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プロジェクトマネージャー・PM業務のアウトソーシング

腕利きプロマネによるプロジェクトの立ち上げサポート

■プロジェクトマネジメントの必要性とは?

情報の時代にあって、IT業界はますます加速するスピード感を伴って日々変化し成長を見せています。最新のハードウェアや新しい技術の登場など、最新の動向に対応した高いスキルレベルのプロフェッショナルが、最先端の多数の情報を収集しつつ、臨機応変に対応できる優秀なプロジェクトマネージャーが常に必要とされています。

一方では、情報システムの規模も大きくなると、そのプロジェクトには多くの人の参画が必要となっております。これらの高度な技術者集団の力を、いかに結集していくかが重要となっています。さらには、自社のリソースだけでプロジェクトを進行させるには限界があり、外部企業の協力も得なくてはなりません。

ここで必要となるのが、高度なプロジェクトマネジメントであり、プロジェクトマネージャの能力です。

■プロジェクトマネジメントの役割とは?

情報システム開発の成果物は、ソフトウェアです。このソフトウェアを開発するのは人です。したがって、成果物の品質は、人に左右されます。また、生産コストの多くを人件費が占めることとなります。

一方、ソフトウェアは、形が目に見えないため、情報システムの最終形態が共有しづらいという特性があります。完成後の姿が見えるビルや橋とは大きく異なります。また、ビジネス環境が速いスピードで変化しているため、開発途中でも、それに合わせて変化させて行く必要があります。

そのため、完成するまでに、変更や追加の要求が頻繁に発生します。その結果、品質が低下したり、想定していた完成期限やコストが大幅にオーバーしたりして利益に繋がらないリスクが高まっています。情報システム開発の多くが失敗するという調査報告は、それを示しています。

これを解決するため、プロジェクトマネジメントが重要となって来ています。プロジェクトマネジメントは、プロジェクトを円滑に進め、成功に導くための方法です。プロジェクトマネジメントは、ヒト・カネ・モノ・情報を「適切に管理」して、プロジェクトを成功させ、予定された利益を生み出すために欠かすことができません。

■プロジェクトマネージャーとは?

プロジェクトマネージャー(project manager)とは、企業内でのプロジェクトを総合的に任され、計画と実行の責任を担う役職です。「プロマネ」、「PM」と略されることもあります。プロジェクト全体の進捗状況、人員管理、予算、納期、品質管理、リスクまで把握し、チームをまとめ上げる能力が求められます。

プロジェクトの分野は、建築物や商品の開発、イベント・プロモーション活動など多岐にわたりますが、現在ITシステムの開発プロジェクトにおいてこの用語が使用されるケースが多いです。

■プロジェクトマネージャーの役割

プロジェクトのゴールを設定し、推進すること。
まず、プロジェクトのスタートは、顧客の要望をヒアリングし、どのような成果物を完成させるのか決定し、プロジェクトのゴールを設定することです。

その後、企画に応じて、予算、スケジュール、必要なメンバーを集め、プロジェクトチームを結成し、プロジェクトを実施します。顧客からの要望が社内のリソースでは対応できない場合があったり、チームメンバーのミスによりスケジュールに遅れが生じる場合もあります。

そのようなトラブルに対して解決策を講じながら対処する、調整役もプロジェクトマネージャーの業務の一つです。
成果物の完成がプロジェクトのゴールになり、その後は運用を担当するメンバーに業務を引き継ぎます。

■プロジェクトマネージャーの仕事内容

ここでは、ITシステム開発を担うプロジェクトマネージャーを例に取って、仕事内容を紹介します。

1)プロジェクトの全体像を把握する
顧客からの要望を聞き取り、開発するITシステムの構造や機能を決定します。社内のリソースと顧客の希望をすり合わせ、ゴールである納期を決定します。

2)チームを編成する
1)で決定した納品物の仕様に基づき、必要な予算、人的資源を調達します。月次、週次など細かなスケジュールを決定していきます。

チーム全体で、システムの構造や機能、スケジュールについて共有します。プロジェクトリーダーが存在する場合は、リーダー経由で、メンバーに具体的な指示を出していきます。

3)プロジェクトの進捗を管理する
実際のプロジェクトでは、納期が遅れがちになることや、顧客のニーズが変化する場合があります。そのような状況にも、解決策を提案・実行しながら、プロジェクトが成功へ向かうように進捗を管理します。

4)納品後の報告書作成
無事に納品した際にプロジェクトは終了しますが、プロジェクト実施中に生じた問題点や今後の課題などを報告書にまとめて提出します。これらのノウハウが社内で蓄積され、新たなプロジェクトに役立ちます。

■必要となるスキル

【経営管理能力】
決められた予算やスケジュールの中で一つの成果物を作り出す作業は、一つの会社を経営するかのような経営能力、管理能力が求められます。顧客のニーズにこたえながらも、企業側の利益を最大化する努力も怠らない側面も求められます。

【提案・交渉能力】
プロジェクトの最中では、様々なトラブルが生じると想定されます。顧客のニーズが途中で変わってしまった場合は、納期の調整を交渉したり、代替案を提案することも必要になる場合があります。

また、開発チームのメンバーから、与えられたタスクやスケジュールに対して不満が出る場合は、メンバーの理解を求めるべく対話や解決策を講じたり、調整に努めます。

チーム内のモチベーションを管理することもプロジェクトマネージャーに求められます。チームの雰囲気が向上することで、スケジュールが捗り、成果へ近づくことが期待できるでしょう。

