人事のプロ顧問とは?顧問に人事業務をアウトソーシングする効果

投稿日: 作成者: KENJINS運営会社社長 カテゴリー: プロ活用方法   パーマリンク

労働人口減少の影響で従業員を確保できない昨今、アウトソーシングの活用で危機を打開している企業もあり、人事業務においてもアウトソーシングの必要性が求められています。

人的リソースを有効に活用するための手段として有効なアウトソーシングですが、現在では人事の日常業務をアウトソーシングで賄う企業が増えてきました。

企業にとっても従業員にとっても、コアな情報が集中するのが人事領域です。人事のアウトソーシングをするにあたって、どこに注意するべきでしょうか?

そこで今回、人事のプロ顧問と人材採用のエキスパートの顧問に人事業務をアウトソーシングする効果について解説します。

■人事のアウトソーシングとは?
人事のアウトソーシングとは、社内で行われている人事業務は、給与計算、勤怠管理、社会保険手続きなどの労務関係の業務と、採用や社員研修、人材配置などの人事関係の業務が主なものになります。

これらの人事業務のアウトソーシングとは人事業務を外部に委託することを言います。

■人事のアウトソーシングの普及率
アウトソーシングは、社内の人的リソースを有効活用でき、業務全体におけるコストを下げる効果が期待できることから、すでに多くの企業で活用されています。

少々古いデータですが、2008年2月時点でのアンケート結果を見ると、東証一部上場の日系企業1,729社において、総務部門では59.9%、経営企画部門で46.0%、経理部門でも17.9%の企業が「アウトソーシングを実施している」と回答しています。

野村総合研究所「BPOに関する調査 報告書によれば、人事部門については50.5%と、約半数の企業が導入しています。

■人事業務でアウトソーシングできる業務
人事業務でアウトソーシングをしやすい業務としては、「給与計算」と、給与計算に関わりの深い、「社会保険業務」が挙げられます。

これは、ルーティンワークが多く、明確なタイムスケジュールがあるため、業務の切り離しがしやすいためです。能力開発や研修などの「人材育成」も、多くの専門家・企業が存在しますから、アウトソーシングを活用しやすい業務と言えるでしょう。

最近では、「採用」や「人事制度の構築」「再就職支援」など、人事戦略に大きく関わる業務もアウトソーシングが可能となっています。

委託業務の内容を見てみると、給与計算のほか福利厚生や社会保険処理といった、労務関連の業務が多くを占めています。その一方で、採用関連の業務もアウトソーシングしているという企業も見受けられます。

■アウトソーシングへの期待と結果は?
1、重要業務へリソースが集中できる
ルーティンワークのアウトソーシングは、人事担当者の負担を減らし、問題対処や企画・立案など、より重要で戦略的な業務に集中することができます。

人事業務に関わる人材を外部にアウトソーシングした場合、人的リソースを人事制度の改定や面接などのコア業務に割くことができます。

従業員のモチベーションが上がるような福利厚生制度や報酬制度といった人事制度改定により多くの時間と労力を費やせば、従業員のストレスが減り、とても快適に働いてもらうことができます。

その結果、従業員のエンゲージメントは向上し、組織力が強化されることで業績アップにつながるでしょう。

また、面接は企業の資源となる人材を見極めるには欠かせない業務です。人事業務を外部に委託し面接に集中することで、自社の経営戦略に合う人員を確保することが可能となります。

2、業務の品質向上
ルーティンワークであっても、給与計算は間違いが許されませんし、労務関連の法令は細かい改正が多く、都度対応するにも専門的な知識が求められます。

アウトソーシングでプロの力を活用できれば、スピーディーかつ間違いのない成果を期待できます。育成についても、常に最新の情報を取り入れたアウトソーサーにより、よりハイレベルな成果を求めることができるでしょう。

3、業務品質の維持・継続
業務が属人化しないため、社員の退職や異動などによる後任探しや引き継ぎに慌てる必要がなく、業務の品質が維持できます。現在の少子高齢化による労働人口減少のため、企業の従業員も減少となり新たに雇用することができず従業員確保が難しい状態です。

しかし、アウトソーシングで業務量を減少させることができれば、人材確保に向けた活動を積極的に行うことができます。それは、事務的な仕事であるノンコア業務を行う必要がなくなるためです。

事務的な仕事は給与計算や勤怠管理、社会保険の手続き、採用、社員研修などで発生し、これらをアウトソーシングすることによって、従業員の作業は軽減されます。

このことから従業員を新たに雇用する必要はなくなるので、従業員不足の問題は解決し、人材確保となる採用活動を積極的に行うことができるようになるでしょう。

4、コストダウン
増員の形で業務を賄うと、給与だけでなく、社会保険料や法定福利費、増員分の設備費や水道光熱費、採用・育成費用がかかるため、アウトソーシングの方がコストダウンとなることが多いようです。

