BCP(事業継続計画)を策定し有事に備える必要性とは?

投稿日: 作成者: KENJINS運営元代表 カテゴリー: 働き方改革   パーマリンク

東日本大震災では、多くの企業が倒産に追い込まれたり取引先の被災などを受けて事業継続が困難になるなど、甚大な被害が出ました。有事の際でも事業継続できる体制を構築することは、自社を守るだけでなく企業としての社会的責務でもあります。まさに今BCPの策定を検討している企業も多いのではないでしょうか。そこで今回、BCP対策を行うメリットとデメリット、策定の必要性について解説します。

■BCPとは?
BCP(Business Continuity Plan)とは、企業が「緊急事態」に直面した場合、損害を最小限に食い止めつつ、中核となる事業を継続もしくは早期に復旧させるため、緊急時における事業継続のための方法などを取り決めておく計画のことです。

緊急事態の発生後に一定以上のレベルで事業を継続させて、許容時間内に事業復旧を目指すこと。これこそが、BCP(事業継続計画)に与えられた役割です。なお、この場合の「緊急事態」にはさまざまな状況があります。最もわかりやすいのが地震や台風といった自然災害。また、新型インフルエンザによるパンデミックなども該当します。停電、原子力事故、テロといった外的リスクに加え、食中毒や個人情報の流出など組織の内的リスクも対象ですとなります。

■BCP(事業継続計画)を策定する必要性とは?
このような「緊急事態」に素早く対応するため、BCP(事業継続計画)の策定は欠かせません。BCP(事業継続計画)とは、災害が発生した際に「事業を継続する」「早期に復旧する」この2つを実現させるための方法や手段をまとめた計画のことです。防災対策と間違えられやすいのですが、「事業の継続」を主な目的にしている点が防災対策と大きく異なるところです。BCPを策定する目的は、災害時に素早く的確な行動をとって事業を継続させることにあります。

BCPの策定をしていないと、突然の災害に襲われたときの対応が遅くなってしまうものです。事業の縮小によって業績が悪化すれば、社員の解雇や、最悪の場合倒産につながってしまうかもしれません。事前にBCPを策定していれば、事業の継続・復旧を早期に実現し、会社としての損害を最小限に抑えることができます。また、株主や市場、顧客からの信頼が増し企業価値の向上にもつながるのです。

■BCP策定4つのメリット
BCPを策定すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。4つご紹介します。

1、緊急事態の発生時に対応できる
マニュアルなどが何もない状態よりも、災害やテロなどの緊急事態が起こった際、すぐに対応できるという点はBCP策定の最大のメリットと言えるでしょう。事業を早期復旧することで、経営面での被害を最小限にとどめることができます。

2、重要な業務や優先度が可視化される
BCPを策定する過程では、どの事業・業務を優先して復旧させるかを話し合う必要があります。自社にとって優先すべき重要業務を把握することで、経営戦略の立案や見直しの機会ともなるのです。

3、企業の強みと弱みが明確に見えるようになる
メリットの2点目と少し似ていますが、ストップすると致命的な部分が可視化されるため、企業の強みと弱みをはっきりと把握することができます。その点をBCP策定に盛り込みつつ、日常業務を見直してリスクヘッジ対策をおこなうことも可能です。

4、取引先からの信頼性向上につながる
緊急時の対策がしっかり整っている企業は、対外的に見ても信頼性の向上につながります。取引先が被災したために事業継続が困難になった場合があると先で述べましたが、こういった事態を自社が引き起こさないようにすることができるのです。今後はBCP対策をおこなっているかどうかが、取引先の選定基準として設定される可能性も出てくるでしょう。

■BCP策定のデメリット
メリットだけを見ると、策定しない理由が見当たらないBCPですが、果たしてデメリットなどあるのでしょうか。基本的にはBCP策定のデメリットはないと言えますが、強いて言えば以下のような点が挙げられるでしょう。

1、策定のコスト
策定には、担当者の人件費やコンサルティング費用などの策定コストがかかります。また、策定作業だけでなく有事の際に社員が迅速な対応がとれるよう、教育する時間やコストもかかります。しかも、それらは直接的な利益を生まないコストです。特に中小企業にとっては、策定にかけるこれらのコストを確保することは課題となるかもしれません。

2、リスク分散のコスト
BCP対策の一環として、企業内の重要データを遠隔地にあるデータセンターなどで管理・保存することも考えられます。データセンターの保守レベルによって費用に違いが出る場合もあるため、リスク分散にかかるコストが負担となる場合もあるのです。

■そもそも、なぜBCP(事業継続計画)策定が必要なのか?
BCP対策のメリットとデメリットをご紹介しましたが、そもそもなぜBCPの策定が求められるようになったのか、その必要性を解説します。

1、BCP策定は義務なのか?
現時点では、BCPは法律や条例では義務づけられていません。しかし、災害に対して準備不足で、従業員が安全・健康に働く配慮ができていなかったと判断されれば、安全配慮義務違反で訴訟が起きることもあるでしょう。また、取引先との契約を達成できなければ違約金が発生してしまうこともあるかもしれません。したがって、義務化はされていなくともBCPを策定しておくことは非常に重要なのです。

2、有事があった場合の影響は計り知れないため
地震や水害などの自然災害が起こった際、サーバーダウンによってサービスが停止したり、インフラの物理的な破壊などによって企業活動が行えなくなる可能性があります。また、直接的な被害に遭っていなくても、仕入れ先が被災していたり世間の自粛ムードの煽りなどを受けて事業継続が困難になることもあります。

いずれにしても、企業にとっては大きな損害です。今後も首都直下型地震や南海トラフ地震などが予測されているなか、有事の際でも事業を継続できる体制を築くことが求められているのです。

