参加者の感情に配慮しながらも議論を止める勇気もファシリテーターには求められます。本筋からずれてきた場合は、目的を皆で再確認したりなど、適宜、軌道修正をしていきましょう。

６、判断とタイムキーピング
ステップ３で整理した内容をもとに、最終的な判断を行っていきます。ここで重要なのは、ファシリテーターが明確な判断基準を提示することです。

「最もメリットが大きく、最もメリットが少ないもの」「費用対効果が最も大きいもの」など、全員が納得できるような判断基準をもとに、望ましい結論を導き出していきます。

定めたゴールに到達するために、会議の時間管理もしていかなければなりません。
あらかじめ、「会議の目的の共有に〇分」「□□の議論に〇分」「まとめに〇分」など、各ステップの所有時間を決めておき、実際の会議では進捗を確認しながら進めていきましょう。

７、確認
最終的にステップ４で出された結論に全員が納得しているかどうか、改めて確認をします。その上で、出された結論を実行していくための具体的な行動を決めていきます。

最後の段階では、今後のアクションに向けて、「誰が」「いつまでに」「何をするのか」を明確にし、参加者の意見や認識を一致させて、会議を締めくくります。

今後のアクションまで決まらなかった場合は、今回の議論で「決まったこと」「決まらなかったこと」を明確にし、次回の会議で話し合う論点として押さえておきましょう。

■ファシリテーションスキルの向上方法
ファシリテーションスキルは、生まれながらに持っているものではありません。企業として社員にファシリテーションスキルを身に付けて欲しいと思うなら、研修を繰り返すことによって訓練することが必要です。

ファシリテーションスキルには、話し合いを円滑に進めるための「グランドルール」やどんな意見でも出してもらう「ブレーンストーミング」などがあります。

ブレーンストーミングではほかの人の意見を否定することなく、より一層具体的に検討していくスキルも必要とされます。意見を聞いてまとめ、最終的なゴールへと誘導することも重要です。こうしたスキルは実際に会議などを行ってみて初めて身に付くものです。

さらに自分が好ましいと思う意見に肩入れすることなく、中立の立場を保つのは簡単ではありません。つまり研修ではただ単に講義の形でファシリテーションスキルについて解説するよりも、実際に会議のシミュレーションを行ってトレーニングすることが必要になるのです。

議題を決めてさまざまな意見を出してもらい、1人の社員がその意見をまとめるといった実践的な方法を用いれば、ファシリテーションスキルを素早く向上させることができるでしょう。

もちろん1回の研修でファシリテーションスキルが身に付くわけではないので、繰り返しトレーニングを行うことが重要です。会議だけでなく、ほかの状況も想定してファシリテーションスキルを磨く実習を行っていけば、管理職の社員だけでなくほかの社員のモチベーションアップにもつながるはずです。

■まとめ
ファシリテーション（facilitation）とは会議や研修、ミーティングなどさまざまな活動の場において、良質な結果が得られるように活動のプロセスをサポートしていくことです。「司会がその場を進行する」ことを想像される方もいると思いますが、本質的には全く異なります。

それはファシリテーションの一部にしか過ぎません。参加者が集団で問題を解決するため、認識の一致を確認したり、相互理解を深めたりするためのサポートをして、成果を生み出す手法がファシリテーションなのです。

ファシリテーションを向上して活気のある企業にするには、効率よく最大限の業績を得るために、管理職であるマネジャーにファシリテーションスキルを身に着けてもらうことが重要です。

なぜなら、ファシリテーションスキルを身につけた管理職の社員がいれば、自由な意見交換と速やかな意見集約、さらに効果的なプロジェクトの推進が行えるようになり、会社全体が活気に溢れた形に持って行くことが可能になるからです。

より有能な社員を育成し、会社の業績を伸ばしていくためにも、ファシリテーションスキル向上のための研修は欠かせないプロセスだと言えるのです。

■最後に
ビジネスには、経験や能力、目標に向かう強い力も必要ですが、同時に他人と協力する力も見逃せません。最後はどうやって何を達成するかが、結局はビジネスの究極の目的です。

そして協力するためには自分の感情をコントロールして、相手を動かす力となるファシリテーションスキルが重要になってくるのです。

様々な関係者と仕事をしていく中で、ファシリテーション力は必須スキルです。ファシリテーションスキルの要となるのは、「思考のスピード」です。

思考力は一朝一夕で身につくものではなく、日々の積み重ねによって鍛えられていきます。

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