また、アウトソーシングを進める際に、業務の洗い出し・見直しをすることで、周辺業務を含めた業務のスリム化も期待できるでしょう。

アウトソーシングを活用する企業は、多くの場合、コストの削減とともに「自社のリソースをコア業務に集中させたい」という期待を持っています。

そのため、パワーを必要とするオペレーション業務を外部委託するのですが、そうした期待はほぼ実現されているようで、アウトソーシングによって「期待する結果」と、実際に「得られた効果」は、ほぼイコールとなっています。

具体的な削減コストについては「20〜30%程度のコストが削減された」という企業が、全体の4割以上に上っています。

5、法改正への迅速な対応
労務関係の業務に関わる労働基準法などの法律は毎年改定されるので、その細かい内容変更に合わせて業務内容を変更する必要があります。

また、法改正が反映されないと法律違反となる可能性があるため、正確で素早い対応が求められ、この対応には法律の正しい知識と柔軟な考え、実践的な経験が必要となります。

外部の人事を専門にしているアウトソーシング会社は、法律の知識を持ち経験が豊富な人材をスタッフとしてるため、法改定に伴うシステムの改定をいつでも行うことができ、税金や保険料の計算処理の変更などをスピーディかつ正確に行います。

このように、満足できる結果を生み出す人事業務のアウトソーシングですが、オペレーティングのみにとどまらず、採用戦略や人材マネジメントまでもカバーするケースも見られます。

■採用ソリューションを活用するメリット
アウトソーサー(アウトソーシングの委託企業)の中には、企業の人事課題を中長期的な視点から解決する、採用ソリューションを提供しているところもあります。

彼らは、人材と採用にかけては、多くのトレーニングと経験を積んだ専門家です。ですから、採用戦略についてのコンサルティングを依頼すれば、事業計画に沿った人事戦略を自社の担当者とともに練ることができるでしょう。これは自社にとって、大きな力となるはずです。

企業は組織であり、組織は個人の集合体です。となれば、そこに集まる人材の質は、そのまま組織の質になります。

さらに、組織が今後どのように事業を広げ、発展していくかという展開を描くとき、「いつ、どこに、どのような人材が必要か」という視点は欠かすことができません。

そうした中長期的なプランを、あらゆる採用手法を熟知した採用コンサルタントとともに構築し、実践することができれば、多くの企業を慢性的に苦しめている「人材問題」を、一気に解決することもできるでしょう。

■人事アウトソーシングの3つのデメリット
人事アウトソーシングには、人的リソースの有効活用やコストの削減といったメリットがある一方で、デメリットも存在します。

1、ノウハウが蓄積できない
人事業務は専門性が高く、そこには多くのノウハウが存在します。ですが、アウトソーシングしてしまうと、そうしたノウハウの蓄積ができなくなってしまいます。

内製化する業務と委託する業務を見極め、計画的にアウトソーシングし、必要なノウハウを蓄積するようにしましょう。そのため、定期的に業務内容についてすり合わせを行ったり、業務仕様書を作ったりしておく必要があるでしょう。

2、コストが大きくなることがある
アウトソーシングは基本的に、テンプレートに沿った業務を行います。そのため、イレギュラーな対応が必要な場合、追加費用が発生することがあり、結果としてコストが高くつくことがあるのです。

委託会社は金額内である程度の対応は行ってくれますが、急な対応やマニュアル化されていない業務については、必ずしも適切な対応ができるとは言い難く、追加で費用が発生する場合もあります。

自社の業務内容を詳細までヒアリングし、対応がどこまで可能なのか、追加費用が必要となるのか、はじめに委託会社に相談しきちんと確認しましょう。

3、個人情報が漏れる不安がある
情報漏洩は情報化社会において大きな問題です。ですが、過去に起きた漏洩事件は、社内からの流出がほとんどです。個人情報を外部に持ち出すからといって、それ自体が危険だとはいえません。

数多くのアウトソーサーが乱立している中で、情報管理におけるリテラシーや設備、情報流出対策の程度には幅がありますから、認証資格の有無なども含め、しっかり確認しておくようにしましょう。

このように、人事のアウトソーシングにはデメリットもありますが、それはメリットを覆すほど大きなものではありません。自社リソースの有効活用とコスト削減、さらに人的課題の解決のために、アウトソーシングを上手に活用してください。

■人事をアウトソーシングする際の注意点
さて、かなり活用のしがいがありそうな人事のアウトソーシングですが、実施にあたっては、注意すべき点があります。

最も重要なのは、「どこからどこまでの業務をアウトソーシングしたいのか」「どのような成果がほしいのか」ということを明確にしておくことです。「人事業務をアウトソースに振り分けたい」といっても、その具体的な内容が曖昧なままでは、依頼のしようがありません。

給与計算や社会保険事務等のオペレーションを委託するだけならまだしも、各種人事制度や採用に関する課題まで委託したいとなれば、なおのことです。「自社では今、こういう課題があり、このようなリスクがある。

