働き方改革の関連法案により、企業規模や業界を問わず、労働環境を整備しなければ罰則対象になりかねないため、多くの企業では、労務管理に取り組む必要性が増しました。

現在、日本では、終身雇用制度が崩壊を迎えつつある中、働く人材のワークライフバランスが重要視されています。更にリモートワークの浸透や時短労働など、従業員が企業に求める最低基準が以前よりも上りつつあります。

社員が能力を最大限発揮するためには、働く環境を整える労務管理が必要になります。

そこで今回、労務管理とは何か、企業の成長に人を大事にする労務管理が必要な訳について解説します。

「人には「活躍の場」を与えよう。それが、懐の深さというもので、人の隠れた能力を引き出すということでもある。人の上に立つ人の最も大切な仕事なのではないだろうか。」

＜斎藤茂太＞

■労務管理とは？
労務管理とは、従業員の賃金や福利厚生など、労働に関することを管理する仕事のことです。英語では、「labor management」と表記します。

労働時間の管理、賃金システムの見直し・管理などが業務に含まれます。

労務管理の仕事内容としては、労働者と使用者・経営者との間で結ばれる多様な約束事、労働時間や休日・休暇、福利厚生はもちろん、賃金や賞与、手当てといった「労働条件」にまつわる施策や制度を整備することになります。

企業規模の大小を問わず、全ての企業に労務管理は不可欠なものです。

■労務管理、勤怠管理、人事管理の違い
バックオフィス業務の中でも細かく業務がわかれており、労務管理と勤怠管理、人事管理の違いはよく混同されがちです。端的に説明すると以下の違いがあり、上から順に管理の範囲が狭くなります。

・人事管理：人材の処遇を管理
・労務管理：労使関係、労働条件を管理
・勤怠管理：労働時間や休日などの分野を管理

１、人事管理とは？
人事管理とは企業の目標達成のため、従業員が最大限の成果をあげられるような体制やルールを整えることです。

企業が競争力を高めるためには、日々変化する外部環境に対応した適切な人事管理を行い、従業員が最大限のパフォーマンスを発揮できるような仕組みづくりが必要です。

人事管理は、企業内で人材をより効果的に活用していくために、規則や処遇を定めて適切に運用していくことを指します。

人事評価や人材育成、採用・退職の手続きを行うことが基本的な業務になります。従業員の処遇も含めた人事に関連する業務の大枠が人事管理だと捉えてよいでしょう。

２、労務管理とは？
労務管理とは、従業員の労働条件管理や労働環境の整備を管理する業務のことです。人員を管理する業務のため、人事管理と一体となって行われますが、その性質は異なります。

労務管理は、特に労使の雇用関係と労働条件に特化したものを指します。例えば、労働時間や賃金のほか、休日・休暇や福利厚生、賞与についての取り決め・計算・管理も労務管理に含まれます。

福利厚生では、社会保険や雇用保険、労災保険の運用も労務管理の業務です。

そのほか、労働基準法や男女雇用機会均等法などの法律に基づき、労働者が働きやすい環境を整備していくことも重要な業務です。

３、勤怠管理とは？
勤怠管理は、労働基準法で定められた企業の義務で、出勤・退勤時間、欠勤や遅刻の状況、休日取得の有無といった労働の記録について、数字的に管理するものです。

特に、時間外労働や休日出勤は割増賃金の対象になるため、企業は勤務した時間を正確に把握しておかなければなりません。勤怠管理は、労務管理の中でも特に勤務状況の把握・管理に特化した業務を指します。労務管理の一つに勤怠管理があると考えてよいでしょう。

勤怠管理では、従業員の労働時間や残業時間だけでなく、出勤や欠勤、遅刻や早退なども管理します。また、年次有給休暇の取得状況を管理するのも勤怠管理の一つです。

労働基準法第108条で、事業主は事業場ごとに賃金台帳を作成して運用するよう定められています。

■労務管理の３つの変化
高度経済成長期の日本における労務管理には、以下の3つの特徴がありました。

・正社員を定年まで雇用し続ける「終身雇用」
・年齢や勤続年数に応じて役職や賃金を上げる「年功序列」
・労働者の連帯組織である「労働組合」

１、終身雇用の崩壊
終身雇用とは、一般的に新卒時から定年まで同一の企業で雇用され続けることを言い、日本企業の正社員雇用において古くからある慣行です。

終身雇用の目的は、従業員に入社から定年まで在籍してもらって、長期的な目線から人材を育成すること。そして従業員は、「安定した雇用と収入」というメリットを享受する、つまり定年まで収入を得られるという「保証」を得られるという制度です。