3、IT化の急速な発展に伴うあらゆる障害
急速なIT化により、現在の企業活動はほとんどがシステムやネットワークを通して行われています。そのため、この部分が停止してしまうとメールでのやり取りができなくなったり、受発注システムが使えないことで事業継続が難しくなるなどの被害が出る可能性があります。

不正アクセスなどによるシステム障害やサーバー攻撃が企業の脅威となっている今、こうしたネットワーク障害などにも備えて、日頃から対策しておく必要があるのです。

■災害が起きた際に必要になるBCPの3つのフェイズ
災害が起きた際、事業を本来の状態に戻すまでには次の3つのフェーズを経ることになります。

1、現状把握
最初のフェーズでは、どのような被害があるのか「現状を把握」するようにしましょう。現状を理解することで、事業を継続するのに不足しているものが何か分かるからです。どのような連携の仕方をして情報共有していくのか、部署を超えた協力体制を整えるようにしましょう。

2、代替・移行
フェーズ2では、業務を担当者以外が引き継げる状態にしたり、不足している設備やネットワークを「代替・移行」する仕組みを整えたりします。被害が大きい場合でも、人や設備の代わりがある状態を作っておくことによって、通常に近い業務を行えるようになるものです。事前に業務に必要な資材や設備を把握し、その代替手段を取りまとめて置くようにしましょう。

3、復旧
最終段階では、災害によって被害を受けた部分を「復旧」していく仕組みを整えます。会社施設や設備といった物理的な復旧と、ネットワークなどの技術的な復旧をすることで、徐々に本来の業務へと戻していけるもの。本来の設備やネットワークがどういったものだったのかを、納品書や契約書で確認できるようにしておきましょう。

■自社に合ったBCPの構築を
自社の行う事業の優先順位をあらかじめ決めておき、優先順位の高い事業をどのように継続・復旧させるか、具体的な方法をまとめていきます。これによって緊急時に受ける損失を軽減させるのがBCPの目的です。

BCPを策定する際はまずBIAで優先度の高い事業や復旧までの目標時間を割り出します。同時に事業中断につながるリスクを網羅して、発生頻度とBIAで割り出した影響度を軸にマッピングしていきます。そのあとに具体的な代替案や事前準備などをまとめたうえで文書にまとめて行きましょう。

BCP策定のデメリットとしてコスト面を挙げましたが、緊急事態発生後の損失と比べると具体的な業務・事業への影響力は少ないため、策定するメリットの方が大きいと言えるでしょう。近年では自社ではなく、取引先や仕入先の倒産や被災の影響を受ける2次被害もおおく、関係企業にBCP対策を講じてほしいと考える企業も少なくありません。あらゆるリスクに備えるためにも、ぜひBCP策定を進めることをお勧めします。

■最後に
現在、パンデミックや地震だけではなく豪雨等の従来の予想を超える自然災害やテロといった人為的な災害に見舞われるリスクが高まってきています。また、今後は首都圏直下型地震や南海トラフ巨大地震等の発生も想定されています。このようにリスクが目の前に迫っているにもかかわらず、事業継続計画(BCP)を策定している自治体は約1割に過ぎず、中小企業でも同様の状況です。

日本最大級の顧問契約マッチングサイト「KENJINS」では、災害発生時のリスクを体系的に整理し、クライアント企業の存在意義という観点から、その状況下でクライアント企業が行うべきアクションとその行動計画を策定の支援を行っています。確実な遂行のために、緊急時の意思決定プロセスや体制の整備、さらに一人ひとりの従業員の行動まで落とし込むために、教育研修やシミュレーション訓練を行う等、総括的なBCP策定をサポートしています。

日本最大級の顧問契約マッチングサイト「KENJINS」は、災害リスクマネジメントやBCP策定に精通した顧問やコンサルタントが、将来起こるであろう大規模災害に備え、企業が取り組むべき事項を定義・優先順位づけし、緊急時に、それらの事項を確実に遂行するためのアクションプラン策定、社内外の調整・折衝、シミュレーション訓練等の準備まで含めた総括的な取り組みを支援致します。

本田季伸のプロフィール

KENJINS運営元代表 ★連続起業家★著者★人脈コネクター★KENJINSプロデューサー★「顧問のチカラ」伝道者★プライドワークス株式会社 代表取締役。 大学卒業後、日本食研株式会社を経て25歳で起業。複数のITベンチャーを創業する。業界初のサービスであることにこだわり、地域密着型コミットサイト、有店舗連動型ブランド品オークションサイト、日本初の出前サイト、セミナーチケット共同購入サイトなどを立ち上げる。クーポンサイトの運営時にバーコードを電子化し、チケットや会員証として携帯電話の画面上に表示するアイデアを世界で初めて考案し、発明者として20件以上の特許を申請し権利を取得。2002年にKDDIと共同で歌手の矢井田瞳のコンサートで電子チケット入場を実用化させ、モバイルチケットのパイオニアとして一躍注目を浴びる。 2012年に「賢人たちに学ぶ 道をひらく言葉」を出版。後に3部作となり累計販売部数は、75,000部を超える。2013年に日本最大級の顧問契約マッチングサイト「KENJINS」を開設する。プラットフォームを武器に顧問紹介業界で横行している極端な顧問料のピンハネの撲滅を推進。「顧問報酬100%」「顧問料の中間マージン無し」をスローガンに、これまでの顧問紹介業界に創造的破壊を起こし、「サブスクリプション型」や「成果報酬型」で、「プロ顧問」紹介サービスを提供している。特に複数の「営業顧問」の人脈ネットワークを活用した大手企業の役員クラスとの「トップダウン営業」に定評がある。

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