グローバル展開、新製品開発などが企業活動での重要性が増すなか、調達活動に求められるミッションも複雑化しています。新たな調達先の選定や品質管理、テクノロジーの活用による効率化など、より購買活動の難易度が高まりつつあります。日本最大級の顧問契約マッチングサイト「KENJINS」では各領域の専門的なノウハウやネットワークを提供し、調達活動を支援します。

■調達管理の業務内容とは?

調達管理部門が行う主な業務内容と、業務を遂行するために必要な資質・能力について紹介します。

1、仕入先の選択
資材を適切に仕入れるために、どの業者から仕入れるのか選択します。既存の仕入業者から選択するだけではなく、新規業者を開拓することも重要です。不測の事態で資材が調達できなくなることも想定して、複数の安定した仕入先を確保しなければなりません。こうした適切な選択・開拓を行うためには、戦略的な視野と経験が求められます。

2、仕入価格の交渉
見積価格が適切か判断し、価格交渉を行うことも調達管理の重要な業務です。品質を確保しながら、より安い価格で仕入れるためには、原価や市場動向に関する正確な知識が求められます。業者に適切な価格を提示するためには、仕入価格、品質、納期の早さなど、必要な基準を正確に理解して交渉する能力が必要です。

3、企画・開発・製造など他部門との調整
企画・開発・製造など資材を必要とする部門に、適切に届けられるよう調整することが調達管理の重要な業務です。必要な資材の種類、数量、納期、価格を明確にし、業者への発注から部門への引き渡しまでの計画を立てます。多くの関係者とやり取りが必要なため、コミュニケーション能力も重要です。

4、見積・発注と納期管理
計画・調整したスケジュールを元に、仕入業者へ見積を行い発注をかけます。また、発注した資材が期日通り届くかどうか確認を行うことも、欠かせない業務です。ときにはスケジュールの変更を余儀なくされることもあるため、仕入先や社内の関係者との調整も必要とされます。

5、検査・検収
届いた資材の数や品質に問題がないか、検査・検収を行います。正確な検査・検収を行うためには、品質管理に関する知識や、より専門的な知識を持つ品質管理部門や製造部門などとの連携が重要です。

■企業における調達の重要性

総コストの大半を外部から調達している企業も少なくないでしょう。従って、調達品は企業の業績を左右する重要なアセットの一つであり、大手であれば数%の原価低減目標のクリアによって、億単位の収益性をもたらすこともあるなど、企業の損益改善向上面でも調達コストの管理は極めて重要なポイントです。

しかし、社内の他部門や調達先と生産計画を共有や協業体制が構築できていない、納期管理に追われてSCM戦略構築から集中管理を実現するERPシステムの導入が進んでいない企業もあります。

一方、調達先は社内リソースと異なり独立した企業です。そのため、調達先からの調達は企業間の取引であり、その取引は商取引に関する法令を遵守したうえで契約条件を合意する必要があります。

両社の取引関係が構築され、お互いがメリットを享受できること確認できれば、その関係を更に発展させ、調達先が保有している付加価値を引き出すことができ、競争優位性を向上させることも可能です。最適な調達活動は企業のコスト競争力の向上、競争優位性の改善を考えるうえで重要な意味を持っています。

■より効率的な調達業務を行うための4つの課題

1、コストダウン
幅広く買い付けを行い、支出を管理する調達部門では、コストダウンが最重要の課題です。調達部門でコストダウンを図るためには、状況に応じた仕入価格が求められます。仕入価格は時間や状況によって大きく変化していくため、常に適切な価格で調達することが重要です。価格の妥当性を担保するためには、過去の仕入データを管理・分析し、必要に応じて提示できる仕組みが重要となります。

2、反復業務の効率化
見積書や発注書の作成や送付、納期の確認などルーチンワークが多いことも課題です。特に事務用品などの消耗品は品種が多く、各部門から要求されるため、見積りや発注が煩雑になりやすい性質があります。そのため、プロセスの簡略化やシステム導入による効率化が必要です。業務の無駄なリソースを減らすことで、仕入交渉などの戦略的な調達に専念できるようになります。

3、ノウハウの属人化を防ぐ
仕入利益や見積書・発注書の様式や管理などが共有されておらず、非効率になっていることもよくあるケースです。このようにノウハウが属人化していると、担当者の急な欠勤や離職が起こったときに、対処しきれない場面も多くなります。この課題の対策方法として、情報の一元的な管理と共有が必要です。

