外部のプロ人材に仕事を依頼する際は、顧問としての仕事を稼働する前段階で必ず、目標達成に必要不可欠なコンセンサスを得るために「キックオフミーティング」を開催することです。

なぜなら、何らかの課題を解決する上では、両社が大事な資源を持ち寄ることが前提になるからです。

プロジェクトを始めるに際しては、情報を共有するための「相互承認」を行うことが、お互いが得たい「結果」に大きく影響します。

そこで今回、キックオフミーティングとは何か、目的とゴールを共有が大事な理由について解説します。

■キックオフミーティングとは？
キックオフミーティングとは、プロジェクトの関係者が一同に会し、プロジェクトの概要や目的、スケジュール、予算、体制などを確認し、認識を合わせた上でプロジェクトを開始させるための会議のことを指します。

キックオフとミーテイングは、英語で「kick off meeting」と表記されます。日本語では、プロジェクトを開始する会議を意味します。

プロジェクトの目的や内容によって、キックオフの内容は変わってきます。キックオフは、参加者は社内の人だけの場合もありますが、取引先の人も参加する大人数のものなど、プロジェクトの規模も様々になります。

その中でも、キックオフミーティングの共通点は、明確な目的があるという点です。

顧問やプロ人材に仕事を依頼したり、プロジェクト型の顧問契約をスタートさせる際には、顧問紹介会社がエージェントして介在している場合には、「キックオフミーティング」を必ず開催します。

以下のようなプロジェクトの概要の共有や、メンバーの不安を軽減させる質疑応答などで構成された極めて重要な会議になります。

・プロジェクトの目的や課題の定義
・戦略の立案
・スケジュール
・達成すべきゴール

特にオープンイノベーションを推進し、様々な外部のプロ人材や顧問を活用する際には、プロジェクトの関係者が集まり、顧問活動の前段階で事前にキックオフミーティングが実施されることが望ましいのです。

■外部人材登用後のキックオフミーティングが大事な理由
外部のプロ人材に仕事を依頼する際は、正社員が社内で仕事をするケースとは仕事の進め方が全く異なり、リモートワークで稼働日数も短く、短期間で結果を出すことが求められます。

それゆえ、「キックオフミーティング」を開催することにより、両社が現在、過去、未来の3つの状態を認識することが大切です。

１、現在：現状で足りていないものは何か？
２、過去：自分のやるべきことは何なのか？
３、未来：役割を果たすために、何が必要か？

キックオフミーティングではまず最初に、依頼企業の課題解決に欠かせない支援者となるプロ人材に対して、現状の課題を打ち明け、プロジェクトの概要や目的、達成したいゴールを伝えて共有します。

これにより相互が改めて、プロジェクトの持つ真の意味を理解し、アクションプランの擦り合わせを行い行うことが可能になると同時に、円滑なプロジェクトの推進に向けて鍵となる「コミットメント」を促します。

単なる仕事の遂行としてだけでなく、クライアント企業の幹部が事業説明を熱く語ることも必要です。

なぜなら、ビジネスを推進する上で責任感や一体感を抱いて貰い、大事な「ミッション」を帯びた、重要なプロジェクトを一丸となり始動するという大事な側面も持っているからです。

■キックオフミーティングを行うメリット
キックオフミーティングはなぜ必要なのでしょうか？一般的には下記の目的が挙げられます。

１、プロジェクトの概要の認識合わせ
キックオフミーティングでは、プロジェクトの概要や目的、スケジュール、予算、体制などプロジェクトの全体像を確認します。

プロジェクトに関わる人や関わり方は様々であるため、全員が同じ状態・同じ情報を持ってスタートラインに立てるよう関係者の認識を合わせます。

２、合意形成
プロジェクト概要の認識合わせは、「これでいいですよね？」という関係者への確認であり、ここで意義を唱えない場合は合意したものとして扱います。

３、エビデンスのひとつにする
キックオフミーティングは質疑の内容も含め合意されたものとしてエビデンスになります。後々トラブルが発生したときや、発生しそうなとき役に立つことがあります。

４、関係者の顔合わせ
プロジェクトにはチーム以外にも様々な人が関わります。コミュニケーションをスムーズに行うため、最初に顔合わせを行い、体制図などで役割を明確にします。

可能であれば一言ずつ挨拶を行うのが良いとされますが、状況に応じてやり方や進め方を変えても良いでしょう。

５、士気を高める
キックオフミーティングを行うことでチームにやる気を起こさせ、士気を高めることもプロジェクトマネージャーとして必要かつ重要な仕事のひとつです。

これはプロジェクトの成功・失敗にも大きく関わるものです。

■事業開発のキックオフミーテイングの内容
プロジェクトの内容、メンバー、スケジュールなど、参加メンバー全員にしっかりと共有しなければなりません。

１、プロジェクト概要
新しいプロジェクトメンバーに選出された人は、最初にプロジェクトの概要を把握する必要があります。
プロジェクトの目的、ゴール、成功条件を明示します。

なぜ、このプロジェクトが必要なのか、どういった課題を解決するプロジェクトなのか、プロジェクトが必要となった背景、何をもって成功とするのかを共有します。

プロジェクト開始前に、全員で疑問や不明点をクリアにしておくことで効率良く仕事を進めることが可能です。

２、メンバーの顔合わせ
キックオフミーティングは、メンバー同士の顔合わせの目的があります。プロジェクトメンバーは社内の知っている人だけとは限りません。

社内外を問わず、顔も名前も知らない人と仕事を始めることに不安を覚える人もいます。最初にお互いの顔を知っていれば、メンバー同士が仕事を進めるうえで安心感につながるでしょう。