しかし、バブル崩壊後、リストラや早期退職が行われるようになって雇用は流動化し、欧米のビジネスマンと同様に日本でも転職することが当たり前の時代となりました。

２、年功序列から成果主義へ
「年功序列」とは、社員の年齢や勤続年数を重視して、役職や賃金を決定する人事制度を指します。「年功賃金」や「年功序列型賃金制度」とも呼ばれています。

現在、これまでの年功序列を廃止し、仕事での成果に基づいて従業員の処遇を決定する「成果主義」を導入する企業が増加しています。

成果主義とは、社員個人の能力や成果をベースに昇進や昇給などの評価を行う人事制度を指します。日本の賃金体系で言えば、「役割・職務給」が最も近いです。

成果主義のメリットとしては、業績アップをもたらす優秀な人材の確保、社員のモチベーション向上、人件費の最適化などが挙げられます。

３、労働組合の活動の減少
労働組合は「労働者が主体となって自主的に労働条件の維持・改善や経済的地位の向上を目的として組織する団体」、すなわち、
労働者が団結して、賃金や労働時間などの労働条件の改善を図るためにつくる団体です。

「従業員の成果に見合った給与を支払っているか」「従業員の労働時間が適切に管理されているか」など、今までは異なる新しい視点で、労務管理を考えることが必要になりました。

大手企業でも副業が解禁され、フリーランス増加した今、日本の労務管理は、劇的な転換期を迎えていると言えるでしょう。

■労務管理を行う目的
労務管理の目的は「従業員一人一人が安心して働くことのできる職場」を作ることです。

労務管理は、求人・採用から始まり、配置や異動、人材育成、人事評価、賃金および労働時間の管理といった、企業が社員に対して行うすべての管理の総称になります。

労務管理の主たる目的は、人材の生産性の向上になります。従業員の活動をサポートするべく、適切な状態に労働環境を維持することが労務管理の意義になるでしょう。

経営資源には、ヒト・モノ・カネ・情報・時間・知的財産などがありますが、企業が所有する資産のひとつが「人材」です。

特に人材の採用・管理など「ヒト」に関する業務は、どの企業においてもプライオリティが高い言えます。

なぜなら、企業活動の効果は、人材の量・質に大きく影響するからです。

従業員が高いパフォーマンスを発揮できるようサポートをすることで、企業活動を円滑に進めるための重要な役割を担っています。

■労務管理の基本的な仕事内容

１、法定三帳簿の作成
法定三帳簿とは、「労働者名簿」「賃金台帳」「出勤簿」の3つの帳簿のことを指します。 労働基準法では、労働者を雇用した場合、法定三帳簿を整えて一定期間保存することが義務づけられています。

労務管理では、「法定三帳簿」を作成することが大事な仕事になります。法定三帳簿は、作成だけでなく、紛失しないように厳重に保管するのも労務管理の仕事です。

各帳簿とも、法令で記載すべき項目が定められており、労働基準監督署による監督の際に提出を求められる可能性がある重要書類です。いずれも記載項目と保存期間が法令で決められているため注意しましょう。

２、雇用契約書の作成
雇用契約書とは「労働者と雇用主との間の労働契約の内容を明らかにするための契約書」です。

雇用契約書は法律上、作成が義務付けられているものではありません。一方で、労働条件通知書は労働基準法により、労働者に対する書面交付等が義務付けられています。

労務管理は「雇用契約書」の作成も行います。雇用契約書は、企業と従業員が労働条件をもとに契約を結んだ証明となる書類です。雇用契約書は、新卒入社または契約社員の雇用時、契約社員の労働契約更改時期に作成します。

なお、雇用契約書に記載する内容は下記のとおりです。

・労働契約の期間
・就業する場所
・従事する業務内容
・始業・終業時間
・交代制のルール
・所定労働時間を超える労働の有無
・休憩時間・休日・休暇
・賃金の決定・計算・支払方法・締切日・支払日
・昇給に関する事項
・退職に関する規定

