人事評価シートとは?企業が人事評価を行う目的とポイントとは?

投稿日: 作成者: KENJINS運営元代表 カテゴリー: 専門家インタビュー   パーマリンク

現在、人事評価シートは、人事労務管理を進めていく上で有効性が再認識されています。人事担当者はもちろんのこと、現場の管理職の方もしっかりその必要性を知っておくと良いでしょう。今回は、人事評価シートの意味と企業が人事評価を行う目的とポイントについて解説します。

■人事評価シートとは?
人事評価シートは、業績、能力、意欲などの評価項目を管理するシートです。良い人事評価シートシートを作成することは人事評価の質や透明性を高めるためにも重要になります。一般的に、人事評価の際は、評価する項目を定めた上で基準に沿って評価を行います。

例えば、社員が与えられた職務を実行するためには専門知識や技能といった職務遂行能力が必要です。また、こういった職務遂行能力は仕事をする上で高い水準であることが望ましいとされています。

人事評価シートを用いれば、評価項目や評価基準が明確です。重要な項目については漏れなく適切に評価できるようになります。

■人事評価の役割
各社員が能力を持ち合わせていても、組織の目指す方向から逸れると組織としての最大限の力を発揮することができません。組織の目標を踏まえて各社員が自ら目標を立て、目標達成を目指して仕事に励むことで、組織として大きな業績をあげることができます。

人事評価をするにあたっては、人事担当者はもちろんのこと、現場の管理職の方もしっかりその必要性を知っておくと良いでしょう。そもそもなぜ人事評価は行われるのでしょうか?

人事評価には、組織が期待する人材像や職務遂行時に求められる行動を示すという役割があります。企業が人事評価を行う目的を知ることで、人事評価のポイントをつかむきっかけにもなるでしょう。

社員に「こうあってほしい」という組織の期待を明示することによって、社員の行動を望ましいものへと変え、能力発揮を促すことができます。

■人事評価を行う3つの目的とは?

1、昇進、昇給を適切に行うため
人事評価において、どのような項目を評価すべきなのかが曖昧であったり、評価基準が不明確であったりすると、評価内容そのものも曖昧なものになってしまい、適切に評価することができません。

人事評価は従業員一人ひとりの昇進や昇給を適切に決めるための明確な根拠となるものです。上司との関係性や業務の違いによる不均衡をなくし、公平な評価基準によって個人の待遇を判断できるでしょう。

2、円滑な組織風土を形成する
従業員に対して評価基準を明確化することは、同時に会社の方向性を提示できるでしょう

人事評価シートを導入すれば、あらかじめ評価項目や基準を定めた上で、それに沿って評価することが可能です。人事評価の透明性が高まり、社員が公平感を感じやすくなります。

明確な評価基準を提示された従業員は、個々のレベルで会社の方向性を認識し、求められていることがはっきりと理解できます。すると組織全体として目指すべき企業像や企業風土を円滑に形成できるでしょう。

3、従業員のモチベーション向上
人事評価において、会社側が社員のどのようなスキルや成果を評価するのか、どの程度の能力を求めるのかが分からなければ、社員は何を頑張ればよいのかが分からず、自発的な行動に繋がりづらいです。

その点、具体的な判断基準の設定により、従業員は進むべき方向性が明確になります。会社がどのように評価してくれるかがわかりやすくなるため、目標に向かってモチベーションを高めたまま働けるようになります。

■人事評価の評価要素
では、人事評価はどのような評価基準にもとづいて評価されるのでしょうか。人事評価の評価要素は大きく分けて「成果基準」「能力基準」「情意基準」の3つの要素から成り立っています。

これらの項目は、人事評価シートを作成する際にも重要です。

1、成果基準
業績考課とは、期間内に達成した成果についての評価です。通常は、事前に部下と上司が話し合いで業績の目標や達成率を定めておいた上で、該当の期間が終了した後に達成状況を取りまとめて評価します。

「売上目標100万円に対して150万円を売り上げた」、「資格を取得した」、「技術を習得した」など目標に対する達成率で評価します。実績だけでなく、目標を達成するためのプロセスも評価対象となります。

業績は数値化して表しやすいため、評価する側もされる側も透明性が高い点が特徴です。対象期間は企業によってさまざまですが、一般的には1年間や半年間ごとに区切られています。