それをこうした形で解決したいので、ここからここまでの業務をアウトソーシングしたい」。

このような明確な依頼であれば、アウトソーサーはそれに応じた提案をしてくれるでしょう。

また、多くの企業の人事部門を見てきた経験から、認識できていないリスクや埋もれている課題の指摘をしてくれる可能性もありますし、それも含めて総合的な解決策を提案してくれるはずです。

■効果的なアウトソーシングのために必要なこと
効果的なアウトソーシングの実現には、以下の項目を意識することが肝要です。

1、アウトソーシングと外注の違いを知る
従来の「外注」は、その業務を社内で担うことが割に合わないから外に出すといった、コスト重視のものでした。

一方「アウトソーシング」は、外部の専門家に委託することで、より高品質な業務遂行を実現し、自社の人員には、コア業務でのパフォーマンスアップを求めます。

コストについての期待もありますが、アウトソーシングは、戦略的活用が重要であることを認識すべきです。

2、どの業務をアウトソーシングするのかを見極める
アウトソーシングを戦略的に活用するためには、自社にとってのコア業務が何かを捉え、どの業務をアウトソースすべきかを見極めなくてはなりません。

「現状で切り離しやすい部分」から早々に手を付けたくなるところですが、まずは業務の棚卸しから始め、人事業務を顕在化させることが必須でしょう。

3、人事業務をアウトソーシングしている企業の割合と親和性の高い業種
東証一部上場の日系企業では50%以上が人事業務のアウトソーシングを活用しており、人事部門においては、特に「給与・賞与計算業務」や「福利厚生業務」をアウトソースしている傾向が見られます。

アウトソーシングサービスも多岐にわたるため、金融・保険、製造業、流通業をはじめ、様々な業種でアウトソーシングが活用されていると言えます。BPO(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)の市場規模が年々拡大されていることから、業種に関係なく、人事業務に対するアウトソーシングの需要は高まっていると考えられます。

4、下請けではなく、信頼できるパートナーを探す
従来の外注の考え方では、発注先を「下請け」と呼ぶことがありますが、アウトソーシングの場合は戦略的ベクトルを持つため、業務を委託する相手は、対等な「パートナー」と考えるべきです。

自社の成長戦略を理解・共有し、デメリットで挙げた問題に十分な対応力を持つ、優れたパートナーを探すことは、アウトソーシングを成功させるための必須条件なのです。

■まとめ
人事部門は、「コストのかかる個人情報の保管庫」ではなく、人材を最大限に活用し、自社を強固な組織へと成長させるための「戦略部署」にならなければいけません。

近年、経営戦略の実現に必要な人材を採用、配置、育成、定着させるといった人材戦略の重要性が高まっています。

人材戦略に必要なデータは人事領域のクラウドソーシングやビックデータ解析、AI(人工知能)、IoTというHRテクノロジーを活用することで得られ、アウトソーシング会社にその技術を導入、活用しているところが多いです。

人事領域のアウトソーシングを活用することで、業務の負担を減らし、HRテクノロジーから必要な情報が得られ、人材戦略を立てることは容易になるでしょう。

アウトソーシングの活用は、限られたリソースで戦略部署の責務を担うための、有効な手段のひとつと言えるでしょう。

■人事アウトソーシングで「KENJINS」が選ばれる理由
人手不足が深刻な状況で、アウトソーシングを活用する企業が増えています。

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特に人事アウトソーシングでは採用業務サポートが定評です。

その理由は、採用コストオールゼロを掲げており、人事コンサルティング業務の棚卸しから人材選定、人事体制の構築、人材育成までの人材採用と育成に関わる業務を一括して委託することが可能だからです。

人事顧問や人事のプロのフリーランスに業務を代行する人事アシスタントサービスは、下記の点で多くのお客様に選ばれています。

フリーランスのプロ人材に人事領域の業務アウトソーシングができるため、以下のようなメリットがあります。

1、正社員雇用・人材派遣と比べて初期費用が全く掛からず、固定費用が圧倒的に安い。
2、働く場所を選ばないリモートワークで優秀な元大手企業のキャリアウーマンが多数。
3、専任のチームを1社づづ構築するので、複数業務のアウトソースを一括依頼できる。

ぜひこの機会に人事アウトソーシングの導入を検討してみてはいかがでしょうか?

■最後に
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本田季伸のプロフィール

Avatar photo 連続起業家/著者/人脈コネクター/「顧問のチカラ」アンバサダー/プライドワークス株式会社 代表取締役社長。 2013年に日本最大級の顧問契約マッチングサイト「KENJINS」を開設。プラットフォームを武器に顧問紹介業界で横行している顧問料のピンハネの撲滅を推進。「顧問報酬100%」「顧問料の中間マージン無し」をスローガンに、顧問紹介業界に創造的破壊を起こし、「人数無制限型」や「成果報酬型」で、「プロ顧問」紹介サービスを提供。特に「営業顧問」の太い人脈を借りた大手企業の役員クラスとの「トップダウン営業」に定評がある。

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