３、就業規則の作成
就業規則とは、労働者と使用者の双方が守るべき雇用に関する規則集です。

具体的には、始業と終業の時刻や休憩時間、休日・休暇、賃金の決定や計算・支払い方法、退職や解雇に関する取り決め、安全衛生や職業訓練、災害時の補償などについて、それぞれの会社ごとに定めています。

常時10人以上の従業員を雇用する場合、労働基準法の規定に基づいた「就業規制」を作成しなければなりません。作成後は所轄の労働基準監督署長へ提出する必要があり、就業規則を変更する際にも同じように届け出を行います。

就業規則に記載する内容には、「絶対的必要記載事項」と「相対的必要記載事項」の2つがあるため、記載漏れがないように確認しながら作成しましょう。

４、社会保険や雇用保険の加入手続き
新入社員の「社会保険」や「雇用保険」の加入手続きも労務管理の業務です。社会保険は所轄の年金事務所、または加入している健康保険組合で資格取得手続きを実施します。

また、雇用保険に関しては所轄のハローワークでの手続きとなります。

提出書類については以下になります。

・厚生年金保険：厚生年金保険被保険者資格取得届（添付書類は原則必要なし）
・健康保険：健康保険被保険者資格取得届（添付書類は原則必要なし）
・雇用保険：雇用保険被保険者資格取得届

５、勤怠管理
従業員の勤務状況を記録する「勤怠管理」も行います。勤怠管理は、労働基準法で定められた企業の義務で、出勤・退勤時間、欠勤や遅刻の状況、休日取得の有無といった労働の記録について、数字的に管理するものです。

特に、時間外労働や休日出勤は割増賃金の対象になるため、企業は勤務した時間を正確に把握しておかなければなりません。

具体的な記録内容としては、始業や終業時刻、時間外労働時間数、休日労働時間数、早退などがあげられます。

６、従業員の健康管理
2008年に施行された労働契約法で、「企業は従業員に対して生命や身体の安全を確保しながら働けるように配慮する義務がある」ということが明文化されました。

労働安全衛生法によって、従業員の健康管理である「安全衛生管理」が義務付けられています。

具体的な安全衛生管理は、事業場における安全衛生を確保するための措置、従業員における健康の保持増進を図る対策などです。
社内の職場環境を整えるためにも、従業員の健康管理も労務管理として行います。

７、ハラスメント対策
「ハラスメント」とは、意識的・無意識的に特定・不特定多数を問わず不快な想いをさせる、苦痛を与える、居心地の悪さを感じさせる行為のことを指します。

ハラスメント行為は、嫌がらせ、いじめ、人権侵害に関与する恐れがあります。「パワーハラスメント対策」が2020年4月から法制化されたため、労務管理の業務として必要な措置を行うことが義務となります。

また、それに伴いセクシュアルハラスメントなどの対策も強化されました。ハラスメント対策については事前に確認しておくことをおすすめします。

８、退職手続き
退職業務の引き継ぎや具体的な退職日は上長と相談の上決めることが多いため、1ヶ月～3ヶ月程前に意思表示をするケースが多く見られます。

このように就業規則で規定している場合は、その規則に従い退職手続きを進めます。

「退職手続き」も労務管理の業務であり、社会保険や雇用保険の資格喪失届の提出、労働者名簿の更新、退職手当の支給といった内容が含まれます。

従業員の退職後も書類のやり取りが必要となるため、労務管理の担当者は退職者の連絡先を必ず把握しましょう。

９、休職・異動手続き
休職とは、主に、労働者側の都合により業務遂行が困難または適当でない場合、労働契約を維持しながら、労働者の業務を免除する（長期的に会社を休む）ことです。

休職中は原則として給与・賞与は発生しませんが、企業独自の休職制度（給与補償制度）を導入している場合は補償されることがあります。

育児休業や傷病休職、介護休職などの「休職・異動手続き」も労務管理における業務の1つです。休職に伴う保険給付の申請や、傷病手当金の請求といった場合でも必要となります。

一方で、異動手続きに関しては、住所変更や社会保険料の報酬月額変更届を提出する場合もあるため、事前に確認しておきましょう。

このように労務管理では勤怠管理や雇用契約、入退社手続きなどにやるべき業務は多岐にわたります。

■労務管理の基本となる法定三帳簿
「労働者名簿」「賃金台帳」「出勤簿」のことを、合わせて「法定三帳簿」といいます。これらは、労務管理において非常に重要な役割を果たし、3年間の保存義務があります。

