採用アウトソーシングが最適な理由とは?

投稿日: 作成者: KENJINS運営元代表 カテゴリー: 専門家インタビュー   パーマリンク

■採用アウトソーシング(RPO)とは?
採用アウトソーシングは「RPO(Recruitment Process Outsourcing)」ともいい、採用活動にまつわる業務を企業に代わっておこなう人材サービスです。

採用代行(RPO)とは、企業の採用活動にまつわる業務の全てまたは一部を外部に委託することです。英語では、「Recruitment Process Outsourcing」略して「RPO」と言います。採用難、採用業務の煩雑化を背景に、注目度が高まる採用代行(RPO)のメリット3つは「高い専門性を持ったプロに採用代行を頼める」「コア業務に集中できる」「コスト削減」になります。

業務が煩雑な中で、例えば、「多数のメディアに求人を出したのに、なかなか人が集まらない。」「エントリー受付、説明会の場所の手配などの業務に追われ、面接で実際に応募者と話す機会といった最も注力したいフェーズに集中できない。」「多数の応募者に対応しなければならず、自社に本当に合った人材との接触が困難。」このような悩みを抱える人事の皆様もいらっしゃるのではないでしょうか。

現在はインターネット求人広告やエージェント会社、ダイレクトリクルーティング、リファラル採用など、採用手法が多様化され、社内ですべてを対応するとなると多大なマンパワーが発生します。

さらに、少子高齢化に伴い売り手市場が続いているため、内定辞退防止対策など、以前にも増して候補者一人あたりに時間を割くことが求められるようになっています。しかし、多くの企業では採用担当者を増員することができません。

そこで採用業務の煩雑な業務の一部または全業務をアウトソーシングすることで、採用担当者に重要な業務に専念できる環境をつくるサポートをするのが採用アウトソーシング(RPO)です。

■採用アウトソーシングが求められる背景
1、人事担当者の業務が増加
最近の求人市場は「売り手市場」になっています。リクルートワークス研究所の ワークス大卒求人倍率調査(2020年卒)によると、大卒求人倍率は1.83倍となっており高止まりしています。従来の採用手法で新卒の採用が難しくなったことにより、新たな採用手法にも取り組む企業が増えました。

有効求人倍率が高騰する近年では、採用活動は非常に困難を極めるでしょう。採用活動が困難になり、優秀な人材獲得が難しくなってきたので、専門的知識を活用した質の高い採用活動がより求められるようになりました。こういった背景から採用代行(RPO)の注目度が高まりました。

そのような背景から、人事担当者は以前と比べて膨大な業務量に追われています。

2、就職活動の長期化
売り手市場のため、優秀な人材は複数の企業から内定を獲得する時代になりました。
逆に企業側にとっては、内定辞退されることが多くなるため、学生が辞退した後の採用枠を埋めなければなりません。こうした背景から最近では、新卒の採用活動が長期化傾向にあります。

採用活動の多様化・長期化により、人事担当者の業務量が増えると同時に、コア業務に専念するため、業務を外部へ採用アウトソーシングするサービスの需要が高まっています。

■ダイレクトリクルーティング代行の3つのメリット
1.ルーティン業務をアウトソースすることで、重要な業務に集中できる
誰が担当してもクオリティに差がでないルーティンな業務は、優先的にアウトソースするべき業務と言えるでしょう。そこで空いた時間をより重要性の高いクリエイティブな業務(企画・計画立案・求職者とのコミュニケーション)に充てることで、自社採用力を高めることができます。

2.採用業務の管理コストを削減できる
母集団形成では、自社の求人に興味や関心を持っている人を作り出します。具体的には、募集媒体の選定から会社説明会実施だけでなく、DM原稿作成から配信の業務までも代行します。費用コストは確かにかかりますが、応募者管理に関わるシステム選定・運用などの手間を削減することができるなど、目に見えにくい管理コストを削減することができます。

3.プロの採用ノウハウを借りられる(フリーランスの活用も可)
ただ単に工数削減することが採用代行の目的ではありません。
採用代行企業や専門家が持つ豊富なノウハウを自社の採用活動に活かすことにより、より高い成果を出すことができるというメリットもあります。

また、アウトソースしたい領域が明確な場合、そこに強みや専門性を持つフリーランス・パラレルワーク人材を活用することで、より効率的に自社採用力を高めることができます。