4、全体の流れを把握する
納期遅れや無駄な在庫の発生を防ぐためには、社内全体の情報共有が必要です。担当者が各関係者に確認を取るのは、時間がかかり、情報伝達のミスも発生しやすくなります。こうした課題を解決するには、調達管理部門だけを見直すのではなく、社内の業務フロー全般を見直すことが必要です。

■調達部門におけるよくある課題

調達活動は損益改善という観点では営業活動と同等、又はそれ以上に重要と言っても過言ではありません。しかし、それに反して調達機能の位置づけが低い企業が多く、しばしば見落とされがちな領域です。

例えば、サプライヤーは開発・技術・生産などの部門が決めてしまい、調達部門に対して価格交渉・発注処理・納期管理のみを期待している企業もあります。

一例として、調達関連のよく耳にする言葉として次のようなものがあります。
①開発、技術、生産現場などが調達先と調達品目を決めている。
②調達部門は少しでも安くなるよう価格交渉をして発注してくれれば良い。
③調達コストは安ければ安いほど良い。
④現行の調達先は納期、品質共に問題ないので、そのまま継続して取引することで問題ない。
⑤納期、品質などに問題があった時にはクレームをし、問題が改善しなければ調達先を変えれば良い。
⑥調達先の評価をすることは時間もないし必要もない。
⑦調達部門が何をやっているのかよくわからない。

上記に加え、新製品を開発するうえで、新たな調達先を選定する必要があるが、社内に適したネットワークがなく、調達先を選ぶことができない。また、調達先が見つかったとしても、その品質やコストが適切か判断できないといった課題も新規開発が進むなかで発生しています。

さらに環境保全要請にともなうグリーン調達でも、取引先の環境経営を評価する必要性など、 企業を取り巻く環境が大きく変化しているなか、調達部門 を取り巻く課題は複雑化しています。

■調達業務にもシステム化が必要

調達管理は、他の業務を円滑に行うために欠かせない業務です。さらに購入費用などのコストに直結する業務でもあるため、戦略的な視野が求められる業務でもあり、多くの課題を解決しなければなりません。

そして調達管理が抱える課題を解決するためには、システム化が必要です。情報を適切に管理し、他部門とも連携できるシステムを選び、より効率的な業務を実現しましょう。

■調達部門の強化のために外部の専門家を活用するメリット

調達に関連するスキルは極めて多方面にわたります。
企業の製品知識、調達に関わる法律知識、交渉スキル、サプライヤーの財務評価を行うための経理知識、企業の製品を取り巻くマーケティング知識、サプライヤーを取り巻くマーケティング知識、貿易知識、新規システム導入の要件定義力など、挙げればきりがありません。
すべてのスキルを自社内で確保することが難しいため、各課題に応じて必要な専門スキルを保有した専門家を活用することが有効です。

また、課題解決を行う際には、現状分析や課題の抽出、改善計画の立案、実行のプロセスを回していく必要があります。これらのプロセスを企業内での経験者のみで進める場合、あるべき姿に気づくまでに時間がかかる、あるいは現状を前提にしてあるべき姿を決定してしまう、という状況に陥るリスクがあります。

そこで、十分な知識と経験をもった外部の専門家がプロジェクトに参画し、第三者の立場で現状を把握して提案することで、はるかに速いスピードで、改善プロセスを正しい方向に導きだす可能性が高まります。

同様に、自社内のリソースのみで新しい調達先の選定する場合には、ネットワークが限られていたり、調達先を選定するノウハウが足りない場面も発生します。そのような状況においても、外部の専門家の知見・ネットワークを活用することにより、最適な調達活動が実行可能です。

■有益な調達・購買は、企業の大きな力に

経営環境の変化によって、調達・購買パートナーの選定、見直しが製造現場に求められる時代になっています。
加えて、これから予想される長期的な素材の高騰によって、買い手企業は、適正な価格でモノやサービスを調達することが、ますます困難となり、今後は、各企業の調達・購買の巧拙が、企業の競争力や企業価値に大きく影響する時代になると予想されます。

コスト削減を目標に掲げているが、具体的に何から着手すればよいか分からない。日々のオペレーション業務に追われ、ソーシング(交渉・契約)業務にまで手が回らない。アイペックは、そんな悩みを抱えた製造現場を強力にサポートするために、溶接機器販売を通して構築した同業者のネットワークを最大限に活用し、それぞれの製造現場に最適な調達・購買方法およびコストダウンのご提案を行っています。

今までの経験上、コストダウンが不可能な現場は、まずありません。お客様視点で問題点を改善し、コスト面で競争力をつけ、グローバル競争に必要となる「ものづくり力の再構築」を行うために、日本最大級の顧問契約マッチングサイト「KENJINS」がさまざまな提案を行います。