積極的な情報システム投資が珍しくない中でも、規模の小さい企業ほど 自社の競争力を強化し盤石なものとするために、最新の技術を積極的活用した情報システムに躊躇なく投資をする傾向が強くなっています。

しかし、IT人材の不足もあるなか、目的(必要機能)・コスト・開発期間・ユーザービリティ・信頼性など、すぐに挙げられる課題面においてもノウハウがなく、十分な投資対効果を得ることができないケースも増えてきています。

日本最大級の顧問契約マッチングサイト「KENJINS」では、システム導入の経験豊富な専門家が多数登録しておりますので、専門的なノウハウをもとに支援することが可能です。情報の時代にあって、IT業界はますます加速するスピード感を伴って日々変化し成長を見せています。最新のハードウェアや新しい技術の登場など、最新の動向に対応した高いスキルレベルのプロフェッショナルが、多数常に必要とされています。

一方では、情報システムの規模も大きくなり、多くの人の参画が必要となっております。これらの高度な技術者集団の力を、いかに結集していくかが重要となっています。さらには、自社のリソースだけでプロジェクトを進行させるには限界があり、外部企業の協力も得なくてはなりません。

ここで必要となるのが、高度なプロジェクトマネジメントであり、プロジェクトマネージャの能力です。

■プロジェクトマネジメントの役割とは?

情報システム開発の成果物は、ソフトウェアです。このソフトウェアを開発するのは人です。したがって、成果物の品質は、人に左右されます。また、生産コストの多くを人件費が占めることとなります。

一方、ソフトウェアは、形が目に見えないため、情報システムの最終形態が共有しづらいという特性があります。完成後の姿が見えるビルや橋とは大きく異なります。また、ビジネス環境が速いスピードで変化しているため、開発途中でも、それに合わせて変化させて行く必要があります。

そのため、完成するまでに、変更や追加の要求が頻繁に発生します。その結果、品質が低下したり、想定していた完成期限やコストが大幅にオーバーしたりして利益につながらないリスクが高まっています。情報システム開発の多くが失敗するという調査報告は、それを示しています。

これを解決するため、プロジェクトマネジメントが重要となって来ています。プロジェクトマネジメントは、プロジェクトを円滑に進め、成功に導くための方法です。プロジェクトマネジメントは、ヒト・カネ・モノ・情報を「適切に管理」して、プロジェクトを成功させ、予定された利益を生み出すために欠かすことができません。

■このような課題はございませんか?

1、目指すゴールやシステム導入・改修の目的が明確化できない
2、システム導入する際、社内の理解が得られない
3、過去にシステム導入/改修を行ったが、定着化に失敗した

■システム導入・改修に踏み出す前から

情報システムは 大企業のための贅沢なツールではなく、どの企業でも効率よく正確に業務を遂行したり、社内で情報を共有するために必須のツールです。
しかし、新システムのいずれの場合も 経営者や社内の同意が得られなければスタートすることはできません。
要望や意見は、目的や立場、影響度などにより様々ですが、企画の前に目的を明確化しなければ、導入までの全体指針だけでなく、稼動後の評価基準にも影響を与えます。

日本最大級の顧問契約マッチングサイト「KENJINS」は、新システム導入の必要性検証から支援が可能です。

■難易度の高い社内の合意形成とベンダー選定において

ただ単純に最新の情報システムを積極的に活用するのではなく、以下の4点を実行することで導入効果を最大化することができます。

①導入目的の明確化(必要性検証)
②緻密な導入計画(企画構想・必要機能の洗い出し)
③社内の合意形成(方針の承認)
④信頼できるベンダーの選定(ベンダーのプレゼンテーションにおける回答確認・評価)

特に情報システムの導入・構築は、企業にとってもそう多くない経験であり、知見やノウハウが不足している場合が多くみられます。担当者を悩ませるベンダー選定や発工程以降のフェーズ 、導入効果を最大化させ、導入・改修に伴うリスクを極小化させるためにも、「信頼ができて気軽に細部まで相談できる専門家」の重要性は高いと言えます。

■システムを選ぶ際の判断基準

情報システムの選定基準としては、①事業戦略、②業務、③目標を達成するための使い勝手のよさを実現する技術面での観点が必要です。

情報システムの選定にはこの3つの観点を高次元でバランスをとる必要があり、すぐにツールや導入方式が決められる訳ではありません。場合によっては、全ての要件を満たせないこともあります。その場合に、“何を優先して選定していくのか”を明確にしておくことも必要です。

またシステム導入において、ユーザビリティをどのように考えるかも重要な点です。
ユーザビリティには、「業務担当者などにとってのシステムの使い勝手」「事業戦略を実現するツールとしての合目的性」の2つの憂慮点があります。

業務での使い勝手を優先しすぎると、構築費用が嵩んだり、システム導入で目指すゴールが不明確になったり、システムの全体最適化と合目的性の追求が阻害されかねません。一方で、使い勝手の悪いシステムは導入後の混乱を長引かせ、いつまでも新システムが現場に定着しない事態にも陥る可能性があります。
このバランスの失敗事例を目にされたこともあるのではないでしょうか。

■導入/改修を成功させる3ポイントへのアシスト

システム導入/改修が成功するポイントは、以下の3つです。

①システム導入/改修の目的が明確になっている
目的が明確=システム導入の際の機能の取捨選択が明確です。仮に、現場で使いづらいシステムだったとしても、目指すゴールと導入目的が明確な場合は、社内の合意形成もし易くなる場合が多いです。

②自社で「できること」と「できないこと」の棲み分けができている
すべて自社でやろうとする、逆に全てをパートナーに任せてしまうことは、失敗する要因です。
きちんと棲み分けをして、自社でできないことはパートナーに任せ、重要な部分は自社及びパートナーと協力してプロジェクトを進めてゆくように計画を立てることが重要です。

③システム導入はステークホルダーが多くなれば多くなるほど 予期せぬ困難や反発などを招くことがあります。それでも、関係者と緊密にコミュニケーションを取り、丁寧にプロジェクトを進めてゆくことで、システム導入/改修の目的の達成に一歩ずつ近づいていきます。

■外部の専門家をチームに引き入れて活用する重要性

情報システムの構築・改修は、企業にとって何度もある経験ではありません。5年から10年に1度という頻度が多いのではないでしょうか。前回はコンサルティングファームに依頼された場合などは、担当者がプロジェクトチームに参加していても 、前回の構築や改修の経験を十分に継承することが難しい場合もあり、社内に知見やノウハウが蓄積されていないことも多くあります。

日本最大級の顧問契約マッチングサイト「KENJINS」は社内で不足している ノウハウや知見を、導入担当者(チーム)の方と専門家が密な連携を取りながら成功した事例が数多くあります 。丸投げではない為、企業側の社員にも労力は発生しますが、専門家とチームの一員として 一緒にプロジェクトとして進めることでその知見やノウハウを社内に蓄積できることがメリットと言えます。