円滑に仕事を進行させるだけではなく、お互いの信頼関係を徐々に深めていくためにも、最初に顔合わせをしておくことは重要なのです。

３、方向性を合わせる
プロジェクト開始前は、方向性をきちんと確認し、全員が同じ方向を向いてスタートする必要があります。

どのようなプロジェクトにおいても、最初から方向性がずれていては良い結果をもたらしません。

スタートラインに立つ時は、キックオフミーティングを行い、プロジェクトのメンバー全員で同じ方向を向いてスタートしましょう。

４、事業開発スケジュール
目標は常に目の前に掲げていられる方が、方向性を見失った時のスケジュールの修正が容易になります。

プロジェクトの目的と目標の設定は、なるべくシンプルでわかりやすくしましょう。

これは目的と目標の説明が長いと、プロジェクトのメンバー全員が理解できない可能性が高くなるためです。

プロジェクトスケジュールを記載します。細かいものは必要なく、フェーズごとやマイルストーン、成果物、納期などを記した線表があれば良いでしょう。

５、ビジネスの体制
プロジェクトの体制は、円滑に作業を進めるために必要です。プロジェクトメンバー全員が、自分の役割を知ることができ、作業を進めるうえで安心感を得やすくなります。

誰が何をするのか、組織体制、役割を明確にします。体制図だけではなく、各人の役割をはっきりさせることが重要です。

特に、最終意思決定者は誰なのか、客先がいる場合、窓口は誰なのか、誰に何を聞けば良いかわかるレベルが好ましいでしょう。

６、プロジェクトの優先順位
このプロジェクトをどのように進めるのか、方針・判断基準を明示します。

品質を重視するのか、スケジュールを重視するのか等、プロジェクトとして究極の状態になったとき、何を一番大事にするのかを整理し認識を合わせられるようにします。

７、現時点で想定されるリスク・課題
経営資源が限られている中小企業が新規事業を成功に導くことは容易なことではありません。

なぜなら、新規事業の成功確率は極めて低く、いかに準備が万端であっても失敗リスクがついて回るからです。

新規事業の成功確率には、様々な要因が絡み合います。

例えば、ヒト（人材）、モノ（商品・設備等）、カネ（資金）、情報（広告等）、など等、新規事業に関連する要因は挙げたらキリがありません。

これらの要因を全て列記して、一つひとつの要因の成功確率を細かく査定すると、新規事業全体の成功確率が見えて来ます。

現時点で想定されるリスクや課題をリストアップし、それをどのように解決する予定なのか等を記載します。

８、質疑応答
説明した内容に対し疑問点がないか確認し、発生した質疑は資料に残すか資料中に反映しアップデートします。可能な限りクリアにしたうえで会議を終えましょう。

キックオフミーティングでまとめた方向性の合意形成した内容は、そのままプロジェクト計画書として運用することもできます。

今後のプロジェクト計画書として使っても良いでしょう。

９、参加メンバーのモチベーション向上
キックオフミーティングをする目的の1つに、メンバーのモチベーションアップが挙げられます。

新しいことを始めるのですから、意欲的にスタートを切りたいものです。

プロジェクトを成功させるには、メンバー全員一丸となって取り組めるようにキックオフミーティングでモチベーションをアップしてスタートしましょう。

■顧問契約をした後に行うキックオフミーティング
顧問がクライアント企業とのプロジェクトに取り組む場合には、担当する顧問とクライアント企業の主要関係者の両者が参加します。

その上でプロジェクトの目標と成果物について、認識を共有するための「キックオフミーティング」を開催する必要があります。

キックオフミーティングは、クライアントとなる企業が顧問への期待内容を定め、プロジェクトで達成したい目標について両者の認識を一致させる上での大切な機会となります。

キックオフミーティングを行う目的としては、顧問に求められる「ミッション」を共有することが欠かせません。

仕事内容を擦り合わせしながら、稼働頻度、今後のコミュニケーションの方法などについて合意形成を図ることで、効果的なコラボレーションの目指す姿を明確化することになります。

なお、顧問紹介会社のエージェントがプロジェクトに介在している場合を問わず、顧問としての活動状況の定期的な報告やプロジェクトの進捗確認を相互に行います。

まず、3ヵ月～6ヵ月スパンで活動状況の評価を行い、プロジェクトの方向性や対応方法に何か問題点があれば、改善を図る必要があるため、ビジネスの成功には両者の理解が必要だと言えます。

■まとめ
キックオフミーティング「kickoff meeting」とは、作業を開始する前にメンバー同士でチームの足並みを揃える効果的な方法です。

キックオフの際には、プロジェクトの目的を策定し、詳細を深く検討し、次に行うべきことを議論します。

それを土台にしてスタートを切れば、プロジェクト計画を実施する際に生じるあらゆる変化に対し、チームが一丸となって臨むことができます。

プロジェクト計画やメールの文面を通じて詳細情報を共有する方法と異なり、キックオフミーティングを開催すれば、コミュニケーションの行き違いを防ぎ、全員が同じスタート地点に立った状態でプロジェクトを始動できます。

「ビジネスにおける最高の能力とは、他人と良い関係を築き、彼らの行動に良い影響を与えることだ。」

＜ジョン・ハンコック＞

■最後に
日本最大級の顧問契約マッチングサイト「KENJINS」では、新たな事業開発においては、競争優位性の高いプロダクトの開発と同じくらい、営業活動を強化を図ること重要だと考えています。

なぜなら、スタートアップにおいて「トラクションがある」と言う時は、一定の顧客が獲得できており、その事業に進歩や勢いが見られ、順調に成長する見込みがあることを意味するからです。

反対に「トラクションがない」と言う時は、ビジネスのニーズが乏しく、顧客が掴めずに成長の兆しがないことを意味します。

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