2、能力基準
持っている能力をどれだけ業務で発揮できたかを評価するものです。能力考課とは、与えられた仕事に対する職務遂行能力についての評価になります。

評価基準となる能力には企画力や実行力、問題解決力や改善力などがあります。例えば、技術職には専門技術や技術的な知見が、企画職には分析力やプレゼンテーション能力などが求められます。

もちろん、職種を問わず必要なロジカルな思考力やコミュニケーション能力といったスキルもあります。能力考課ではこういった必要な能力を整理し、社員のレベルを評価します。

3、情意基準
業務に取り組む姿勢を評価するものです。業務意欲に関しては、設定した目標に対する取り組み方やモチベーションなどを評価します。

周囲と協力して業務に取り組む「協調性」や、自分から行動を起こす「積極性」、与えられた仕事をきちんと最後までやり切る「責任性」などが評価対象となります。

勤務態度に関しては、就業規則の遵守や遅刻・欠勤といった勤怠項目などが評価の対象です。前者については評価者の主観が入り込む余地がありますが、後者については勤怠実績などをもとに定量的に評価できます。

■人事評価シートの書き方のポイント
制度の効果を最大限に引き出すためには、「評価制度は、賞与や昇給昇格決定の根拠になるだけでなく、人材育成にもつながるものである」という大前提のもと、評価者の「評価スキル」を評価のフェーズごとに向上させることが重要です。

人事考課制度の運用場面においては、多くの場合、人事考課シートと呼ばれる帳票が使われます。人事考課シートは、各企業や事業部門の人事制度に基づき、主に人事部門によって作成されます。

帳票を使ってのプロセス管理は煩雑で膨大な手間がかかるものでしたが、近年より進化して使い勝手の向上した人事考課システムを活用し、業務を効率的・効果的に行えるようになりました。

人事評価面談や人事評価シートで、自分の努力の成果を十分に評価者にアピールするためのポイントを6つ解説します。

■人事考課制度の運用の6つのルール
調査対象期間に達成すべき目標を直属の上司と相談し、双方が納得するものを策定します。目標が明確であればあるほど、自己評価・上司による評価の際、適正な評価になります。

1、客観的に見る
人事評価には、組織が期待する人材像や職務遂行時に求められる行動を示すという役割があります。自己評価は客観的に行うことが大切です。社員自身で目標の達成度やプロセスを評価します。いくら自身で高評価を付けたとしても、評価の根拠があいまいで独りよがりでは、説得力がありません。

評価の際には私情を交えないことです。被評価者との人間関係が良くないと同じ行動をしていても、どうしても悪い評価をしてしまうことがあります。「私がこう思ったからこの評価を付けた」ではなく「周囲にこのような影響があったからこの評価を付けた」というように客観的な事実に基づいて評価シートに記述しましょう。

2、具体的な数字を用いる
数値での評価が可能であれば、成果を数字で書きましょう。いくら「よくできた」「うまくいった」と言っても、基準があいまいでは評価結果に納得が得られません。例えば売り上げ目標金額に対し、実際にいくら売り上げたのかを明記します。

人間であればどうしても個人的な好き嫌いはあるものですが、評価の際にはなるべく定量的なデータや行動から評価を行うことが重要です。

また、数値化することが難しい目標であっても「残業時間を〇〇時間削減できた」「業務効率が〇〇%向上した」といったように、できるだけ達成率を数値で表すとよいでしょう。

3、失敗や問題点も報告する
よかった結果だけでなく、失敗や問題点も報告しましょう。失敗や問題点の報告によって、評価が下がってしまうと不安を抱くかもしれません。しかし、失敗した原因の分析により、「失敗を成長につなげよう」という意思を示し、高い評価が得られます。

また、「売り上げ目標は達成できなかったものの、積極的な営業活動により今後のビジネスチャンスが広がった」といったように、プロセスを強くアピールすることも重要です。

基本的ですが、通常の評価でも多面評価でも最も重要なのは、必ず被評価者の現場の働きを見ている直属の上司が評価を行うことです。

4、改善点を記載する
評価者同士のすり合わせを行うことが重要です。従業員の評価を終えた後、評価確定前に評価者を行うマネージャーや人事担当者が集まり、どういった根拠でどういった評価を行ったかを共有します。