■採用代行にお任せできる業務範囲
採用業務は、大きく分類すると次のようなタスクがあります。

1、採用計画・企画

2、母集団形成(利用サービスの選定・運用)

3、応募者管理(使いやすいツールの提案)

4、各種選考(試験・面接・説明会などの実施サポート、進捗フォロー)

5採用決定・入社後フォロー(教育・研修など)

当然、応募者や採用数が多くなればなるほど管理するべき情報が膨大となり、業務を圧迫します。
そこで検討されるのが人事のプロフェッショナルによる採用代行です。企業様のご要望によって委託できる業務内容は様々ですが、基本的には上記に挙げた項目のすべてをアウトソースできます。

■まとめ
採用アウトソース先を決める最大のポイントは「使い勝手が良さそうか、否か」です。採用業務は個人情報が多く使われるため、自社独自の選考方法や選考基準などがあります。

アウトソーシングしたとはいえ、勝手に判断されては困る部分が多くあるでしょう。どれだけ密に連絡を取れるのか、判断に困るときにすぐに相談してもらえるか、という人間性や相性が重要になります。

自社の採用計画とアウトソースする業務、アウトソース先の企業によりメリットが異なりますが、採用代行サービスを最大限に活かすには、まずは自社の採用計画をきちんと立てることです。特に欲しい人材像と選考基準は認識のズレが生じないように明確に言語化しましょう。

業務内容が多岐にわたり、年々新しい手法を導入する必要に迫られるのが採用活動です。 そこで、採用代行(RPO)によって、採用フェーズごとに専門性の高い人材が置かれることは高い成果を得るために効果的です。

例えば、応募者の母集団形成においては、人材ソース分析、市場調査などにおいて高い専門性を持つプロフェッショナルに代行を依頼することができます。このように、高い専門性を持ったプロフェッショナルに採用を依頼することで、より精度の高い採用活動を可能にします。

合否連絡や呼び込みなどの電話やメール連絡などのノンコア業務を外部委託することで、書類や面接での選考、合否決定、内定辞退者を減らす対策といった内定者フォローに対してより時間をかけることができます。

従って、適切な採用業務の外部委託は、コア業務に注力できるというメリットが考えられます。求人サイトやエージェントの適切利用により、自社で応募者を管理する手間や、採用活動の人件費などを削減することができます。これも採用代行(RPO)活用による大きなメリットと言えるでしょう。

日本最大級の顧問契約マッチングサイト「KENJINS」には、大手企業の人事経験者やベンチャー企業でダイレクトリクルーティングの経験がある人事顧問や採用のプロが500人以上在籍しています。自社で採用担当を正社員として雇うよりも安価にダイレクトリクルーティングを推進することが可能です。

また、採用代行会社が提供するサービスの場合、常駐不可(リモート対応)のケースも多く、意志疎通がスムーズにできないケースがあります。人事顧問や採用のプロで常駐可能なフリーランス・パラレルワーク人材を活用することで、その点を解決することができます。

本田季伸のプロフィール

KENJINS運営元代表 連続起業家・著者・エンジェル投資家 新卒で日本食研株式会社を経て、25歳で起業。これまでに自身で複数のITベンチャーを創業する。 1997年の起業時は、新宿の高田馬場でWEB制作事業からスタート。その後、インターネット事業プロデュース会社として、日本初の事業であることにこだわり、クーポン専門サイト、地域コミュニティサイト、出前専門サイト、チケット共同購入サイトなど、数々の専門・特化型ポータルサイトを立ち上げる。 クーポンサイトの運営時にバーコードを電子化し、クーポンやチケットとして携帯電話の画面上に表示するアイデアを考案し、20件以上の特許を申請し事業化を推進。2002年に業界で初めて、「携帯チケット」のソリューションを開発。KDDIと共同で歌手の矢井田瞳のコンサートでモバイルチケット入場を実用化させ、電子チケット事業のパイオニアとして一躍注目を浴びる。 2014年プライドワークス株式会社を設立。日本最大級の顧問契約マッチングサイト「KENJINS」のプラットフォームを武器に、顧問紹介業界で横行している極端な顧問料のピンハネを撲滅を推進し、「顧問料の中間マージンをゼロ」をコンセプトに業界で唯一、適正価格で顧問紹介サービスを提供している。

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