■プロジェクトマネジメント代行サービス

KENJINSの『プロジェクト立上げ支援サービス』は、豊富なプロジェクト経験を有するコンサルタントが、プロジェクトにおける基本構想フェーズにて、「プロジェクト憲章の策定」、「プロジェクトマネジャーの選定」、「プロジェクトメンバーの選定」、「ステークホルダー分析と合意形成」、「プロジェクトチャーターの作成」等、プロジェクトの原点となる重要な立上げ・発足作業の実行を包括的に支援します。

「プロジェクト基本構想フェーズ」は、自社の経営や事業の課題に対し、そのプロジェクトで達成すべき目標や到達すべきゴールを定める重要なフェーズであり、そのアウトプットである「プロジェクト基本構想」は、プロジェクト遂行の過程で、常に立ち戻るべき原点となります。しかしながら、実際には、“確りと決めておくべきこと”や“準備しておくべきこと”が疎かにされ、迷走するプロジェクトも少なくありません。

また、以下のようなタスクを、プロジェクトオーナーやスポンサーが自ら推進する必要があります。
・プロジェクト化の可否判定
・プロジェクトテーマ、コンセプトの定義(=プロジェクト構想策定)
・プロジェクトマネジャーの選定
・プロジェクトで実現、達成すべき目標・ゴールの設定
・実現シナリオの策定(=シナリオプランニング)
・ステークホルダーの理解と要求分析
・プロジェクトメンバーの選定 など

KENJINSでは、コンサルタントとしての客観的視点を持ちながらも、「クライアントの事業を推進させるパートナー」としてプロジェクトオーナーやスポンサーの意向をくみ取りつつ、これら基本構想の推進を支援します。

クライアント企業の経営環境や事業計画に合わせた最適なプロジェクト組成をお約束します。

■プロジェクトを立ち上げる際に行うべき20の質問

□プロジェクトが達成しようとしているビジネスゴールは何なのか?
□そのゴールが達成された場合のビジネス上の利益は何なのか?
□もしプロジェクトが立ち行かなくなったり、目的を達成することができなかった場合のビジネス(ファイナンス面、評判面)での影響は何なのか?
□このプロジェクトについて簡単に実現できる代替案は無いのか?
※膨れ上がったプロジェクトのコストを必要としない他のソリューションが利用可能な場合もある。
□このプロジェクトを実現することによっておこる不利益はないか?
※スタッフの解雇なんかはその最たるものだが、それ以外にももうちょっとはっきりしないものもあるだろう。
□このプロジェクトを前に進めるに際して最終的な責任を持っている中心的なステークホルダーは誰なのか?
※上級職の人がプロジェクトのオーナーシップをとることは大事なことだ。そしてその人は絶対にプロジェクトマネージャー役を担うべきではない。
□プロジェクトに対して適切なリソース(時間、人、金)が割り当てられることを保証する責任をもっているのは誰なのか?
※この人はどのようなリソースが要求されてもそれを割り当てる権限をもっているべきだ。
□初期投資のあとに、プロジェクトを進めるか止めるかを決める責任を担っているのは誰なのか?
※これについては相反する目的を持った人たちの集まりであることがよくある。
□新しいプロジェクトは現在やっているプロジェクトが成功することを前提としているか?
※もしそうだとすると、新しいプロジェクトにコミットする前に、既に稼働しているプロジェクトに関する詳細なレポートを入手して状況を確認すべきだ。
□目的を達成し利益を創出できたかどうかを指し示す成功の指標は何なのか?
□プロジェクトの達成のために例えば新たなソフトウェアのような設備や製品は必要になるか?
□要員の追加や新たな要員を雇用することが必要になるか?
□今いる要員に対して例えば新しいビジネスプロセスの学習のような再トレーニングは必要になるか?
□このプロジェクトに誰またはどの部署を巻き込むか?
□ビジネスの要求を詳細に文書化するのは誰なのか?
□中間と最終のデッドラインを決めるのは誰なのか?
※例えばマーケット部門がITプロジェクトのデッドラインを決めるようなプロジェクトでは、必要なリソースについて見積もられて実施される場合に比べると成功の可能性が低くなる。
そうとも限らない。期限が固定ならスコープで調整すればよい。
□予算についてどのくらい不確実性があるか?
□プロジェクト開始後の変更要求について誰が受け入れるか受け入れないかを決める責任を持っているか?
※アジャイルなプロジェクトであれば要求の変更はプロジェクトの終盤でも受け入れるべきとマニフェストに定められている。
□プロジェクトの成果物は検証される必要があるか?その場合は誰によって行われるか?
□プロジェクトの成果物について最終的に承認するのは誰なのか?

■プロジェクトマネジメント業務代行・プロマネ紹介

新規プロジェクトの企画・運用過程において生じるさまざまな業務には、優秀なプロジェクトマネージャーのノウハウの活用が適しています。プロジェクトマネジメントに精通した外部エキスパートを活用することで、短期間での立ち上げや、効率的で精度の高い運用が可能になります。

KENJINSでは、様々なプロマネ業務に関する豊富な人材と運用ノウハウで、新規プロジェクトをサポートします。

■PM・プロマネの活用例
◇マーケットの新規開拓 : 営業業務のアウトソーシング
◇業務システムやポータルサイト構築 : WEB・システム設計のアウトソーシング
◇新商品のマーケティング活動 : セールスプロモーションのアウトソーシング
◇コンテンツマーケティング : コンテンツ制作業務のアウトソーシング


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