また、退職金に関するものは5年間、雇用保険の被保険者資格に関するものは4年間、安全衛生に関するものも一定期間の保存が必要です。社会保険や雇用保険の手続きに必要となることも多いため、いつでも確認できるよう保管しておきましょう。

１、労働者名簿
労働者名簿とは「従業員の氏名、生年月日、住所、性別などを記載した名簿のこと」です。 一人以上の従業員を雇用している企業には、労働者名簿を調製する義務が生じます。

未整備の場合はもちろん、記載内容や保管方法に不備が認められる場合には、労働基準監督署の是正勧告の対象となります。従業員それぞれの情報をまとめたものが労働者名簿です。

氏名、生年月日、性別、住所、雇用年月日、業務の種類、異動などの履歴、退職の日付と理由などを記載します。

２、賃金台帳
賃金台帳とは、労働者の名前や性別、賃金の計算期間や労働日数など従業員への給与支払い状況を記載した書類のことをいいます。 労働基準法によって、各事業場毎に作成と保存が義務付けられている法定帳簿の一つです。

賃金台帳は、従業員それぞれの賃金の支払状況をまとめたものになります。

氏名、性別、賃金の計算期間、就業日数、就業時間、残業時間、深夜残業時間、休日労働時間、基本給、手当などの項目と金額、控除項目と金額が必須項目となります。

３、出勤簿
労働基準法の条文において、出勤簿の作成に関する明確な規定はありませんが、厚生労働省の通達で行なうべき対応が記述されています。

そのため、通達の第4項「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置」に従って、事業主は、労働者の始業・終業時刻の確認と記録を実施する必要があります。

従業員の出勤状況を記録した出勤簿を用意します。雇用主が出退勤の状況を確認したり、従業員がタイムカードで記録したりしたものを出勤簿として保管します。労働日数、労働時間、時間外労働などの確認にも使用します。

■まとめ
労務管理とは従業員の労働状況や福利厚生を管理する業務のことです。人事管理とよく似ていますが、人材の評価や配置、採用などは基本的に労務管理の範疇ではありません。

企業の生産性を高めるためには、労務管理をはじめとする「バックオフィス」「間接部門」の業務を効率化させる必要があるとされています。

労働条件や勤怠、給与、社会保険など、労務に関するあらゆる事項を管理し、人事管理と同様に従業員を管理し、生産性向上・リスク回避を実現します。

労務管理の業務は、以前まで莫大な労務知識を把握する必要がありましたが、人材マネジメントシステムや労務管理システムの普及により、現代の労務管理業務には高度に専門的なスキルは求められなくなりました。

代わりに労務管理に従事する者には、経営者に近い視座で、物事を見通す視点を持つことが重要となっています。

・いかに人件費を抑え、利益を増やすか？
・どのように従業員のモチベーションアップを図るか？
・どのような原因で労働に関する課題が起きるのか？
・労務管理に必要な打ち手をどのように講じるか？

など、経営者視点で長期的な視点を持つことが重要視されます。

生産性向上のためには、給与や労働環境を管理しなければなりません。社内の人材を有効活用するために、従業員が給与や環境に満足して働けるようにすることが大切です。

また、社内のトラブルなどのリスクを回避することも労務管理の目的です。企業の社会的責任として就業規則や法令遵守を徹底させ、労災や健康状態の管理を行いましょう。

今後労務管理に求められるのは、毎日同じように作業を行うのではなく、「どうしたら労務管理業務を効率化できるか」を常に考えることです。

社内の課題でどの部分が特に重要か、どのように改善させる必要があるのかを主体性を以って取り組むことが求められるでしょう。

■最後に
「働き方改革」が進んでいる近年、新型コロナウイルスの感染拡大も相まって「在宅勤務」や「ワーケーション」「副業・兼業」など、人々の働き方が多様化に拍車がかかりました。

これまでと同じように労務管理を行っていては、これらの働き方の変化に対応できません。多様化する働き方に対応するため、「就業規則の見直し」や「新たな社内規定の策定」など、労働環境の最適化が必要になります。

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