それを行うことで、評価の甘辛を調整したり評価基準の標準化ができるようになります。こういった事態を防ぐためには、毎週や毎月被評価者と目標のすり合わせを行ったり、評価項目に対する進捗を見える化することが必要です。

よかった点はより伸ばし、至らなかった点を改善するためのプランを立てましょう。これにより意欲の高さを示せ、上司からの印象もよくなるでしょう。

5、一段階高く自己評価する
ついつい遠慮をして自己評価を控えめにしてしまいがちですが、より高く評価されるためには自分が考えているよりも1段階高く評価することが大切です。

上司が部下の評価をする際には、部下の自己評価結果が影響してしまいます。自己評価結果が3であれば、評価者は2~4の評価を付けがちです。自己評価を4としておけば、3~5の評価を得られる可能性が高くなるでしょう。

ただし、あまりにも自己評価を高く付けすぎると「自分を客観視できていない」など、かえってマイナスイメージを与えます。あくまでも自分が思うより1段階程度高く評価するに留めておきましょう。

6、定量化しにくい業務は達成条件を明確に書く
定量化できない職種の場合、達成したかどうかの判断が難しい場合があります。適切に評価を行うためには、あらかじめ達成条件を明確化しておくことが重要です。

数値化できにくい業務の場合、「ここまでできたら達成」というゴール目標が被評価者と評価者の間で齟齬が生じるケースが多々見受けられます。このような事態を未然に防ぐためにも、達成条件をあらかじめ取り決めておく必要があるでしょう。

評価者同士のすり合わせを行うことが重要です。従業員の評価を終えた後、評価確定前に評価者を行うマネージャーや人事担当者が集まり、どういった根拠でどういった評価を行ったかを共有します。

■まとめ
人事評価制度については、様々な用語や考慮すべき点がありますが、自社の将来のビジョンや価値観が大きな判断基準となります。現在、成績考課はほとんどの企業で目標管理制度に置き換わっています。

目標管理制度とは、期初に被評価者が自分で目標を立て、期末に目標達成度を確認して、評価を行う仕組みです。

当然、業種や業態、職種によって、目標の内容は異なりますが、良いとされる目標は職種を問わず共通しています。人事評価制度とはすなわち、組織目標達成のために必要な、「社員」という人的資源の価値を高めるためのツールです。

制度を通じて、組織の目標や業績と人事的視点に立った個人の目標や業績が結びつきやすくなるため、個人の行動を組織に結集させ戦略を実現できる可能が高まります。

人事評価の仕組み化により最適な人事評価を実現します。人事評価シートは、人事評価で重視する業績、能力、意欲などの評価項目を管理するもので、よい人事評価シートを作成して適切に運用すれば、人事評価そのものの質を高めることにも繋がります。

■最後に
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本田季伸のプロフィール

KENJINS運営元代表 ★連続起業家★著者★人脈コネクター★KENJINSプロデューサー★「顧問のチカラ」伝道者★プライドワークス株式会社 代表取締役。 大学卒業後、日本食研株式会社を経て25歳で起業。複数のITベンチャーを創業する。業界初のサービスであることにこだわり、地域密着型コミットサイト、有店舗連動型ブランド品オークションサイト、日本初の出前サイト、セミナーチケット共同購入サイトなどを立ち上げる。クーポンサイトの運営時にバーコードを電子化し、チケットや会員証として携帯電話の画面上に表示するアイデアを世界で初めて考案し、発明者として20件以上の特許を申請し権利を取得。2002年にKDDIと共同で歌手の矢井田瞳のコンサートで電子チケット入場を実用化させ、モバイルチケットのパイオニアとして一躍注目を浴びる。 2012年に「賢人たちに学ぶ 道をひらく言葉」を出版。後に3部作となり累計販売部数は、75,000部を超える。2013年に日本最大級の顧問契約マッチングサイト「KENJINS」を開設する。プラットフォームを武器に顧問紹介業界で横行している極端な顧問料のピンハネの撲滅を推進。「顧問報酬100%」「顧問料の中間マージン無し」をスローガンに、これまでの顧問紹介業界に創造的破壊を起こし、「サブスクリプション型」や「成果報酬型」で、「プロ顧問」紹介サービスを提供している。特に複数の「営業顧問」の人脈ネットワークを活用した大手企業の役員クラスとの「トップダウン営業」に定評がある。

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